Arkivi dhe ruajtja e librave
Librat tuaj dhe dokumentet tuaja justifikuese ruhen dhjetë vjet. To Bill i ruan për ju për sa kohë kompania juaj ekziston në To Bill. Arkivi i plotë bën një kopje të tyre që e ruani vetë: të lexueshme pa To Bill, dhe integriteti i së cilës mund të verifikohet.
Para se të filloni
- Duhet të keni të drejtën për të eksportuar kontabilitetin.
- Pagat hyjnë në arkiv vetëm nëse keni edhe qasje te pagat. Pa këtë qasje, arkivi e thotë këtë në faqen e tij të parë dhe nuk është i plotë.
Shkarkoni arkivin e plotë
Hapni Kontabiliteti › Eksportet.
Te Arkivi i plotë, klikoni Shkarko (1).
Prisni derisa të përfundojë shkarkimi: arkivi përmban të gjitha dokumentet tuaja dhe mund të jetë i madh.
Ruajeni skedarin ZIP në dy vende, për shembull në kompjuterin tuaj dhe në një disk të jashtëm ose në një hapësirë ruajtjeje online.
Arkivi mbulon të gjitha vitet financiare, jo vetëm atë të zgjedhur në faqe. Shkarkoni një të ri pas çdo mbylljeje.
Çfarë përmban arkivi
| Elementi | Përmbajtja |
|---|---|
| 00_liesmich.txt | Kujt i përkasin këta libra, kur është bërë arkivi, çfarë përmban, gjendja e zinxhirit të gjurmëve dhe dokumentet që mund të mungojnë. |
| Një dosje për çdo vit financiar | Ditari, bilanci i verifikimit, libri i madh, plani kontabël, bilanci dhe pasqyra e të ardhurave. |
| journal-hashkette.csv | Të gjitha regjistrimet, rresht për rresht, me autorin, orën e futjes dhe gjurmën e tyre SHA-256. |
| belege | Faturat dhe notat e kreditit siç janë dërguar, dëshmitë e shpenzimeve, kujtesat dhe dokumentet e bashkëngjitura te regjistrimet. |
| anhang, anlagen, wiederkehrende-buchungen | Shtojca e çdo viti financiar, regjistri i aktiveve afatgjata (Aktivet afatgjata) dhe modelet tuaja të regjistrimeve periodike. |
| mwst | Deklaratat e TVSH-së të dorëzuara nga To Bill, me skedarin e tyre eCH-0217, dhe korrigjimet e tyre. |
| kontoauszuege | Pasqyrat tuaja bankare siç janë importuar. |
| loehne | Pagat: fletëpagesat dhe certifikatat e pagës, skedarët e pagesës dhe regjistri i qasjeve te pagat. |
| manifest-sha256.txt | Gjurma e çdo skedari të arkivit. |
Emrat e dosjeve ndjekin gjuhën e kontabilitetit tuaj: ata më sipër janë emrat e një kontabiliteti në gjermanisht; në frëngjisht, italisht ose anglisht ata janë në atë gjuhë (për shembull 00_lisez-moi.txt, 00_leggimi.txt, 00_readme.txt).
Verifikoni arkivin
Manifesti ju lejon të provoni që asgjë nuk ka ndryshuar që nga shkarkimi. Pasi ta keni shpaketuar arkivin, komanda shasum -a 256 -c manifest-sha256.txt (macOS) ose sha256sum -c manifest-sha256.txt (Linux) e rillogarit çdo gjurmë. Fiduciari juaj ose informatikani juaj mund ta bëjë këtë për ju.
Para se ta fshini kompaninë tuaj
Fshirja e kompanisë fshin të gjitha të dhënat e saj në To Bill, përfshirë librat, pa mundësi kthimi. Nëse ajo mban kontabilitetin ose pagat në To Bill, fshirja bllokohet derisa të keni kopjen tuaj.
Hapni Cilësimet › Zona e rrezikshme. Shfaqet korniza Librat tuaj ruhen 10 vjet.
Klikoni Shkarko arkivin e plotë (1). Ruajeni skedarin në një vend të sigurt.
Korniza bëhet Arkivi i librave tuaj u shkarkua, dhe Fshi kompaninë (2) bëhet aktiv.
Klikoni Fshi kompaninë, shkruani emrin e kompanisë për ta konfirmuar, pastaj klikoni Fshi përgjithmonë.
To Bill kërkon një arkiv të ri nëse:
- i fundit është më i vjetër se 30 ditë;
- që atëherë kanë ndryshuar regjistrime ose paga;
- është bërë para se pagat dhe dokumentet e tjera të shtoheshin në të;
- nuk ishte i plotë, për mungesë qasjeje te pagat.
Për vetë fshirjen, shihni Zona e rrezikshme.
Pas fshirjes
To Bill nuk ruan asnjë kopje të librave tuaj. Arkivi që keni shkarkuar është atëherë i vetmi: atë do t'ia tregoni administratës tatimore ose një revizori gjatë dhjetë vjetëve.
Baza ligjore
- Librat, dokumentet kontabël, raporti vjetor dhe raporti i revizionit ruhen dhjetë vjet, duke filluar nga fundi i vitit financiar. Ato mund të ruhen në format elektronik, nëse lidhja me veprimet është e garantuar dhe ato mbeten të lexueshme në çdo kohë: neni 958f, paragrafi 1 dhe 3, i Kodit të Detyrimeve (OR).
- Librat dhe dokumentet nuk mund të ndryshohen pa qenë i dukshëm ndryshimi: neni 3 i Rregullores për librat kontabël (GeBüV). Deri në fund të afatit, ato duhet të mund të shihen dhe të verifikohen: neni 6 GeBüV.
- Një mbajtës i ndryshueshëm i të dhënave pranohet nëse procedura teknike garantojnë integritetin e informacionit: neni 9, paragrafi 1, shkronja b, GeBüV. Integriteti dhe lexueshmëria e mbajtësve të të dhënave kontrollohen rregullisht: neni 10 GeBüV.