Kërkojini një klienti dokumentet që mungojnë
Çdo muaj mungojnë kupona dhe fatura. Cockpit-i i gjen veprimet pa dokument justifikues dhe e përgatit mesazhin për klientin tuaj. Ju e rilexoni, pastaj e dërgoni. Cockpit-i shfaqet në frëngjisht: butonat e tij citohen këtu në frëngjisht, me përkthimin shqip në kllapa.
Para se të filloni
- Duhet të jeni Propriétaire (pronar), Admin (administrator) ose Collaborateur (bashkëpunëtor) i zyrës: një Lecteur (lexues) nuk përgatit kërkesa.
- Kompania duhet t'ju lejojë t'i shihni shpenzimet e saj.
Çfarë quan cockpit-i dokument që mungon
Për muajin e zgjedhur:
- regjistrimet e ditarit pa dokument justifikues;
- shpenzimet e regjistruara pa kupon ose faturë të bashkëngjitur.
Karta Copilote fiduciaire (kopiloti fiduciar) në përmbledhjen e mandatit jep numrin e tyre, për shembull 3 opérations sans pièce justificative ce mois-ci. (3 veprime pa dokument justifikues këtë muaj). Para llogaritjes së parë, ajo tregon Pièces manquantes : rédigez la synthèse pour les compter. (dokumente që mungojnë: hartoni përmbledhjen për t'i numëruar).
Përgatitni dhe dërgoni kërkesën
Hapni mandatin. Te karta Copilote fiduciaire, zgjidhni muajin te Mois.
Klikoni Préparer la demande au client (përgatit kërkesën për klientin). Hapet dritarja Demande de pièces manquantes (kërkesë për dokumentet që mungojnë) me një draft që rendit çdo veprim: datën, shumën, furnitorin dhe përshkrimin.
Kontrolloni Destinataire (marrësi) (1). Është adresa e kompanisë, ose ajo e një prej përdoruesve të saj.
Rilexoni Objet (subjekti) dhe Message (mesazhi). Ndryshojini lirisht: shtoni një afat, hiqni një veprim.
Klikoni Envoyer (dërgo) (3). Kërkesa niset, me adresën tuaj për përgjigje: klienti juaj ju përgjigjet drejtpërdrejt.
Për të shkruar nga programi juaj i e-mailit, ose te një adresë tjetër, klikoni Copier (kopjo) (2): subjekti dhe mesazhi kopjohen, ngjitini në e-mailin tuaj.
Asgjë nuk niset pa ju
Mesazhi niset vetëm kur klikoni Envoyer. Drafti shkruhet në gjuhën e kompanisë. Nëse IA-ja e kompanisë është aktivizuar, ajo e harton draftin (Brouillon rédigé par l'IA, draft i hartuar nga IA-ja); përndryshe, To Bill merr një model (Brouillon type, draft model). Në të dyja rastet, rilexojeni.
Në fund të kartës, kërkesat e fundit shfaqen me statusin e tyre: Brouillon (draft) ose Envoyée (e dërguar), me marrësin dhe datën.
| Mesazhi | Çfarë të bëni |
|---|---|
| Cette adresse n'appartient pas à l'entreprise (kjo adresë nuk i përket kompanisë) | Zgjidhni adresën e kompanisë ose të një prej përdoruesve të saj, ose klikoni Copier dhe dërgojeni nga programi juaj i e-mailit. |
| L'envoi a échoué. Le brouillon est conservé (dërgimi dështoi, drafti ruhet) | Provoni sërish, ose kopjojeni tekstin në programin tuaj të e-mailit. |
| Trop de demandes en peu de temps (shumë kërkesa në pak kohë) | Prisni disa minuta. |
Çfarë bën klienti juaj
Klienti juaj i shton dokumentet në To Bill, ku i gjeni edhe ju:
- ai ia bashkëngjit kuponin shpenzimit: shihni Dokumentet justifikuese dhe leximi automatik;
- ai i lë kuponat dhe faturat e tij te Për t'u vërtetuar, ku piloti automatik i lexon: shihni Piloti automatik i dokumenteve justifikuese;
- ai e fotografon kuponin me aplikacionin celular: shihni Skanoni një kupon ose një faturë me telefonin tuaj.
Dokumentet justifikuese për t'u rishikuar
Te À traiter, … justificatifs à revoir (… dokumente justifikuese për t'u rishikuar) numëron shpenzimet e kompanisë që zyra nuk i ka rishikuar. Butoni Ouvrir dans To Bill (hap në To Bill) hap listën e shpenzimeve të kompanisë, me dokumentet e tyre. Pasi t'i keni kontrolluar dokumentet, klikoni Marquer revus (shënoji të rishikuara), në rreshtin e À traiter ose nën pllakën e kartës së mandatit: numëruesi zbret. Annuler (anulo), në mesazh, i kthen për t'u rishikuar.
Baza ligjore
- Çdo regjistrim kontabël mbështetet nga një dokument kontabël; dokument është çdo shkresë, në letër ose elektronike, që lejon të verifikohet veprimi: neni 957a, paragrafi 2, pika 2, dhe paragrafi 3, i Kodit të Detyrimeve (OR).
- Librat dhe dokumentet kontabël ruhen dhjetë vjet: neni 958f, paragrafi 1, OR.