El archivo y la conservación de los libros
Sus libros y sus justificantes se conservan durante diez años. To Bill los guarda por usted mientras su empresa exista en To Bill. El Archivo completo crea una copia que usted guarda por su cuenta: legible sin To Bill y con una integridad que se puede verificar.
Antes de empezar
- Necesita el permiso de exportar la contabilidad.
- Los salarios solo entran en el archivo si también tiene acceso a los salarios. Sin ese acceso, el archivo lo indica en su portada y no está completo.
Descargar el archivo completo
Abra Contabilidad › Exportaciones.
En Archivo completo, haga clic en Descargar (1).
Espere a que termine la descarga: el archivo contiene todos sus justificantes y puede ser voluminoso.
Guarde el archivo ZIP en dos lugares, por ejemplo en su ordenador y en un disco externo o en un almacenamiento en línea.
El archivo cubre todos los ejercicios, no solo el elegido en la página. Descargue uno nuevo después de cada cierre.
Lo que contiene el archivo
| Elemento | Contenido |
|---|---|
00_lisez-moi.txt | De quién son estos libros, cuándo se creó el archivo, lo que contiene, el estado de la cadena de huellas y los justificantes que faltaran. |
| Una carpeta por ejercicio | El diario, el balance de comprobación, el libro mayor, el plan contable, el balance de situación y la cuenta de resultados. |
journal-chaine.csv | Todos los asientos, línea por línea, con su autor, su hora de registro y su huella SHA-256. |
pieces/ | Las facturas y notas de crédito tal como se enviaron, los justificantes de los gastos, los recordatorios y los archivos adjuntos a los asientos. |
annexes/, immobilisations/, ecritures-recurrentes/ | El anexo de cada ejercicio, el registro del inmovilizado y sus plantillas de asientos recurrentes. |
tva/ | Las declaraciones del IVA presentadas desde To Bill, con su archivo eCH-0217, y sus correcciones. |
releves-bancaires/ | Sus extractos bancarios tal como se importaron. |
salaires/ | Los recibos y certificados de salario, los archivos de pago y el registro de accesos a los salarios. |
manifeste-sha256.txt | La huella de cada archivo del archivo. |
Los nombres de las carpetas siguen el idioma de su contabilidad, el de los documentos de su empresa: francés, alemán, italiano o inglés. Para cualquier otro idioma, como el español, son los nombres en francés que se muestran aquí.
Verificar el archivo
El manifiesto permite demostrar que nada ha cambiado desde la descarga. Después de descomprimir el archivo, el comando shasum -a 256 -c manifeste-sha256.txt (macOS) o sha256sum -c manifeste-sha256.txt (Linux) vuelve a calcular cada huella. Su fiduciario o su informático pueden hacerlo por usted.
Antes de eliminar su empresa
Eliminar la empresa elimina todos sus datos en To Bill, libros incluidos, sin posibilidad de recuperarlos. Si la empresa lleva su contabilidad o sus salarios en To Bill, la eliminación está bloqueada mientras usted no tenga su propia copia.
Abra Configuración › Zona peligrosa. Aparece el recuadro Sus libros se conservan 10 años.
Haga clic en Descargar el archivo completo (1). Guarde el archivo en un lugar seguro.
El recuadro pasa a Archivo de sus libros descargado, y Eliminar la empresa (2) se activa.
Haga clic en Eliminar la empresa, escriba el nombre de la empresa para confirmar y haga clic en Eliminar definitivamente.
To Bill pide un archivo nuevo si:
- el último tiene más de 30 días;
- desde entonces han cambiado asientos o salarios;
- se creó antes de que se añadieran los salarios y los demás justificantes;
- no estaba completo, por falta de acceso a los salarios.
Para la eliminación en sí, consulte La zona peligrosa.
Después de la eliminación
To Bill no guarda ninguna copia de sus libros. El archivo que usted ha descargado es entonces el único: es el que mostrará a la administración tributaria o a un revisor durante diez años.
Base legal
- Los libros, los justificantes contables, el informe de gestión y el informe de revisión se conservan durante diez años, a partir del final del ejercicio. Pueden conservarse en soporte electrónico, siempre que se garantice el vínculo con las operaciones y sigan siendo legibles en cualquier circunstancia: art. 958f, apdos. 1 y 3, del Código de Obligaciones (CO).
- Los libros y los justificantes no pueden modificarse sin que la modificación sea visible: art. 3 de la Ordenanza sobre la llevanza y la conservación de los libros contables (Olico). Hasta el final del plazo, deben poder consultarse y verificarse: art. 6 Olico.
- Se admite un soporte modificable si unos procedimientos técnicos garantizan la integridad de la información: art. 9, apdo. 1, letra b, Olico. La integridad y la legibilidad de los soportes se controlan con regularidad: art. 10 Olico.