Dokumentet justifikuese dhe leximi automatik

Çdo shpenzim ka dokumentin e vet justifikues: faturën e furnitorit, kuponin e arkës, dëftesën. To Bill e lexon për të plotësuar shpenzimin në vendin tuaj, e ruan ashtu siç është dhe ju lajmëron nëse është regjistruar tashmë.

Çfarë dokumenti të bashkëngjitni

Blerja	Dokumenti justifikues
Faturë e një furnitori	Fatura, mundësisht PDF-ja e marrë me e-mail.
Blerje në dyqan	Kuponi i arkës.
Ushqim, transport, shpenzime të paradhëna nga një punonjës	Kuponi ose dëftesa, me shënimin e shpenzimeve nëse e bëni një të tillë.
Abonim online	Fatura e shkarkuar nga llogaria e klientit te furnitori.

Dokumenti duhet të jetë i lexueshëm i tëri: emri i furnitorit, data, çfarë është blerë, shuma dhe TVSH-ja. Fatura e një furnitori të regjistruar për TVSH tregon edhe numrin e tij të TVSH-së.

Një letër apo një foto

Fotografojeni kuponin të shtrirë, të tërë, në dritë të mirë. Një PDF i marrë me e-mail është më i mirë se një foto e printimit të tij: ai është i qartë dhe fatura QR e tij lexohet pa gabim. Një skedar për çdo dokument: PDF, JPG ose PNG, jo më shumë se 10 MB.

Çfarë lexon To Bill vetë

Sapo e vendosni dokumentin justifikues në një shpenzim të ri, To Bill e lexon në dy mënyra.

Fatura QR: gjithmonë

Nëse dokumenti ka një faturë QR zvicerane, To Bill lexon kodin e saj, pa inteligjencë artificiale dhe pa dërguar asgjë jashtë. Kuadri Fatura QR u lexua përmbledh atë që ka gjetur.

• Furnitori, Shuma për t'u paguar, IBAN dhe Referenca e pagesës vijnë nga kodi QR. Shpenzimi kalon në Ende e papaguar – për t'u paguar dhe shkon te lista Për t'u paguar.
• Afati, TVSH, Nr. TVSH i furnitorit dhe Nr. i faturës së furnitorit vijnë nga të dhënat e faturimit që furnitori ka shtuar në kod (formati Swico). Jo të gjitha faturat QR i kanë.
• Kategoria merr atë të shpenzimit tuaj të fundit te ky furnitor, nëse ka një të tillë.

Kontrolloni TVSH-në dhe kategorinë, pastaj ruajeni. Nëse totali me TVSH që shkruani nuk përputhet më me shumën e kodit QR, To Bill jua sinjalizon.

Një kod QR që nuk është i vlefshëm

Nëse kodi QR është i dëmtuar ose i bërë keq, To Bill shfaq U gjet një kod QR, por nuk është faturë QR e vlefshme, me arsyen, për shembull një shifër kontrolli e gabuar. Shkruani atëherë të dhënat e pagesës me dorë, nga fatura.

Asistenti IA: nëse e aktivizoni

Asistenti IA lexon edhe kuponët dhe faturat pa kod QR: furnitorin, datën, shumën me TVSH, TVSH-në e çdo norme, një përshkrim dhe një kategori. Si parazgjedhje është i çaktivizuar. Një administrator e aktivizon te Cilësimet › IA. Për sa kohë është i fikur, kuadri i dokumentit justifikues tregon Kjo ndihmë IA është e çaktivizuar për kompaninë tuaj. dhe i plotësoni fushat vetë. Shihni Asistenti IA.

Kur asistenti e ka lexuar dokumentin, shfaqet Fatura e përpunuar. Rilexoni gjithmonë atë që ka plotësuar para se ta ruani.

Dublikatat

I njëjti kupon i regjistruar dy herë do ta numëronte TVSH-në dy herë në deklaratën tuaj. To Bill e krahason çdo dokument të ri justifikues me shpenzimet tuaja.

• Kjo faturë është regjistruar tashmë: është saktësisht i njëjti skedar.
• Një shpenzim i ngjashëm ekziston tashmë: e njëjta shumë, me pak ditë diferencë, shpesh te i njëjti furnitor.
• E regjistruar më …: i njëjti IBAN dhe e njëjta referencë: e njëjta faturë QR është regjistruar tashmë.

Klikoni Shiko për të hapur shpenzimin ekzistues në një skedë të re. Nëse nuk është dublikatë, për shembull dy ushqime të njëjta në të njëjtën ditë, klikoni Nuk është dublikatë, vazhdo. Paralajmërimi nuk e bllokon kurrë ruajtjen.

Ngarkoni shumë dokumente njëherësh

Nëse kontabiliteti është aktiv, Kontabiliteti › Për t'u vërtetuar merr deri në 20 dokumente njëherësh. Piloti automatik lexon faturën e tyre QR dhe, nëse asistenti IA është aktiv, pjesën tjetër të dokumentit. Ai propozon kategorinë dhe regjistron vetë atë që e njeh me siguri; pjesa tjetër pret miratimin tuaj. Shihni Piloti automatik i dokumenteve justifikuese. Nga telefoni juaj, shihni Skanoni një dokument justifikues.

Si i ruan To Bill dokumentet tuaja justifikuese

• Skedari ruhet ashtu siç e keni ngarkuar, në dosjen e mbrojtur Shpenzime të Drive. Askush nuk mund ta ndryshojë ose ta fshijë aty. Shihni Drive.
• Një dokument justifikues i cituar nga një regjistrim kontabël nuk mund të fshihet as të zëvendësohet më: ai ruhet ashtu siç është dhjetë vjet. Nëse e ndryshoni ose e fshini shpenzimin, dokumenti i vjetër mbetet me regjistrimin origjinal.
• Arkivi i librave tuaj përmban dokumentet justifikuese me gjurmën e tyre dixhitale, për të provuar se nuk kanë ndryshuar. Shihni Arkivi dhe ruajtja.

Po origjinali në letër?

Ligji e pranon ruajtjen elektronike të dokumenteve, me kusht që integriteti i tyre të jetë i garantuar dhe që të mbeten të lexueshme gjatë gjithë kohës së ruajtjes. Nëse fiduciari juaj, banka juaj ose një rregull tjetër ju kërkon të ruani disa origjinale, ruajini edhe ato.

Baza ligjore

• Një dokument kontabël është çdo dokument i shkruar, në letër ose në formë elektronike, që lejon të verifikohet veprimi i regjistruar: neni 957a, paragrafi 3, i Kodit të Detyrimeve (OR).
• Librat dhe dokumentet ruhen dhjetë vjet, në letër ose në formë elektronike, me kusht që të mbeten të lexueshme dhe të lidhura me veprimet që mbështesin: neni 958f, paragrafi 1 dhe 3, OR.
• Ato duhet të mbahen dhe të ruhen në mënyrë që një ndryshim të jetë i dukshëm: neni 3 i Rregullores për librat kontabël (GeBüV). Mbajtësit elektronikë që mund të ndryshohen pranohen me procedura që garantojnë integritetin dhe provojnë datën e regjistrimit: neni 9 GeBüV.
• Për TVSH-në, dokumentet elektronike ndjekin të njëjtat rregulla: neni 70, paragrafi 4, i Ligjit për TVSH-në (MWSTG) dhe neni 122 i Rregullores për TVSH-në (MWSTV).
• Fatura QR ndjek standardin zviceran të SIX: Swiss Payment Standards, QR-bill.