L’archivio e la conservazione dei libri
I suoi libri e i suoi giustificativi si conservano per dieci anni. To Bill li conserva per Lei finché la sua azienda esiste in To Bill. L’Archivio completo ne fa una copia che conserva Lei stesso: leggibile senza To Bill, e la cui integrità si può verificare.
Prima di iniziare
- Occorre il diritto di esportare la contabilità.
- I salari entrano nell’archivio solo se ha anche accesso ai salari. Senza questo accesso, l’archivio lo indica nella sua pagina di copertina e non è completo.
Scaricare l’archivio completo
Apra Contabilità › Esportazioni.
In Archivio completo, clicchi su Scarica (1).
Attenda la fine del download: l’archivio contiene tutti i suoi giustificativi e può essere voluminoso.
Conservi il file ZIP in due luoghi, ad esempio sul suo computer e su un disco esterno o uno spazio di archiviazione online.
L’archivio copre tutti gli esercizi, non solo quello scelto nella pagina. Ne scarichi uno nuovo dopo ogni chiusura.
Che cosa contiene l’archivio
| Elemento | Contenuto |
|---|---|
| 00_leggimi.txt | A chi appartengono questi libri, quando è stato creato l’archivio, che cosa contiene, lo stato della catena delle impronte e gli eventuali giustificativi mancanti. |
| Una cartella per esercizio | Il giornale, il bilancio di verifica, il libro mastro, il piano dei conti, il bilancio e il conto economico. |
| giornale-catena.csv | Tutte le registrazioni, riga per riga, con il loro autore, l’ora d’inserimento e la loro impronta SHA-256. |
| giustificativi | Le fatture e le note di credito così come inviate, i giustificativi delle spese, i richiami e i documenti allegati alle registrazioni. |
| allegati, immobilizzazioni, registrazioni-ricorrenti | L’allegato di ogni esercizio, il registro delle immobilizzazioni e i suoi modelli di registrazioni ricorrenti. |
| iva | I rendiconti IVA depositati da To Bill, con il loro file eCH-0217, e le loro correzioni. |
| estratti-conto | I suoi estratti bancari così come importati. |
| salari | I conteggi e i certificati di salario, i file di pagamento e il registro degli accessi ai salari. |
| manifesto-sha256.txt | L’impronta di ogni file dell’archivio. |
I nomi delle cartelle seguono la lingua della sua contabilità.
Verificare l’archivio
Il manifesto permette di provare che nulla è cambiato dal download. Dopo aver decompresso l’archivio, il comando shasum -a 256 -c manifesto-sha256.txt (macOS) o sha256sum -c manifesto-sha256.txt (Linux) ricalcola ogni impronta. Il suo fiduciario o il suo informatico può farlo per Lei.
Prima di eliminare la sua azienda
Eliminare l’azienda elimina tutti i suoi dati in To Bill, libri compresi, senza possibilità di ritorno. Se tiene la sua contabilità o i suoi salari in To Bill, l’eliminazione è bloccata finché non ha una copia propria.
Apra Impostazioni › Zona pericolosa. Appare il riquadro I suoi libri si conservano 10 anni.
Clicchi su Scarica l'archivio completo (1). Conservi il file in un luogo sicuro.
Il riquadro diventa Archivio dei suoi libri scaricato, e Elimina la società (2) diventa attivo.
Clicchi su Elimina la società, digiti il nome dell’azienda per confermare, poi clicchi su Elimina definitivamente.
To Bill chiede un nuovo archivio se:
- l’ultimo risale a più di 30 giorni fa;
- da allora sono cambiate registrazioni o salari;
- è stato creato prima che vi fossero aggiunti i salari e gli altri giustificativi;
- non era completo, per mancanza di accesso ai salari.
Per l’eliminazione stessa, veda La zona pericolosa.
Dopo l’eliminazione
To Bill non conserva alcuna copia dei suoi libri. L’archivio che ha scaricato è allora l’unico: è quello che mostrerà all’amministrazione fiscale o a un revisore per dieci anni.
Base legale
- I libri, i giustificativi, il rapporto di gestione e il rapporto di revisione si conservano per dieci anni dalla fine dell’esercizio. Possono esserlo su supporto elettronico, se il collegamento con le operazioni è garantito e restano leggibili in ogni momento: art. 958f cpv. 1 e 3 CO.
- I libri e i giustificativi non possono essere modificati senza che la modifica sia riconoscibile: art. 3 Olc. Fino alla scadenza del termine devono poter essere consultati e verificati: art. 6 Olc.
- Un supporto modificabile è ammesso se procedimenti tecnici garantiscono l’integrità delle informazioni: art. 9 cpv. 1 lett. b Olc. L’integrità e la leggibilità dei supporti si controllano regolarmente: art. 10 Olc.