L’archive et la conservation des livres
Vos livres et vos pièces justificatives se conservent dix ans. To Bill les garde pour vous tant que votre entreprise existe dans To Bill. L’Archive complète en fait une copie que vous gardez vous-même : lisible sans To Bill, et dont l’intégrité se vérifie.
Avant de commencer
- Il faut le droit d’exporter la comptabilité.
- Les salaires n’entrent dans l’archive que si vous avez aussi accès aux salaires. Sans cet accès, l’archive le dit dans sa page de garde et n’est pas complète.
Télécharger l’archive complète
Ouvrez Comptabilité › Exports.
Sur Archive complète, cliquez sur Télécharger (1).
Attendez la fin du téléchargement : l’archive contient toutes vos pièces et peut être volumineuse.
Rangez le fichier ZIP à deux endroits, par exemple sur votre ordinateur et sur un disque externe ou un stockage en ligne.
L’archive couvre tous les exercices, pas seulement celui choisi sur la page. Téléchargez-en une nouvelle après chaque clôture.
Ce que contient l’archive
| Élément | Contenu |
|---|---|
| 00_lisez-moi.txt | À qui sont ces livres, quand l’archive a été faite, ce qu’elle contient, l’état de la chaîne d’empreintes, et les pièces qui manqueraient. |
| Un dossier par exercice | Le journal, la balance, le grand livre, le plan comptable, le bilan et le compte de résultat. |
| journal-chaine.csv | Toutes les écritures, ligne par ligne, avec leur auteur, leur heure de saisie et leur empreinte SHA-256. |
| pieces | Les factures et notes de crédit telles qu’envoyées, les justificatifs des dépenses, les rappels et les pièces jointes aux écritures. |
| annexes, immobilisations, ecritures-recurrentes | L’annexe de chaque exercice, le registre des immobilisations et vos modèles d’écritures récurrentes. |
| tva | Les décomptes TVA déposés depuis To Bill, avec leur fichier eCH-0217, et leurs corrections. |
| releves-bancaires | Vos relevés bancaires tels qu’importés. |
| salaires | Les fiches et certificats de salaire, les fichiers de paiement et le journal des accès aux salaires. |
| manifeste-sha256.txt | L’empreinte de chaque fichier de l’archive. |
Les noms des dossiers suivent la langue de votre comptabilité.
Vérifier l’archive
Le manifeste permet de prouver que rien n’a changé depuis le téléchargement. Après avoir décompressé l’archive, la commande shasum -a 256 -c manifeste-sha256.txt (macOS) ou sha256sum -c manifeste-sha256.txt (Linux) recalcule chaque empreinte. Votre fiduciaire ou votre informaticien peut le faire pour vous.
Avant de supprimer votre entreprise
Supprimer l’entreprise supprime toutes ses données dans To Bill, livres compris, sans retour possible. Si elle tient sa comptabilité ou ses salaires dans To Bill, la suppression est bloquée tant que vous n’avez pas votre propre copie.
Ouvrez Paramètres › Zone dangereuse. L’encadré Vos livres se conservent 10 ans s’affiche.
Cliquez sur Télécharger l'archive complète (1). Rangez le fichier en lieu sûr.
L’encadré devient Archive de vos livres téléchargée, et Supprimer la société (2) devient actif.
Cliquez sur Supprimer la société, tapez le nom de l’entreprise pour confirmer, puis cliquez sur Supprimer définitivement.
To Bill demande une nouvelle archive si :
- la dernière date de plus de 30 jours ;
- des écritures ou des salaires ont changé depuis ;
- elle a été faite avant que les salaires et les autres pièces y soient ajoutés ;
- elle n’était pas complète, faute d’accès aux salaires.
Pour la suppression elle-même, voir La zone dangereuse.
Après la suppression
To Bill ne garde aucune copie de vos livres. L’archive que vous avez téléchargée est alors la seule : c’est elle que vous montrerez à l’administration fiscale ou à un réviseur pendant dix ans.
Base légale
- Les livres, les pièces comptables, le rapport de gestion et le rapport de révision se conservent dix ans, à compter de la fin de l’exercice. Ils peuvent l’être sur support électronique, si le lien avec les opérations est garanti et qu’ils restent lisibles en toutes circonstances : art. 958f al. 1 et 3 CO.
- Les livres et les pièces ne peuvent être modifiés sans que la modification soit apparente : art. 3 Olico. Jusqu’à la fin du délai, ils doivent pouvoir être consultés et vérifiés : art. 6 Olico.
- Un support modifiable est admis si des procédés techniques garantissent l’intégrité des informations : art. 9 al. 1 let. b Olico. L’intégrité et la lisibilité des supports se contrôlent régulièrement : art. 10 Olico.