O arquivo e a conservação dos livros
Os seus livros e os seus comprovativos conservam-se durante dez anos. O To Bill guarda-os por si enquanto a sua empresa existir no To Bill. O Arquivo completo faz deles uma cópia que guarda por si: legível sem o To Bill, e cuja integridade se pode verificar.
Antes de começar
- É preciso ter o direito de exportar a contabilidade.
- Os salários só entram no arquivo se também tiver acesso aos salários. Sem esse acesso, o arquivo indica-o na página de rosto e não fica completo.
Descarregar o arquivo completo
Abra Contabilidade › Exportações.
Em Arquivo completo, clique em Descarregar (1).
Aguarde o fim da descarga: o arquivo contém todos os seus comprovativos e pode ser volumoso.
Guarde o ficheiro ZIP em dois sítios, por exemplo no seu computador e num disco externo ou num armazenamento online.
O arquivo abrange todos os exercícios, e não apenas o escolhido na página. Descarregue um novo depois de cada encerramento.
O que contém o arquivo
Os nomes das pastas e dos ficheiros seguem a língua da sua contabilidade. A contabilidade não existe em português: se os documentos da sua empresa não forem emitidos em alemão, italiano ou inglês, o arquivo está em francês, com os nomes abaixo.
| Elemento | Conteúdo |
|---|---|
00_lisez-moi.txt | De quem são estes livros, quando foi feito o arquivo, o que contém, o estado da cadeia de impressões digitais e os comprovativos que eventualmente faltem. |
| Uma pasta por exercício | O diário, o balancete, o razão geral, o plano de contas, o balanço e a demonstração de resultados. |
journal-chaine.csv | Todos os lançamentos, linha a linha, com o autor, a hora em que foram introduzidos e a impressão digital SHA-256. |
pieces | As faturas e notas de crédito tal como enviadas, os comprovativos das despesas, os lembretes e os ficheiros anexados aos lançamentos. |
annexes, immobilisations, ecritures-recurrentes | O anexo de cada exercício, o registo do imobilizado e os seus modelos de lançamentos recorrentes. |
tva | As declarações do IVA entregues a partir do To Bill, com o respetivo ficheiro eCH-0217, e as suas correções. |
releves-bancaires | Os seus extratos bancários tal como importados. |
salaires | Os recibos de vencimento e os certificados de salário, os ficheiros de pagamento e o registo dos acessos aos salários. |
manifeste-sha256.txt | A impressão digital de cada ficheiro do arquivo. |
Verificar o arquivo
O manifesto permite provar que nada mudou desde a descarga. Depois de descomprimir o arquivo, o comando shasum -a 256 -c manifeste-sha256.txt (macOS) ou sha256sum -c manifeste-sha256.txt (Linux) volta a calcular cada impressão digital. O seu fiduciário ou o seu técnico de informática pode fazê-lo por si.
Antes de eliminar a sua empresa
Eliminar a empresa elimina todos os dados dela no To Bill, incluindo os livros, sem possibilidade de recuperação. Se a empresa mantiver a contabilidade ou os salários no To Bill, a eliminação fica bloqueada enquanto não tiver a sua própria cópia.
Abra Definições › Zona de perigo. Aparece o quadro Os seus livros conservam-se 10 anos.
Clique em Descarregar o arquivo completo (1). Guarde o ficheiro num local seguro.
O quadro passa a Arquivo dos seus livros descarregado, e Eliminar a empresa (2) fica ativo.
Clique em Eliminar a empresa, escreva o nome da empresa para confirmar e depois clique em Eliminar definitivamente.
O To Bill pede um novo arquivo se:
- o último tiver mais de 30 dias;
- lançamentos ou salários tiverem mudado desde então;
- tiver sido feito antes de os salários e os outros comprovativos lhe terem sido acrescentados;
- não estiver completo, por falta de acesso aos salários.
Para a eliminação propriamente dita, consulte A zona de perigo.
Depois da eliminação
O To Bill não guarda nenhuma cópia dos seus livros. O arquivo que descarregou passa a ser o único: é ele que mostrará à administração fiscal ou a um revisor durante dez anos.
Base legal
- Os livros, os comprovativos contabilísticos, o relatório de gestão e o relatório de revisão conservam-se durante dez anos, a contar do fim do exercício. Podem sê-lo em suporte eletrónico, se a ligação às operações estiver garantida e se continuarem legíveis em todas as circunstâncias: art. 958f, n.os 1 e 3, do Código das Obrigações (CO).
- Os livros e os comprovativos não podem ser alterados sem que a alteração seja visível: art. 3 da Portaria sobre a manutenção e a conservação dos livros de contas (Olico). Até ao fim do prazo, têm de poder ser consultados e verificados: art. 6 Olico.
- É admitido um suporte regravável se procedimentos técnicos garantirem a integridade das informações: art. 9, n.º 1, alínea b, Olico. A integridade e a legibilidade dos suportes controlam-se regularmente: art. 10 Olico.