Archiv und Aufbewahrung der Bücher
Ihre Bücher und Ihre Belege sind zehn Jahre aufzubewahren. To Bill bewahrt sie für Sie auf, solange Ihr Unternehmen in To Bill besteht. Mit Vollständiges Archiv erstellen Sie davon eine Kopie, die Sie selbst aufbewahren: lesbar ohne To Bill und mit überprüfbarer Integrität.
Bevor Sie beginnen
- Sie brauchen das Recht, die Buchhaltung zu exportieren.
- Die Löhne kommen nur ins Archiv, wenn Sie auch Zugriff auf die Löhne haben. Ohne diesen Zugriff vermerkt das Archiv dies auf seiner Titelseite und ist nicht vollständig.
Das vollständige Archiv herunterladen
Öffnen Sie Buchhaltung › Exporte.
Klicken Sie bei Vollständiges Archiv auf Herunterladen (1).
Warten Sie, bis der Download abgeschlossen ist: Das Archiv enthält alle Ihre Belege und kann gross sein.
Legen Sie die ZIP-Datei an zwei Orten ab, zum Beispiel auf Ihrem Computer und auf einer externen Festplatte oder in einem Online-Speicher.
Das Archiv umfasst alle Geschäftsjahre, nicht nur das auf der Seite gewählte. Laden Sie nach jedem Abschluss ein neues herunter.
Was das Archiv enthält
| Element | Inhalt |
|---|---|
| 00_liesmich.txt | Wem diese Bücher gehören, wann das Archiv erstellt wurde, was es enthält, der Zustand der Hash-Kette und die allenfalls fehlenden Belege. |
| Ein Ordner pro Geschäftsjahr | Journal, Saldobilanz, Hauptbuch, Kontenplan, Bilanz und Erfolgsrechnung. |
| journal-hashkette.csv | Alle Buchungen, Zeile für Zeile, mit Erfasser, Erfassungszeit und SHA-256-Prüfsumme. |
| belege | Die Rechnungen und Gutschriften wie versandt, die Belege der Ausgaben, die Mahnungen und die den Buchungen angefügten Belege. |
| anhang, anlagen, wiederkehrende-buchungen | Der Anhang jedes Geschäftsjahres, das Verzeichnis des Anlagevermögens und Ihre Vorlagen für wiederkehrende Buchungen. |
| mwst | Die aus To Bill eingereichten MWST-Abrechnungen mit ihrer eCH-0217-Datei und ihren Korrekturen. |
| kontoauszuege | Ihre Kontoauszüge, wie sie importiert wurden. |
| loehne | Lohnabrechnungen und Lohnausweise, die Zahlungsdateien und das Zugriffsprotokoll der Löhne. |
| manifest-sha256.txt | Die Prüfsumme jeder Datei des Archivs. |
Die Namen der Ordner richten sich nach der Sprache Ihrer Buchhaltung; die oben genannten sind diejenigen einer deutschsprachigen Buchhaltung.
Das Archiv prüfen
Mit dem Manifest lässt sich beweisen, dass sich seit dem Download nichts geändert hat. Nach dem Entpacken des Archivs berechnet der Befehl shasum -a 256 -c manifest-sha256.txt (macOS) oder sha256sum -c manifest-sha256.txt (Linux) jede Prüfsumme neu. Ihr Treuhänder oder Ihre Informatikerin kann das für Sie tun.
Bevor Sie Ihr Unternehmen löschen
Wenn Sie das Unternehmen löschen, werden alle seine Daten in To Bill gelöscht, die Bücher eingeschlossen, ohne Möglichkeit der Wiederherstellung. Führt es seine Buchhaltung oder seine Löhne in To Bill, ist das Löschen gesperrt, solange Sie keine eigene Kopie haben.
Öffnen Sie Einstellungen › Gefahrenzone. Der Kasten Ihre Geschäftsbücher sind 10 Jahre aufzubewahren erscheint.
Klicken Sie auf Vollständiges Archiv herunterladen (1). Legen Sie die Datei an einem sicheren Ort ab.
Der Kasten wechselt zu Archiv Ihrer Geschäftsbücher heruntergeladen, und Unternehmen löschen (2) wird aktiv.
Klicken Sie auf Unternehmen löschen, geben Sie zur Bestätigung den Namen des Unternehmens ein und klicken Sie dann auf Endgültig löschen.
To Bill verlangt ein neues Archiv, wenn:
- das letzte älter als 30 Tage ist;
- sich seither Buchungen oder Löhne geändert haben;
- es erstellt wurde, bevor die Löhne und die übrigen Belege hinzugefügt wurden;
- es nicht vollständig war, weil der Zugriff auf die Löhne fehlte.
Zum Löschen selbst siehe Die Gefahrenzone.
Nach dem Löschen
To Bill behält keine Kopie Ihrer Bücher. Das heruntergeladene Archiv ist dann das einzige: Dieses legen Sie während zehn Jahren der Steuerverwaltung oder einer Revisionsstelle vor.
Rechtsgrundlage
- Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege, der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren, ab Ablauf des Geschäftsjahres. Sie können elektronisch aufbewahrt werden, soweit die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können: Art. 958f Abs. 1 und 3 OR.
- Die Bücher und Belege dürfen nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt: Art. 3 GeBüV. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist müssen sie eingesehen und geprüft werden können: Art. 6 GeBüV.
- Ein veränderbarer Informationsträger ist zulässig, wenn technische Verfahren die Integrität der Informationen gewährleisten: Art. 9 Abs. 1 Bst. b GeBüV. Integrität und Lesbarkeit der Informationsträger werden regelmässig geprüft: Art. 10 GeBüV.