Bëni një ofertë dhe ktheni atë në faturë

Një ofertë i paraqet klientit propozimin tuaj: shërbimet, çmimet dhe TVSH-në. Ajo krijohet si një faturë. Kur klienti e pranon, një klikim e kthen në faturë.

Lista e ofertave

Në menu, nën Shitjet, hapni Ofertat.

1. Shto krijon një ofertë.
2. Skedat i rendisin ofertat tuaja sipas statusit. Shiriti i filtrave kërkon sipas numrit, klientit, titullit ose shumës. Pamja Në pritje të përgjigjes liston ofertat e dërguara pa përgjigje.

Statusi	Çfarë do të thotë
Në pritje të dërgimit	Oferta është ruajtur, klienti nuk e ka marrë ende.
Dërguar	Klienti e ka marrë. Ju prisni përgjigjen e tij.
Pranuar	Klienti tha po, në internet ose drejtpërdrejt te ju.
Refuzuar	Klienti tha jo.
Konvertuar në faturë	Nga oferta është krijuar një faturë. Ajo nuk ndryshon më.
Anuluar	Një ofertë e dërguar tashmë që e keni anuluar. Ajo mbetet në listën tuaj me numrin e saj, dhe nuk dërgohet, nuk ndryshohet, nuk pranohet dhe nuk konvertohet më.

Në tabelën e kontrollit, shifra Shkalla e konvertimit të ofertave nuk i llogarit ofertat e anuluara.

Krijoni një ofertë

1. Te Ofertat, klikoni Shto. Redaktori hapet në një faqe të vetme, me parapamjen e PDF-së në të djathtë.
2. Klienti. Zgjidhni klientin te Zgjidh një klient..., ose krijojeni me Klient i ri.
3. Data dhe referenca. Kontrolloni Referenca, të propozuar nga To Bill, Data dhe Monedha. E vlefshme deri më është dita e fundit kur oferta juaj ju detyron: To Bill propozon një datë, ndryshojeni nëse duhet. Jepni një Titulli i ofertës, për shembull «Rregullimi i recepsionit».
4. Rreshtat. Shtoni rreshtat si në një faturë: shkruani emrin e një artikulli, përshtatni sasinë, pastaj shtypni Enter ose klikoni Shto. Zgjidhni TVSH-në: TVSH globale, TVSH për artikull ose Pa TVSH.
5. Opsionet. Nëse duhet, shtoni një zbritje te Zbritje dhe shpenzime dhe kushtet tuaja te Shënime.
6. Kontrolloni parapamjen. Klikoni Dërgo për ta dërguar menjëherë (shihni më poshtë), ose dilni nga redaktori: oferta është ruajtur tashmë.

Oferta ruhet vetë sapo ka një klient dhe një rresht, me statusin Në pritje të dërgimit; nuk ka buton për ta ruajtur. Redaktori është i njëjtë me atë të faturave: udhëzuesi Krijoni një faturë shpjegon çdo pjesë, ruajtjen automatike dhe llojet e TVSH-së me 0 %. Një ofertë paguhet njëherësh: këstet caktohen në faturën që do të dalë prej saj.

Tregoni kohëzgjatjen e vlefshmërisë

Një ofertë me afat pranimi ju detyron deri në fund të këtij afati. Pa afat, ju detyron për kohën e arsyeshme që duhet për një përgjigje. Data te E vlefshme deri më shfaqet në ofertë dhe në portalin e klientit: zgjidheni me kujdes.

Dërgoni ofertën

1. Në listë, klikoni numrin e ofertës. Faqja e saj hapet me parapamjen e PDF-së.
2. Klikoni Dërgo. Nga redaktori, Dërgo e ruan ofertën dhe hap të njëjtin dërgim.
3. Kontrolloni Marrësi, Subjekti i emailit dhe Lloji i mesazhit, pastaj klikoni Dërgo.

Klienti merr PDF-në si bashkëngjitje dhe një lidhje drejt portalit të klientit, ku mund ta pranojë ose ta refuzojë ofertën. Një ofertë në pritje të dërgimit kalon në Dërguar; një ofertë tashmë e pranuar ose e refuzuar që e ridërgoni e ruan statusin e saj.

Për të dërguar disa, shënojini në listë, pastaj Dërgo › Me email: secila niset te adresa e e-mailit e kontaktit të zgjedhur në ofertë, përndryshe te ajo e klientit të saj. To Bill thotë sa u nisën dhe, për të tjerat, pse: klient pa adresë e-maili, ofertë e anuluar ose e konvertuar tashmë në faturë, ofertë e dërguar më pak se 30 sekonda më parë. Një dërgim i grupuar përmban më së shumti 50 oferta: përtej kësaj, Me email mbetet joaktiv dhe To Bill e shpjegon, për shembull «Më së shumti 50 oferta për dërgim: keni zgjedhur 64.»

Ia keni dorëzuar personalisht? Në listë, hapni menunë … të rreshtit, pastaj Shëno si i dërguar.

Regjistroni përgjigjen e klientit

• Klienti përgjigjet në internet. Në portalin e tij, ai klikon Prano ose Refuzo, me një arsye nëse dëshiron. Statusi ndryshon vetë dhe ju merrni një e-mail. Arsyeja e një refuzimi shfaqet edhe në faqen e ofertës, nën Arsyeja e refuzimit. Pas ditës së E vlefshme deri më, klienti nuk mund ta pranojë më në internet: shihni Portali i klientit.
• Klienti përgjigjet me telefon ose me e-mail. Në faqen e ofertës (1), klikoni Shëno si i pranuar (2). Për një refuzim, hapni menunë …, pastaj Shëno si i refuzuar.
• Klienti tha po edhe para dërgimit. Në faqen e një oferte në pritje të dërgimit, hapni menunë …, pastaj Shëno si i pranuar.
• Klienti ndërron mendje. Një ofertë e pranuar shënohet e refuzuar, dhe një ofertë e refuzuar, e pranuar, nga i njëjti meny …. Një ofertë e konvertuar ose e anuluar nuk e ndryshon më statusin.

Ktheni ofertën në faturë

1. Hapni ofertën e pranuar.

2. Klikoni Konverto në faturë (1).

   

3. Hapet redaktori i faturës së re. Ajo merr klientin, rreshtat, seksionet, zbritjet, titullin, shënimet dhe monedhën e ofertës.

4. Kontrolloni Data e faturës: To Bill merr datën e ofertës. Vendosni datën e sotme nëse duhet. Skadimi ndjek afatin e pagesës së klientit.

5. Ruajeni, pastaj dërgojeni faturën. Shihni Dërgoni një faturë.

Oferta kalon në statusin Konvertuar në faturë. Faqja e saj ofron Shiko faturën.

Edhe një ofertë që nuk është pranuar konvertohet, qoftë në pritje të dërgimit, e dërguar, e refuzuar apo e skaduar: në faqen e saj, … › Konverto në faturë, ose në listë, butoni Konverto në faturë i rreshtit të saj (kur lista nuk është mjaft e gjerë, për shembull në një laptop, ai tregon vetëm ikonën e tij: kaloni miun mbi të për të parë emrin). To Bill pyet së pari Kjo ofertë nuk është pranuar. Ta ktheni në faturë gjithsesi?: konfirmoni me Konverto në faturë. Vetëm një ofertë e anuluar nuk konvertohet.

Vetëm një faturë për çdo ofertë

Konvertimi merr të gjithë ofertën. Për të faturuar në disa herë, ndajeni faturën në këste: shihni Pagesa me këste. Një ofertë e konvertuar nuk ndryshohet dhe nuk fshihet më: për ta anuluar, anuloni faturën e saj.

Ndryshoni ose fshini një ofertë

• Modifiko. Në faqen e ofertës, klikoni Modifiko (ose … › Modifiko). Oferta ruan numrin dhe statusin e saj: një ofertë e dërguar mbetet Dërguar, dhe portali i klientit tuaj tregon menjëherë versionin e saj të fundit. Njoftoni klientin tuaj, ose ridërgojeni me … › Dërgo përsëri me email.
• Zgjatni një ofertë të skaduar. Pas ditës së E vlefshme deri më, faqja e ofertës tregon për shembull Ka skaduar para 3 ditësh, dhe klienti juaj nuk mund ta pranojë më në internet. Për ta zgjatur ofertën, klikoni Modifiko dhe zgjidhni një datë të re te E vlefshme deri më: oferta mbetet Dërguar, dhe klienti juaj mund ta pranojë sërish. Mund ta konvertoni gjithashtu në faturë ashtu siç është.
• Fshini ose anuloni. Vetëm një ofertë që nuk është dërguar kurrë, as me e-mail, as e shënuar si e dërguar, fshihet (… › Fshi). Çdo ofertë tjetër anulohet (… › Anulo ofertën): ajo mbetet në listën tuaj me numrin e saj, me statusin Anuluar. Kjo është përfundimtare: një ofertë e anuluar nuk ndryshohet, nuk dërgohet, nuk pranohet dhe nuk konvertohet më. Për ta rimarrë ofertën, krijoni një ofertë të re.
• Disa njëherësh. Shënojini në listë. Fshi aktivizohet vetëm nëse të gjitha janë oferta që nuk janë dërguar kurrë; përndryshe, përdorni Anulo ofertat. Një ofertë e konvertuar tashmë në faturë mbetet ashtu siç është: për ta anuluar, anuloni faturën e saj.

Baza ligjore

• Kush bën një ofertë me afat pranimi mbetet i detyruar prej saj deri në mbarimin e afatit: neni 3 i Kodit të Detyrimeve (OR). Pa afat, ai mbetet i detyruar deri në çastin kur mund t'i mbërrijë një përgjigje e dërguar në kohë: neni 5 OR.
• Një ofertë nuk është faturë: asaj nuk i bashkëngjitet fatura QR dhe ajo nuk hyn as në kontabilitet, as në deklaratën e TVSH-së.