Kopiloti dhe agjenti i natës

Kopiloti është një panel në të djathtë të ekranit, në të gjitha faqet e To Bill. Ai u përgjigjet pyetjeve tuaja për faturat, ofertat, klientët, shpenzimet, arkëtimet, orët dhe kontabilitetin tuaj, duke cituar burimet e tij. Ai përgatit edhe oferta dhe fatura si draft, që ju i rilexoni para se t'i dërgoni. Çdo natë, agjenti i natës kontrollon librat tuaj dhe përgatit korrigjimet, që ju i konfirmoni. Fiduciari juaj ka kopilotin e vet në cockpit: shihni Kopiloti fiduciar.

Para se të filloni

• IA e kompanisë suaj duhet të jetë e aktivizuar, me ndihmën Kopiloti (pyetje për të dhënat tuaja). Shihni Asistenti IA. Nëse është e çaktivizuar, paneli e thotë: një administrator gjen aty butonin Hap Cilësimet › IA, përdoruesit e tjerë lexojnë kush mund ta aktivizojë.
• Kopiloti lexon vetëm atë që keni të drejtë të shihni në To Bill (shihni Çfarë nuk sheh kurrë).

Hapni Kopilotin

Klikoni Kopiloti, lart djathtas në çdo faqe. Me tastierë: ⌘ J në Mac, Ctrl J në Windows; e njëjta shkurtore e mbyll. Në redaktuesin e faturave dhe ofertave, butoni Kopiloti në shiritin e sipërm hap të njëjtin panel.

Në një ekran të madh, paneli vendoset në të djathtë dhe faqja ngushtohet pranë tij: vazhdoni të punoni ndërsa ai përgjigjet. Në një ekran më të ngushtë, ai shfaqet mbi faqe; në një telefon, zë të gjithë ekranin.

Bëni një pyetje

1. Zgjidhni një pyetje nën Provoni, ose shkruani tuajën në fushën poshtë, për shembull «Kush më detyrohet ende para?».
2. Shtypni Enter (Shift Enter kalon në rresht të ri). Kopiloti thotë çfarë po shikon («Po shikoj: faturat tuaja…»), pastaj përgjigjja shkruhet gradualisht.

Përgjigjja citon Burimet e saj: çdo shifër ka një numër të vogël, dhe lista nën përgjigje hap faturën, ofertën, klientin, shpenzimin, arkëtimin, regjistrimin, llogarinë ose deklaratën e TVSH-së nga vjen. Paneli mbetet i hapur ndërsa ndiqni një burim (në telefon, mbyllet). Një shumë që Kopiloti nuk e gjen as në të dhënat tuaja, as në pyetjen tuaj, sinjalizohet nën përgjigje: mos u mbështetni tek ajo pa e kontrolluar. Për vitin financiar në vazhdim, shifrat e kontabilitetit ndalen sot: një regjistrim me datë të mëvonshme (për shembull pagat e muajve në vijim, të regjistruara tashmë) nuk llogaritet, dhe përgjigjja tregon periudhën që mbulon. Ajo që klientët tuaj ende ju detyrohen është e njëjta shifër si skeda Për t'u arkëtuar e faturave dhe faqja Të papaguara: në franga, me tarifat e kujtesës të përfshira.

Faqja ku ndodheni

Mbi fushën e pyetjes, një etiketë emërton atë që po shikoni: faturën ose ofertën e hapur, klientin, shpenzimin, ose pjesën e aplikacionit (Faturat, Kontabiliteti…). Kopiloti e merr parasysh: në një faturë, mjafton «Si është pagesa e kësaj fature?». Për një pyetje pa lidhje me faqen, hiqeni etiketën me kryqin.

Përgatitni një ofertë ose një faturë

Përshkruani punën me një fjali: «Përgatit një ofertë për Boulangerie du Lac: 3 ditë konsulence me 1'200 CHF në ditë». Kopiloti shkruan titullin, rreshtat dhe kushtet e pagesës. Shërbimet, sasitë dhe çmimet që jepni i mban ashtu siç janë, pa rresht apo zbritje shtesë; ajo që nuk e çmoni merr një çmim realist zviceran. Pastaj:

• nëse e gjen klientin, ruan një draft me numrin e tij. Karta nën përgjigje tregon klientin, rreshtat e parë dhe totalin pa TVSH; Hap në editor e hap në redaktuesin e ofertave ose të faturave;
• pa klient, karta ofron Hap në një editor të ri: redaktuesi hapet me rreshtat, dhe ju zgjidhni klientin;
• nëse jeni në redaktuesin e një oferte (ose të një fature), Vendoseni në këtë dokument vendos titullin, rreshtat, zbritjet, shënimet dhe klientin në dokumentin e hapur.

Asgjë nuk dërgohet: ju e rilexoni, e korrigjoni nëse duhet, pastaj e dërgoni nga redaktuesi. Norma e TVSH-së e draftit është ajo e kompanisë suaj; kontrollojeni për një shërbim me normë tjetër.

Ai lexon dhe përgatit, nuk vepron

Kopiloti nuk dërgon, nuk regjistron, nuk paguan dhe nuk fshin asgjë. Nëse ia kërkoni, ai ju tregon ku ta bëni në To Bill: për «Përgatit një kujtesë për …» ai përgjigjet me faturat e vonuara të klientit dhe rrugën Faturat › fatura › Dërgo një kujtesë. Ai nuk jep këshilla tatimore apo juridike.

Bisedat tuaja

Kopiloti i ruan bisedat tuaja. Butoni i historikut, lart në panel, i rendit: klikoni njërën prej tyre për ta vazhduar, lapsin (Riemërto) për ta riemërtuar, koshin (Fshi) për ta fshirë. Butoni pranë hap një Bisedë e re.

• Bisedat tuaja janë të dukshme vetëm për ju: as një administrator, as një koleg nuk i sheh.
• Fshirja e një bisede fshin pyetjet dhe përgjigjet; një draft i përgatitur mbetet te ofertat ose faturat tuaja.
• Një bisedë pa pyetje të re prej 6 muajsh fshihet.

Një pyetje ka më së shumti 2000 karaktere; mund të bëni 30 pyetje brenda 10 minutash.

Çfarë nuk sheh kurrë

• Atë që të drejtat tuaja nuk e tregojnë. Kopiloti lexon me të drejtat tuaja, ekran pas ekrani. Pa të drejtën për të parë faturat, ai nuk lexon asnjë faturë; pa kontabilitetin aktiv dhe pa të drejtën për ta parë, ai nuk lexon librat; një anëtar që regjistron vetëm orët e veta lexon vetëm ato. Ai ju thotë thjesht se qasja juaj nuk i përfshin këto të dhëna.
• Pagat, përveç nëse një administrator aktivizon IA për pagat te Cilësimet › IA. Edhe atëherë, ai lexon vetëm totalet e çdo liste pagash (bruto, neto, kostoja e punëdhënësit, numri i punonjësve), asnjëherë një fletëpagesë, tatimin kishtar apo mungesat, që janë të dhëna të ndjeshme. Shihni Asistenti IA.

Çfarë i dërgon Kopiloti IA-së

Pyetjen tuaj, pastaj atë që mjetet e tij kanë gjetur në të dhënat tuaja. Emrat e klientëve, furnitorëve, punonjësve dhe kolegëve tuaj dërgohen në formë kodi, pastaj rivendosen në përgjigjen që lexoni; IBAN-et, numrat AHV, adresat e e-mailit dhe numrat e telefonit hiqen. Shihni Çfarë merr IA.

Agjenti i natës

Çdo natë, agjenti kontrollon librat e kompanive që kanë IA-në të aktivizuar. Rezultatet e tij janë te Kontabiliteti › Shëndeti i librave, paneli Agjenti i natës.

• Kontrollet i bën To Bill; IA shpjegon çfarë gjejnë ato (Shpjeguar nga IA).
• Nën Për t'u konfirmuar, ai propozon një korrigjim të gatshëm: Storno një regjistrim të dyfishtë ose jetim, ose Regjistro një dokument të harruar. Klikoni butonin, lexoni konfirmimin, pastaj konfirmoni: regjistrimi bëhet në emrin tuaj.
• Nën Për t'u trajtuar në ekran, Hap ju çon në ekranin ku korrigjoni: një rakordim bankar, një dokument justifikues për t'u bashkëngjitur, një TVSH për t'u klasifikuar.
• Shpërfill largon një propozim: ai nuk kthehet më.

Kontrollo tani e nis agjentin menjëherë. Kur gjen diçka, personat që menaxhojnë kontabilitetin marrin një njoftim: Shëndeti i librave: … pika për t'u kontrolluar. Asgjë nuk regjistrohet pa konfirmimin tuaj.

Te lista e kontrolleve të Shëndeti i librave, Shpjego i kërkon IA-së shkaqet e mundshme të një kontrolli të dështuar dhe rrugët për ta korrigjuar. Procedura e shfaqur në ekran mbetet referenca. Shihni Shëndeti i librave.