Giustificativi e lettura automatica

Ogni spesa ha il suo giustificativo: la fattura del fornitore, lo scontrino, la ricevuta. To Bill lo legge per compilare la spesa al posto suo, lo conserva così com’è e la avvisa se è già stato registrato.

Quale documento allegare

Acquisto	Giustificativo
Fattura di un fornitore	La fattura, preferibilmente il PDF ricevuto per e-mail.
Acquisto in negozio	Lo scontrino.
Pasto, trasporto, spese anticipate da un collaboratore	Lo scontrino o la ricevuta, con la nota spese se ne fa una.
Abbonamento online	La fattura scaricata dall’account cliente del fornitore.

Il documento deve essere leggibile per intero: il nome del fornitore, la data, che cosa è stato acquistato, l’importo e l’IVA. La fattura di un fornitore assoggettato indica anche il suo numero IVA.

Un foglio o una foto

Fotografi lo scontrino in piano, per intero, con una buona luce. Un PDF ricevuto per e-mail è meglio della foto della sua stampa: è nitido e la sua QR-fattura si legge senza errori. Un file per documento: PDF, JPG o PNG, al massimo 10 MB.

Che cosa legge To Bill da solo

Non appena carica il giustificativo in una nuova spesa, To Bill lo legge in due modi.

La QR-fattura: sempre

Se il documento porta una QR-fattura svizzera, To Bill ne legge il codice, senza intelligenza artificiale e senza inviare nulla all’esterno. Il riquadro QR-fattura letta riassume ciò che ha trovato.

• Fornitore, Importo da pagare, IBAN e Riferimento di pagamento provengono dal codice QR. La spesa passa a Non ancora pagata – da pagare e finisce nella lista Da pagare.
• Scadenza, IVA, N. IVA del fornitore e N. fattura del fornitore provengono dalle informazioni di fatturazione che il fornitore ha aggiunto nel codice (formato Swico). Non tutte le QR-fatture le contengono.
• La Categoria riprende quella della sua ultima spesa presso questo fornitore, se ce n’è una.

Verifichi l’IVA e la categoria, poi salvi. Se il totale IVA inclusa che inserisce non corrisponde più all’importo del codice QR, To Bill glielo segnala.

Un codice QR non valido

Se il codice QR è rovinato o mal fatto, To Bill mostra È stato trovato un codice QR, ma non è una QR-fattura valida, con il motivo, per esempio una cifra di controllo errata. Inserisca allora a mano le informazioni di pagamento, riprendendole dalla fattura.

L’assistente IA: se lo attiva

L’assistente IA legge anche gli scontrini e le fatture senza codice QR: il fornitore, la data, l’importo IVA inclusa, l’IVA di ogni aliquota, una descrizione e una categoria. È disattivato per impostazione predefinita. Un amministratore lo attiva in Impostazioni › IA. Finché è spento, il riquadro del giustificativo indica Questo aiuto IA è disattivato per la sua azienda. e lei compila i campi da sé. Veda L’assistente IA.

Quando l’assistente ha letto il documento, compare Ricevuta elaborata. Rilegga sempre ciò che ha compilato prima di salvare.

I duplicati

Uno stesso scontrino registrato due volte conterebbe l’IVA due volte nel suo rendiconto. To Bill confronta ogni nuovo giustificativo con le sue spese.

• Questo giustificativo è già stato registrato: è esattamente lo stesso file.
• Esiste già una spesa simile: stesso importo, a pochi giorni di distanza, spesso presso lo stesso fornitore.
• Già registrata il …: stesso IBAN e stesso riferimento: la stessa QR-fattura è già stata registrata.

Clicchi su Vedi per aprire la spesa esistente in una nuova scheda. Se non è un duplicato, per esempio due pasti identici lo stesso giorno, clicchi su Non è un duplicato, continua. L’avviso non blocca mai il salvataggio.

Caricare molti documenti in una volta

Se la contabilità è attiva, Contabilità › Da convalidare riceve fino a 20 documenti alla volta. Il pilota automatico legge la loro QR-fattura e, se l’assistente IA è attivato, il resto del documento. Propone la categoria e contabilizza da solo ciò che riconosce con certezza; il resto attende il suo consenso. Veda Il pilota automatico dei giustificativi. Dal suo telefono, veda Scansionare un giustificativo.

Come To Bill conserva i suoi giustificativi

• Il file viene conservato così come l’ha caricato, nella cartella protetta Spese del Drive. Nessuno può modificarlo né eliminarlo. Veda Il Drive.
• Un giustificativo citato da una registrazione contabile non può più essere eliminato né sostituito: viene conservato così com’è per dieci anni. Se modifica o elimina la spesa, il vecchio giustificativo resta con la registrazione d’origine.
• L’archivio dei suoi libri contiene i giustificativi con la loro impronta digitale, per provare che non sono cambiati. Veda Archivio e conservazione.

E l’originale cartaceo?

La legge ammette la conservazione elettronica dei documenti, a condizione che la loro integrità sia garantita e che restino leggibili per tutta la durata di conservazione. Se il suo fiduciario, la sua banca o un’altra regola le chiede di conservare alcuni originali, li archivi anche a parte.

Base legale

• Un giustificativo è qualsiasi documento scritto, cartaceo o in forma elettronica, che permette di verificare l’operazione registrata: art. 957a cpv. 3 CO.
• I libri e i giustificativi si conservano per dieci anni, su carta o in forma elettronica, purché restino leggibili e collegati alle operazioni che documentano: art. 958f cpv. 1 e 3 CO.
• Devono essere tenuti e conservati in modo che una modifica sia riconoscibile: art. 3 Olc. I supporti elettronici modificabili sono ammessi con procedure che garantiscono l’integrità e provano la data di registrazione: art. 9 Olc.
• Per l’IVA, i documenti elettronici seguono le stesse regole: art. 70 cpv. 4 LIVA e art. 122 OIVA.
• La QR-fattura segue la norma svizzera di SIX: Swiss Payment Standards, QR-bill (pagina in francese: SIX non la pubblica in italiano).