Justificatifs et lecture automatique
Chaque dépense a son justificatif : la facture du fournisseur, le ticket de caisse, le reçu. To Bill le lit pour remplir la dépense à votre place, le garde tel quel et vous prévient s’il a déjà été saisi.
Quel document joindre
| Achat | Justificatif |
|---|---|
| Facture d’un fournisseur | La facture, de préférence le PDF reçu par e-mail. |
| Achat en magasin | Le ticket de caisse. |
| Repas, transport, frais avancés par un collaborateur | Le ticket ou le reçu, avec la note de frais si vous en faites une. |
| Abonnement en ligne | La facture téléchargée depuis le compte client du fournisseur. |
Le document doit être lisible en entier : le nom du fournisseur, la date, ce qui a été acheté, le montant et la TVA. Une facture d’un fournisseur assujetti indique aussi son numéro TVA.
Un papier ou une photo
Photographiez le ticket à plat, en entier, sous une bonne lumière. Un PDF reçu par e-mail vaut mieux qu’une photo de son impression : il est net et sa QR-facture se lit sans erreur. Un fichier par document : PDF, JPG ou PNG, 10 Mo au plus.
Ce que To Bill lit tout seul
Dès que vous déposez le justificatif dans une nouvelle dépense, To Bill le lit de deux façons.
La QR-facture : toujours
Si le document porte une QR-facture suisse, To Bill lit son code, sans intelligence artificielle et sans rien envoyer à l’extérieur. Le cadre QR-facture lue résume ce qu’il a trouvé.
- Fournisseur, Montant à payer, IBAN et Référence de paiement viennent du code QR. La dépense passe en Pas encore payée – à payer et rejoint la liste À payer.
- Échéance, TVA, N° TVA du fournisseur et N° de facture du fournisseur viennent des informations de facturation que le fournisseur a ajoutées dans le code (format Swico). Toutes les QR-factures n’en ont pas.
- La Catégorie reprend celle de votre dernière dépense chez ce fournisseur, s’il y en a une.
Vérifiez la TVA et la catégorie, puis enregistrez. Si le total TTC que vous saisissez ne correspond plus au montant du code QR, To Bill vous le signale.
Un code QR qui n’est pas valable
Si le code QR est abîmé ou mal fait, To Bill affiche Un code QR a été trouvé, mais ce n’est pas une QR-facture valable, avec la raison, par exemple un chiffre de contrôle faux. Saisissez alors les informations de paiement à la main, depuis la facture.
L’assistant IA : si vous l’activez
L’assistant IA lit aussi les tickets et les factures sans code QR : le fournisseur, la date, le montant TTC, la TVA de chaque taux, une description et une catégorie. Il est désactivé par défaut. Un administrateur l’active dans Paramètres › IA. Tant qu’il est éteint, le cadre du justificatif indique Cette aide IA est désactivée pour votre entreprise. et vous remplissez les champs vous-même. Voir L’assistant IA.
Quand l’assistant a lu le document, Reçu traité s’affiche. Relisez toujours ce qu’il a rempli avant d’enregistrer.
Les doublons
Un même ticket saisi deux fois compterait la TVA deux fois dans votre décompte. To Bill compare chaque nouveau justificatif avec vos dépenses.
- Ce justificatif a déjà été enregistré : c’est exactement le même fichier.
- Une dépense similaire existe déjà : même montant, à quelques jours près, souvent chez le même fournisseur.
- Déjà saisie le … : même IBAN et même référence : la même QR-facture a déjà été saisie.
Cliquez sur Voir pour ouvrir la dépense existante dans un nouvel onglet. Si ce n’est pas un doublon, par exemple deux repas identiques le même jour, cliquez sur Ce n’est pas un doublon, continuer. L’avertissement ne bloque jamais l’enregistrement.
Déposer beaucoup de pièces d’un coup
Si la comptabilité est active, Comptabilité › À valider reçoit jusqu’à 20 pièces à la fois. Le pilote automatique lit leur QR-facture et, si l’assistant IA est activé, le reste du document. Il propose la catégorie et comptabilise seul ce qu’il reconnaît avec certitude ; le reste attend votre accord. Voir Le pilote automatique des justificatifs. Depuis votre téléphone, voir Scanner un justificatif.
Comment To Bill garde vos justificatifs
- Le fichier est gardé tel que vous l’avez déposé, dans le dossier protégé Dépenses du Drive. Personne ne peut l’y modifier ni l’y supprimer. Voir Le Drive.
- Un justificatif cité par une écriture comptable ne peut plus être supprimé ni remplacé : il est conservé tel quel dix ans. Si vous modifiez ou supprimez la dépense, l’ancien justificatif reste avec l’écriture d’origine.
- L’archive de vos livres contient les justificatifs avec leur empreinte numérique, pour prouver qu’ils n’ont pas changé. Voir Archive et conservation.
Et l’original papier ?
La loi admet la conservation électronique des pièces, à condition que leur intégrité soit garantie et qu’elles restent lisibles pendant toute la durée de conservation. Si votre fiduciaire, votre banque ou une autre règle vous demande de garder certains originaux, rangez-les en plus.
Base légale
- Une pièce comptable est tout document écrit, sur papier ou sous forme électronique, qui permet de vérifier l’opération enregistrée : art. 957a al. 3 CO.
- Les livres et les pièces se conservent dix ans, sur papier ou sous forme électronique, pourvu qu’ils restent lisibles et liés aux opérations qu’ils justifient : art. 958f al. 1 et 3 CO.
- Ils doivent être tenus et conservés de façon qu’une modification soit apparente : art. 3 Olico. Les supports électroniques modifiables sont admis avec des procédés qui garantissent l’intégrité et prouvent la date d’enregistrement : art. 9 Olico.
- Pour la TVA, les pièces électroniques suivent les mêmes règles : art. 70 al. 4 LTVA et art. 122 OTVA.
- La QR-facture suit la norme suisse de SIX : Swiss Payment Standards, QR-facture.