Comprovativos e leitura automática

Cada despesa tem o seu comprovativo: a fatura do fornecedor, o talão de caixa, o recibo. O To Bill lê-o para preencher a despesa por si, guarda-o tal como está e avisa-o se já tiver sido registado.

Que documento juntar

Compra	Comprovativo
Fatura de um fornecedor	A fatura, de preferência o PDF recebido por e-mail.
Compra numa loja	O talão de caixa.
Refeição, transporte, despesas adiantadas por um colaborador	O talão ou o recibo, com a nota de despesas, se fizer uma.
Assinatura online	A fatura descarregada da conta de cliente do fornecedor.

O documento tem de estar legível por inteiro: o nome do fornecedor, a data, o que foi comprado, o montante e o IVA. A fatura de um fornecedor sujeito a IVA indica também o número de IVA dele.

Um papel ou uma fotografia

Fotografe o talão bem plano, inteiro e com boa luz. Um PDF recebido por e-mail é melhor do que uma fotografia da sua impressão: é nítido e a respetiva fatura QR lê-se sem erros. Um ficheiro por documento: PDF, JPG ou PNG, de 10 MB no máximo.

O que o To Bill lê sozinho

Assim que larga o comprovativo numa nova despesa, o To Bill lê-o de duas formas.

A fatura QR: sempre

Se o documento tiver uma fatura QR suíça, o To Bill lê o código, sem inteligência artificial e sem enviar nada para fora. O quadro Fatura QR lida resume o que encontrou.

• Fornecedor, Montante a pagar, IBAN e Referência de pagamento vêm do código QR. A despesa passa a Ainda não paga – a pagar e entra na lista A pagar.
• Vencimento, IVA, N.º IVA do fornecedor e N.º da fatura do fornecedor vêm das informações de faturação que o fornecedor acrescentou ao código (formato Swico). Nem todas as faturas QR as têm.
• A Categoria retoma a da sua última despesa nesse fornecedor, se houver uma.

Verifique o IVA e a categoria e guarde. Se o total com IVA que introduzir deixar de corresponder ao montante do código QR, o To Bill assinala-o.

Um código QR que não é válido

Se o código QR estiver danificado ou mal feito, o To Bill mostra Foi encontrado um código QR, mas não é uma fatura QR válida, com o motivo, por exemplo um dígito de controlo errado. Introduza então os dados de pagamento à mão, a partir da fatura.

O assistente IA: se o ativar

O assistente IA lê também os talões e as faturas sem código QR: o fornecedor, a data, o montante com IVA, o IVA de cada taxa, uma descrição e uma categoria. Está desativado por defeito. Um administrador ativa-o em Definições › IA. Enquanto estiver desligado, o quadro do comprovativo indica Esta ajuda de IA está desativada para a sua empresa. e preenche os campos manualmente. Consulte O assistente IA.

Quando o assistente leu o documento, aparece Recibo processado. Releia sempre o que ele preencheu antes de guardar.

Os duplicados

O mesmo talão registado duas vezes contaria o IVA duas vezes na sua declaração. O To Bill compara cada novo comprovativo com as suas despesas.

• Este comprovativo já foi registado: é exatamente o mesmo ficheiro.
• Já existe uma despesa semelhante: o mesmo montante, com poucos dias de diferença, muitas vezes no mesmo fornecedor.
• Já registada em …: mesmo IBAN e mesma referência: a mesma fatura QR já foi registada.

Clique em Ver para abrir a despesa existente num novo separador. Se não for um duplicado, por exemplo duas refeições idênticas no mesmo dia, clique em Não é um duplicado, continuar. O aviso nunca impede de guardar.

Largar muitos documentos de uma vez

Se a contabilidade estiver ativa, Contabilidade › A validar recebe até 20 documentos de cada vez. O piloto automático lê a respetiva fatura QR e, se o assistente IA estiver ativado, o resto do documento. Propõe a categoria e contabiliza sozinho o que reconhece com certeza; o resto espera pela sua aprovação. Consulte O piloto automático dos comprovativos. A partir do seu telemóvel, consulte Digitalizar um comprovativo.

Como o To Bill guarda os seus comprovativos

• O ficheiro é guardado tal como o largou, na pasta protegida Despesas do Drive. Ninguém o pode alterar nem apagar aí. Consulte O Drive.
• Um comprovativo citado por um lançamento contabilístico já não pode ser apagado nem substituído: é conservado tal como está durante dez anos. Se alterar ou apagar a despesa, o comprovativo anterior fica com o lançamento de origem.
• O arquivo dos seus livros contém os comprovativos com a respetiva impressão digital, para provar que não mudaram. Consulte Arquivo e conservação.

E o original em papel?

A lei admite a conservação eletrónica dos documentos, desde que a sua integridade esteja garantida e que continuem legíveis durante todo o prazo de conservação. Se o seu fiduciário, o seu banco ou outra regra lhe pedir que guarde certos originais, arquive-os também.

Base legal

• Um comprovativo contabilístico é qualquer documento escrito, em papel ou em formato eletrónico, que permite verificar a operação registada: art. 957a, n.º 3, do Código das Obrigações (CO).
• Os livros e os comprovativos conservam-se durante dez anos, em papel ou em formato eletrónico, desde que continuem legíveis e ligados às operações que justificam: art. 958f, n.os 1 e 3, CO.
• Têm de ser mantidos e conservados de forma que uma alteração seja visível: art. 3 da Portaria sobre a manutenção e a conservação dos livros de contas (Olico). Os suportes eletrónicos alteráveis são admitidos com procedimentos que garantem a integridade e provam a data do registo: art. 9 Olico.
• Para o IVA, os comprovativos eletrónicos seguem as mesmas regras: art. 70, n.º 4, da Lei do IVA (LTVA) e art. 122 da Portaria sobre o IVA (OTVA).
• A fatura QR segue a norma suíça da SIX: Swiss Payment Standards, fatura QR (página em francês).