Justificantes y lectura automática
Cada gasto tiene su justificante: la factura del proveedor, el tique de caja, el recibo. To Bill lo lee para rellenar el gasto en su lugar, lo conserva tal cual y le avisa si ya se registró.
Qué documento adjuntar
| Compra | Justificante |
|---|---|
| Factura de un proveedor | La factura, preferiblemente el PDF recibido por correo electrónico. |
| Compra en tienda | El tique de caja. |
| Comidas, transporte, gastos adelantados por un empleado | El tique o el recibo, con la nota de gastos si la hace. |
| Suscripción en línea | La factura descargada desde la cuenta de cliente del proveedor. |
El documento debe poder leerse entero: el nombre del proveedor, la fecha, lo que se compró, el importe y el IVA. La factura de un proveedor sujeto al IVA indica también su número de IVA.
Un papel o una foto
Fotografíe el tique plano, entero y con buena luz. Un PDF recibido por correo electrónico es mejor que una foto de su impresión: es nítido y su factura QR se lee sin errores. Un archivo por documento: PDF, JPG o PNG, de 10 MB como máximo.
Lo que To Bill lee por sí solo
En cuanto suelta el justificante en un gasto nuevo, To Bill lo lee de dos maneras.
La factura QR: siempre
Si el documento lleva una factura QR suiza, To Bill lee su código, sin inteligencia artificial y sin enviar nada al exterior. El recuadro Factura QR leída resume lo que ha encontrado.
- Proveedor, Importe a pagar, IBAN y Referencia de pago proceden del código QR. El gasto pasa a Todavía sin pagar – por pagar y se añade a la lista Por pagar.
- Vencimiento, IVA, N.º IVA del proveedor y N.º de factura del proveedor proceden de los datos de facturación que el proveedor ha añadido al código (formato Swico). No todas las facturas QR los llevan.
- La Categoría retoma la de su último gasto con ese proveedor, si lo hay.
Revise el IVA y la categoría y guarde. Si el total con IVA que introduce ya no coincide con el importe del código QR, To Bill se lo indica.
Un código QR que no es válido
Si el código QR está dañado o mal hecho, To Bill muestra Se encontró un código QR, pero no es una factura QR válida, con el motivo, por ejemplo un dígito de control erróneo. En ese caso, introduzca los datos de pago a mano, a partir de la factura.
El asistente IA: si lo activa
El asistente IA lee también los tiques y las facturas sin código QR: el proveedor, la fecha, el importe con IVA, el IVA de cada tipo, una descripción y una categoría. Está desactivado por defecto. Un administrador lo activa en Configuración › IA. Mientras está apagado, el recuadro del justificante indica Esta ayuda de IA está desactivada para su empresa. y usted rellena los campos. Consulte El asistente IA.
Cuando el asistente ha leído el documento, aparece Recibo procesado. Relea siempre lo que ha rellenado antes de guardar.
Los duplicados
Un mismo tique registrado dos veces contaría el IVA dos veces en su declaración. To Bill compara cada justificante nuevo con sus gastos.
- Este justificante ya ha sido registrado: es exactamente el mismo archivo.
- Ya existe un gasto similar: mismo importe, con pocos días de diferencia, a menudo con el mismo proveedor.
- Ya registrada el …: mismo IBAN y misma referencia: la misma factura QR ya se ha registrado.
Haga clic en Ver para abrir el gasto existente en una pestaña nueva. Si no es un duplicado, por ejemplo dos comidas idénticas el mismo día, haga clic en No es un duplicado, continuar. El aviso nunca bloquea el guardado.
Subir muchos justificantes de una vez
Si la contabilidad está activa, Contabilidad › Por validar recibe hasta 20 justificantes a la vez. El piloto automático lee su factura QR y, si el asistente IA está activado, el resto del documento. Propone la categoría y contabiliza por sí solo lo que reconoce con certeza; el resto espera su conformidad. Consulte El piloto automático de justificantes. Desde su teléfono, consulte Escanear un justificante.
Cómo conserva To Bill sus justificantes
- El archivo se conserva tal como lo subió, en la carpeta protegida Gastos del Drive. Nadie puede modificarlo ni eliminarlo allí. Consulte El Drive.
- Un justificante citado por un asiento contable ya no se puede eliminar ni sustituir: se conserva tal cual durante diez años. Si modifica o elimina el gasto, el justificante anterior permanece con el asiento original.
- El archivo de sus libros contiene los justificantes con su huella digital, para demostrar que no han cambiado. Consulte Archivo y conservación.
¿Y el original en papel?
La ley admite la conservación electrónica de los justificantes, siempre que se garantice su integridad y sigan siendo legibles durante todo el período de conservación. Si su fiduciario, su banco u otra norma le pide conservar ciertos originales, guárdelos además.
Base legal
- Un justificante contable es cualquier documento escrito, en papel o en formato electrónico, que permite verificar la operación registrada: art. 957a, apdo. 3, del Código de Obligaciones (CO).
- Los libros y los justificantes se conservan diez años, en papel o en formato electrónico, siempre que sigan siendo legibles y vinculados a las operaciones que justifican: art. 958f, apdos. 1 y 3, CO.
- Deben llevarse y conservarse de manera que cualquier modificación sea visible: art. 3 de la Ordenanza sobre la llevanza y la conservación de los libros contables (Olico). Los soportes electrónicos modificables se admiten con procedimientos que garanticen la integridad y prueben la fecha de registro: art. 9 Olico.
- Para el IVA, los justificantes electrónicos siguen las mismas reglas: art. 70, apdo. 4, de la Ley del IVA (LTVA) y art. 122 de la Ordenanza del IVA (OTVA).
- La factura QR sigue la norma suiza de SIX: Swiss Payment Standards, factura QR (página en francés).