Belege und automatisches Auslesen

Jede Ausgabe hat ihren Beleg: die Rechnung des Lieferanten, die Kassenquittung, die Quittung. To Bill liest ihn, um die Ausgabe für Sie auszufüllen, bewahrt ihn unverändert auf und warnt Sie, wenn er bereits erfasst wurde.

Welchen Beleg beifügen

Einkauf	Beleg
Rechnung eines Lieferanten	Die Rechnung, am besten das per E-Mail erhaltene PDF.
Einkauf im Laden	Die Kassenquittung.
Essen, Transport, von Mitarbeitenden vorgeschossene Spesen	Die Kassenquittung oder Quittung, mit der Spesenabrechnung, wenn Sie eine erstellen.
Online-Abonnement	Die Rechnung, heruntergeladen aus dem Kundenkonto beim Lieferanten.

Das Dokument muss vollständig lesbar sein: Name des Lieferanten, Datum, was gekauft wurde, Betrag und MWST. Die Rechnung eines MWST-pflichtigen Lieferanten nennt auch seine MWST-Nummer.

Papier oder Foto

Fotografieren Sie die Quittung flach, vollständig und bei gutem Licht. Ein per E-Mail erhaltenes PDF ist besser als ein Foto seines Ausdrucks: Es ist scharf, und seine QR-Rechnung wird fehlerfrei gelesen. Eine Datei pro Dokument: PDF, JPG oder PNG, höchstens 10 MB.

Was To Bill selbst liest

Sobald Sie den Beleg in einer neuen Ausgabe ablegen, liest To Bill ihn auf zwei Arten.

Die QR-Rechnung: immer

Trägt das Dokument eine Schweizer QR-Rechnung, liest To Bill deren Code, ohne künstliche Intelligenz und ohne etwas nach aussen zu senden. Der Bereich QR-Rechnung gelesen fasst zusammen, was es gefunden hat.

• Lieferant, Zu zahlender Betrag, IBAN und Zahlungsreferenz stammen aus dem QR-Code. Die Ausgabe wechselt auf Noch nicht bezahlt – zu bezahlen und kommt in die Liste Zu bezahlen.
• Fällig am, MWST, MWST-Nr. des Lieferanten und Rechnungsnummer des Lieferanten stammen aus den Rechnungsinformationen, die der Lieferant im Code hinzugefügt hat (Swico-Format). Nicht jede QR-Rechnung enthält sie.
• Die Kategorie übernimmt jene Ihrer letzten Ausgabe bei diesem Lieferanten, falls es eine gibt.

Prüfen Sie MWST und Kategorie und speichern Sie dann. Entspricht das Total inkl. MWST, das Sie eingeben, nicht mehr dem Betrag im QR-Code, weist To Bill Sie darauf hin.

Ein QR-Code, der nicht gültig ist

Ist der QR-Code beschädigt oder fehlerhaft, zeigt To Bill Ein QR-Code wurde gefunden, ist aber keine gültige QR-Rechnung an, mit dem Grund, zum Beispiel einer falschen Prüfziffer. Erfassen Sie die Zahlungsangaben dann von Hand, anhand der Rechnung.

Der KI-Assistent: wenn Sie ihn aktivieren

Der KI-Assistent liest auch Quittungen und Rechnungen ohne QR-Code: Lieferant, Datum, Betrag inkl. MWST, die MWST jedes Satzes, eine Beschreibung und eine Kategorie. Er ist standardmässig ausgeschaltet. Ein Administrator aktiviert ihn unter Einstellungen › KI. Solange er ausgeschaltet ist, zeigt der Bereich des Belegs Diese KI-Hilfe ist für Ihr Unternehmen ausgeschaltet., und Sie füllen die Felder selbst aus. Siehe Der KI-Assistent.

Hat der Assistent das Dokument gelesen, erscheint Beleg verarbeitet. Lesen Sie immer nach, was er ausgefüllt hat, bevor Sie speichern.

Dubletten

Dieselbe Quittung zweimal erfasst würde die MWST in Ihrer Abrechnung doppelt zählen. To Bill vergleicht jeden neuen Beleg mit Ihren Ausgaben.

• Dieser Beleg wurde bereits erfasst: Es ist genau dieselbe Datei.
• Eine ähnliche Ausgabe existiert bereits: derselbe Betrag, auf wenige Tage genau, oft beim selben Lieferanten.
• Bereits am … erfasst: gleiche IBAN und gleiche Referenz: Dieselbe QR-Rechnung wurde bereits erfasst.

Klicken Sie auf Ansehen, um die bestehende Ausgabe in einem neuen Tab zu öffnen. Ist es keine Dublette, zum Beispiel zwei gleiche Mittagessen am selben Tag, klicken Sie auf Keine Dublette, fortfahren. Die Warnung blockiert das Speichern nie.

Viele Belege auf einmal ablegen

Ist die Buchhaltung aktiv, nimmt Buchhaltung › Zu prüfen bis zu 20 Belege auf einmal entgegen. Der Autopilot liest ihre QR-Rechnung und, wenn der KI-Assistent aktiviert ist, den Rest des Dokuments. Er schlägt die Kategorie vor und verbucht selbst, was er mit Sicherheit erkennt; der Rest wartet auf Ihre Zustimmung. Siehe Der Autopilot für Belege. Vom Smartphone aus siehe Einen Beleg mit dem Smartphone scannen.

Wie To Bill Ihre Belege aufbewahrt

• Die Datei wird so aufbewahrt, wie Sie sie abgelegt haben, im geschützten Ordner Ausgaben des Drive. Niemand kann sie dort ändern oder löschen. Siehe Ihre Dokumente im Drive ablegen.
• Ein Beleg, auf den eine Buchung verweist, kann nicht mehr gelöscht oder ersetzt werden: Er wird zehn Jahre unverändert aufbewahrt. Ändern oder löschen Sie die Ausgabe, bleibt der alte Beleg bei der ursprünglichen Buchung.
• Das Archiv Ihrer Bücher enthält die Belege mit ihrem digitalen Fingerabdruck, um zu beweisen, dass sie sich nicht verändert haben. Siehe Archiv und Aufbewahrung der Bücher.

Und das Papieroriginal?

Das Gesetz erlaubt die elektronische Aufbewahrung der Belege, sofern ihre Integrität gewährleistet ist und sie während der ganzen Aufbewahrungsdauer lesbar bleiben. Verlangen Ihr Treuhänder, Ihre Bank oder eine andere Regel, dass Sie bestimmte Originale aufbewahren, legen Sie diese zusätzlich ab.

Rechtsgrundlage

• Ein Buchungsbeleg ist jede schriftliche Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer Form, die den gebuchten Geschäftsvorfall nachprüfbar macht: Art. 957a Abs. 3 OR.
• Geschäftsbücher und Buchungsbelege werden zehn Jahre aufbewahrt, auf Papier oder elektronisch, sofern sie lesbar und mit den Geschäftsvorfällen verbunden bleiben, die sie belegen: Art. 958f Abs. 1 und 3 OR.
• Sie sind so zu führen und aufzubewahren, dass eine Änderung erkennbar ist: Art. 3 GeBüV. Veränderbare elektronische Informationsträger sind zulässig, wenn technische Verfahren die Integrität gewährleisten und den Zeitpunkt der Speicherung nachweisen: Art. 9 GeBüV.
• Für die MWST gelten für elektronische Belege dieselben Regeln: Art. 70 Abs. 4 MWSTG und Art. 122 MWSTV.
• Die QR-Rechnung folgt dem Schweizer Standard von SIX: Swiss Payment Standards, QR-Rechnung.