Faire un devis et le transformer en facture

Un devis présente votre offre au client : les prestations, les prix et la TVA. Il se crée comme une facture. Quand le client l’accepte, un clic en fait une facture.

La liste des devis

Dans le menu, sous Ventes, ouvrez Devis.

1. Ajouter crée un devis.
2. Les onglets classent vos devis par statut. La barre de filtres cherche par numéro, client, titre ou montant. La vue En attente de réponse liste les devis envoyés sans réponse.

Statut	Ce qu’il veut dire
En attente d’envoi	Le devis est enregistré, le client ne l’a pas encore reçu.
Envoyé	Le client l’a reçu. Vous attendez sa réponse.
Accepté	Le client a dit oui, en ligne ou auprès de vous.
Refusé	Le client a dit non.
Converti en facture	Une facture a été créée à partir du devis. Il ne change plus.
Annulé	Un devis déjà envoyé que vous avez annulé. Il reste dans votre liste avec son numéro, et ne s’envoie, ne se modifie, ne s’accepte et ne se convertit plus.

Sur le tableau de bord, le chiffre Taux de conversion des devis ne compte pas les devis annulés.

Créer un devis

1. Dans Devis, cliquez sur Ajouter. L’éditeur s’ouvre sur une seule page, avec l’aperçu du PDF à droite.
2. Client. Choisissez le client dans Sélectionner un client..., ou créez-le avec Nouveau client.
3. Dates et références. Vérifiez la Référence, proposée par To Bill, la Date et la Devise. Valable jusqu’au est le dernier jour où votre offre vous engage : To Bill propose une date, changez-la si besoin. Donnez un Titre du devis, par exemple « Agencement de la réception ».
4. Lignes. Ajoutez vos lignes comme dans une facture : tapez le nom d’un article, ajustez la quantité, puis appuyez sur Entrée ou cliquez sur Ajouter. Choisissez la TVA : TVA globale, TVA par article ou Hors taxe.
5. Options. Ajoutez si besoin un rabais dans Rabais et frais et vos conditions dans Notes.
6. Vérifiez l’aperçu. Cliquez sur Envoyer pour l’envoyer tout de suite (voir plus bas), ou quittez l’éditeur : le devis est déjà enregistré.

Le devis s’enregistre tout seul dès qu’il a un client et une ligne, au statut En attente d’envoi ; il n’y a pas de bouton pour l’enregistrer. L’éditeur est le même que celui des factures : le guide Créer une facture détaille chaque partie, l’enregistrement automatique et les types de TVA à 0 %. Un devis se paie en une fois : les acomptes se règlent sur la facture qui en sortira.

Indiquez la durée de validité

Un devis avec un délai d’acceptation vous lie jusqu’à la fin de ce délai. Sans délai, il vous lie le temps raisonnable d’une réponse. La date de Valable jusqu’au figure sur le devis et dans le portail du client : choisissez-la avec soin.

Envoyer le devis

1. Dans la liste, cliquez sur le numéro du devis. Sa page s’ouvre avec l’aperçu du PDF.
2. Cliquez sur Envoyer. Depuis l’éditeur, Envoyer enregistre le devis et ouvre le même envoi.
3. Vérifiez le Destinataire, l’Objet de l’email et le Type de message, puis cliquez sur Envoyer.

Le client reçoit le PDF en pièce jointe et un lien vers son portail client, où il peut accepter ou refuser le devis. Un devis en attente d’envoi passe à Envoyé ; un devis déjà accepté ou refusé que vous renvoyez garde son statut.

Pour en envoyer plusieurs, cochez-les dans la liste, puis Envoyer › Par e-mail : chacun part à l’adresse e-mail du contact choisi sur le devis, sinon à celle de son client. To Bill dit combien sont partis et, pour les autres, pourquoi : client sans adresse e-mail, devis annulé ou déjà converti en facture, devis envoyé il y a moins de 30 secondes. Un envoi groupé compte 50 devis au plus : au-delà, Par e-mail reste grisé et To Bill l’explique, par exemple « 50 devis au plus par envoi : vous en avez choisi 64. »

Vous l’avez remis en main propre ? Dans la liste, ouvrez le menu … de la ligne, puis Marquer comme envoyé.

Enregistrer la réponse du client

• Le client répond en ligne. Sur son portail, il clique sur Accepter ou Refuser, avec un motif s’il le souhaite. Le statut change tout seul et vous recevez un e-mail. Le motif d’un refus s’affiche aussi sur la page du devis, sous Motif du refus. Passé le jour de Valable jusqu’au, le client ne peut plus accepter en ligne : voir Le portail client.
• Le client répond par téléphone ou par e-mail. Sur la page du devis (1), cliquez sur Marquer comme accepté (2). Pour un refus, ouvrez le menu …, puis Marquer comme refusé.
• Le client a dit oui avant même l’envoi. Sur la page d’un devis en attente d’envoi, ouvrez le menu …, puis Marquer comme accepté.
• Le client change d’avis. Un devis accepté se marque refusé, et un devis refusé, accepté, depuis le même menu …. Un devis converti ou annulé ne change plus de statut.

Transformer le devis en facture

1. Ouvrez le devis accepté.

2. Cliquez sur Convertir en facture (1).

   

3. L’éditeur de la nouvelle facture s’ouvre. Elle reprend le client, les lignes, les sections, les rabais, le titre, les notes et la devise du devis.

4. Vérifiez la Date de facture : To Bill reprend la date du devis. Mettez la date du jour si besoin. L’échéance suit le délai de paiement du client.

5. Enregistrez, puis envoyez la facture. Voir Envoyer une facture.

Le devis passe au statut Converti en facture. Sa page propose Voir la facture.

Un devis qui n’est pas accepté se convertit aussi, qu’il soit en attente d’envoi, envoyé, refusé ou expiré : sur sa page, … › Convertir en facture, ou dans la liste, le bouton Convertir en facture de sa ligne (quand la liste n’est pas assez large, sur un ordinateur portable par exemple, il n’affiche que son icône : survolez-la pour voir son nom). To Bill demande d’abord Ce devis n’a pas été accepté. Le transformer en facture quand même ? : confirmez avec Convertir en facture. Seul un devis annulé ne se convertit pas.

Une seule facture par devis

La conversion reprend tout le devis. Pour facturer en plusieurs fois, répartissez la facture en acomptes : voir Paiement par acomptes. Un devis converti ne se modifie plus et ne se supprime plus : pour l’annuler, annulez sa facture.

Modifier ou supprimer un devis

• Modifier. Sur la page du devis, cliquez sur Modifier (ou … › Modifier). Le devis garde son numéro et son statut : un devis envoyé reste Envoyé, et le portail de votre client montre aussitôt sa dernière version. Prévenez votre client, ou renvoyez-le avec … › Renvoyer par e-mail.
• Prolonger un devis expiré. Passé le jour de Valable jusqu’au, la page du devis indique par exemple Expiré depuis 3 jours, et votre client ne peut plus l’accepter en ligne. Pour prolonger l’offre, cliquez sur Modifier et choisissez une nouvelle date dans Valable jusqu’au : le devis reste Envoyé, et votre client peut de nouveau l’accepter. Vous pouvez aussi le convertir en facture tel quel.
• Supprimer ou annuler. Seul un devis jamais envoyé, ni par e-mail ni marqué comme envoyé, se supprime (… › Supprimer). Tout autre devis s’annule (… › Annuler le devis) : il reste dans votre liste avec son numéro, au statut Annulé. C’est définitif : un devis annulé ne se modifie, ne s’envoie, ne s’accepte et ne se convertit plus. Pour reprendre l’offre, créez un nouveau devis.
• Plusieurs à la fois. Cochez-les dans la liste. Supprimer ne s’active que si tous sont des devis jamais envoyés ; sinon, utilisez Annuler les devis. Un devis déjà converti en facture reste tel quel : pour l’annuler, annulez sa facture.

Base légale

• Une offre faite avec un délai d’acceptation lie son auteur jusqu’à l’expiration du délai : art. 3 CO. Sans délai, elle le lie jusqu’au moment où une réponse envoyée à temps peut lui parvenir : art. 5 CO.
• Un devis n’est pas une facture : il n’a pas de QR-facture et n’entre ni dans la comptabilité ni dans le décompte TVA.