Fazer um orçamento e transformá-lo em fatura

Um orçamento apresenta a sua proposta ao cliente: as prestações, os preços e o IVA. Cria-se como uma fatura. Quando o cliente o aceita, um clique transforma-o em fatura.

A lista dos orçamentos

No menu, em Vendas, abra Orçamentos.

1. Adicionar cria um orçamento.
2. Os separadores organizam os seus orçamentos por estado. A barra de filtros pesquisa por número, cliente, título ou montante. A vista À espera de resposta lista os orçamentos enviados sem resposta.

Estado	O que significa
A aguardar envio	O orçamento está registado, mas o cliente ainda não o recebeu.
Enviado	O cliente recebeu-o. Está à espera da resposta dele.
Aceite	O cliente disse que sim, online ou diretamente a si.
Recusado	O cliente disse que não.
Convertido em fatura	Foi criada uma fatura a partir do orçamento. Já não muda.
Anulado	Um orçamento já enviado que anulou. Fica na sua lista com o seu número e já não pode ser enviado, alterado, aceite nem convertido.

No painel de controlo, o número Taxa de conversão dos orçamentos não conta os orçamentos anulados.

Criar um orçamento

1. Em Orçamentos, clique em Adicionar. O editor abre numa única página, com a pré-visualização do PDF à direita.
2. Cliente. Escolha o cliente em Selecionar um cliente..., ou crie-o com Cliente novo.
3. Datas e referências. Verifique a Referência, proposta pelo To Bill, a Data e a Moeda. Válido até é o último dia em que a sua proposta o vincula: o To Bill propõe uma data; altere-a se for necessário. Dê um Título do orçamento, por exemplo «Arranjo da receção».
4. Linhas. Acrescente as suas linhas como numa fatura: escreva o nome de um artigo, ajuste a quantidade e prima Enter ou clique em Adicionar. Escolha o IVA: IVA global, IVA por item ou Sem IVA.
5. Opções. Acrescente, se for necessário, um desconto em Descontos e despesas e as suas condições em Notas.
6. Verifique a pré-visualização. Clique em Enviar para o enviar de imediato (ver mais abaixo), ou saia do editor: o orçamento já está registado.

O orçamento grava-se sozinho a partir do momento em que tem um cliente e uma linha, com o estado A aguardar envio; não há botão para o gravar. O editor é o mesmo das faturas: o guia Criar uma fatura detalha cada parte, a gravação automática e os tipos de IVA a 0 %. Um orçamento paga-se de uma só vez: as parcelas definem-se na fatura que dele resultar.

Indique o prazo de validade

Um orçamento com um prazo de aceitação vincula-o até ao fim desse prazo. Sem prazo, vincula-o durante o tempo razoável de uma resposta. A data de Válido até figura no orçamento e no portal do cliente: escolha-a com cuidado.

Enviar o orçamento

1. Na lista, clique no número do orçamento. A página dele abre com a pré-visualização do PDF.
2. Clique em Enviar. A partir do editor, Enviar grava o orçamento e abre o mesmo envio.
3. Verifique o Destinatário, o Assunto do e-mail e o Tipo de mensagem e clique em Enviar.

O cliente recebe o PDF em anexo e uma ligação para o seu portal do cliente, onde pode aceitar ou recusar o orçamento. Um orçamento a aguardar envio passa a Enviado; um orçamento já aceite ou recusado que reenvie mantém o seu estado.

Para enviar vários, assinale-os na lista e depois Enviar › Por e-mail: cada um é enviado para o endereço de e-mail do contacto escolhido no orçamento ou, na falta dele, para o do cliente. O To Bill indica quantos foram enviados e, para os outros, porquê: cliente sem endereço de e-mail, orçamento anulado ou já convertido em fatura, orçamento enviado há menos de 30 segundos. Um envio agrupado conta no máximo 50 orçamentos: acima disso, Por e-mail fica a cinzento e o To Bill explica porquê, por exemplo «No máximo 50 orçamentos por envio: escolheu 64.»

Entregou-o em mão? Na lista, abra o menu … da linha e depois Marcar como enviado.

Registar a resposta do cliente

• O cliente responde online. No portal dele, clica em Aceitar ou Rejeitar, com um motivo se o desejar. O estado muda sozinho e o To Bill envia-lhe um e-mail. O motivo de uma recusa aparece também na página do orçamento, em Motivo da recusa. Passado o dia de Válido até, o cliente já não pode aceitar online: consulte O portal do cliente.
• O cliente responde por telefone ou por e-mail. Na página do orçamento (1), clique em Marcar como aceite (2). Para uma recusa, abra o menu … e depois Marcar como recusado.
• O cliente disse que sim antes mesmo do envio. Na página de um orçamento a aguardar envio, abra o menu … e depois Marcar como aceite.
• O cliente muda de ideias. Um orçamento aceite pode ser marcado como recusado, e um orçamento recusado como aceite, a partir do mesmo menu …. Um orçamento convertido ou anulado já não muda de estado.

Transformar o orçamento em fatura

1. Abra o orçamento aceite.

2. Clique em Converter em fatura (1).

   

3. Abre-se o editor da nova fatura. Retoma o cliente, as linhas, as secções, os descontos, o título, as notas e a moeda do orçamento.

4. Verifique a Data da fatura: o To Bill retoma a data do orçamento. Coloque a data do dia, se for necessário. O vencimento segue o prazo de pagamento do cliente.

5. Grave e depois envie a fatura. Consulte Enviar uma fatura.

O orçamento passa ao estado Convertido em fatura. A página dele propõe Ver a fatura.

Um orçamento que não foi aceite também se converte, esteja a aguardar envio, enviado, recusado ou expirado: na página dele, … › Converter em fatura, ou, na lista, o botão Converter em fatura da linha (quando a lista não é suficientemente larga, num portátil por exemplo, mostra apenas o ícone: passe o rato por cima para ver o nome). O To Bill pergunta primeiro Este orçamento não foi aceite. Convertê-lo em fatura mesmo assim?: confirme com Converter em fatura. Só um orçamento anulado não se converte.

Uma única fatura por orçamento

A conversão retoma todo o orçamento. Para faturar em várias vezes, divida a fatura em parcelas: consulte Pagamento em parcelas. Um orçamento convertido já não se altera nem se elimina: para o anular, anule a fatura correspondente.

Alterar ou eliminar um orçamento

• Alterar. Na página do orçamento, clique em Editar (ou … › Editar). O orçamento mantém o número e o estado: um orçamento enviado continua Enviado, e o portal do seu cliente mostra de imediato a última versão. Avise o seu cliente, ou reenvie-o com … › Reenviar por e-mail.
• Prolongar um orçamento expirado. Passado o dia de Válido até, a página do orçamento indica, por exemplo, Expirado há 3 dias, e o seu cliente já não o pode aceitar online. Para prolongar a proposta, clique em Editar e escolha uma nova data em Válido até: o orçamento continua Enviado e o seu cliente pode voltar a aceitá-lo. Também o pode converter em fatura tal como está.
• Eliminar ou anular. Só um orçamento nunca enviado, nem por e-mail nem marcado como enviado, se elimina (… › Eliminar). Qualquer outro orçamento anula-se (… › Anular orçamento): fica na sua lista com o seu número, com o estado Anulado. É definitivo: um orçamento anulado já não pode ser alterado, enviado, aceite nem convertido. Para retomar a proposta, crie um novo orçamento.
• Vários de uma vez. Assinale-os na lista. Eliminar só fica ativo se todos forem orçamentos nunca enviados; caso contrário, use Anular orçamentos. Um orçamento já convertido em fatura fica tal como está: para o anular, anule a fatura correspondente.

Base legal

• Uma proposta feita com um prazo de aceitação vincula o seu autor até ao termo desse prazo: art. 3 do Código das Obrigações (CO). Sem prazo, vincula-o até ao momento em que lhe possa chegar uma resposta enviada a tempo: art. 5 CO.
• Um orçamento não é uma fatura: não tem fatura QR e não entra nem na contabilidade nem na declaração do IVA.