Fare un preventivo e trasformarlo in fattura

Un preventivo presenta la sua offerta al cliente: le prestazioni, i prezzi e l’IVA. Si crea come una fattura. Quando il cliente lo accetta, un clic lo trasforma in fattura.

L’elenco dei preventivi

Nel menu, sotto Vendite, apra Preventivi.

1. Aggiungi crea un preventivo.
2. Le schede ordinano i suoi preventivi per stato. La barra dei filtri cerca per numero, cliente, titolo o importo. La vista In attesa di risposta elenca i preventivi inviati senza risposta.

Stato	Che cosa significa
In attesa di invio	Il preventivo è registrato, il cliente non l’ha ancora ricevuto.
Inviato	Il cliente l’ha ricevuto. Lei attende la sua risposta.
Accettato	Il cliente ha detto sì, online o direttamente a lei.
Rifiutato	Il cliente ha detto no.
Convertito in fattura	Dal preventivo è stata creata una fattura. Non cambia più.
Annullato	Un preventivo già inviato che lei ha annullato. Resta nel suo elenco con il suo numero, e non si invia, non si modifica, non si accetta e non si converte più.

Sul cruscotto, la cifra Tasso di conversione dei preventivi non conta i preventivi annullati.

Creare un preventivo

1. In Preventivi, clicchi su Aggiungi.
2. Cliente. Scelga il cliente in Selezioni un cliente..., oppure lo crei con Nuovo cliente.
3. Date e riferimenti. Verifichi il Riferimento, proposto da To Bill, la Data e la Valuta. Valido fino al è l’ultimo giorno in cui la sua offerta la vincola: To Bill propone una data, la cambi se necessario. Indichi un Titolo del preventivo, per esempio «Allestimento della reception».
4. Righe. Aggiunga le sue righe come in una fattura: digiti il nome di un articolo, adatti la quantità, poi prema Invio o clicchi su Aggiungi. Scelga l’IVA: IVA globale, IVA per articolo o Senza IVA.
5. Opzioni. Aggiunga se necessario uno sconto in Sconti e spese e le sue condizioni nella riga Note.
6. Verifichi l’anteprima. Clicchi su Invia per inviarlo subito (veda più sotto), oppure lasci l’editor: il preventivo è già salvato.

Il preventivo si salva da solo appena ha un cliente e una riga, nello stato In attesa di invio; non c’è un pulsante per salvarlo. L’editor è lo stesso delle fatture: la guida Creare una fattura descrive ogni parte, il salvataggio automatico e i tipi di IVA allo 0 %. Un preventivo si paga in una volta sola: gli acconti si fissano sulla fattura che ne deriverà.

Indichi la durata di validità

Un preventivo con un termine per l’accettazione la vincola fino alla scadenza di quel termine. Senza termine, la vincola per il tempo ragionevole di una risposta. La data di Valido fino al figura sul preventivo e nel portale del cliente: la scelga con cura.

Inviare il preventivo

1. Nell’elenco, clicchi sul numero del preventivo. La sua pagina si apre con l’anteprima del PDF.
2. Clicchi su Invia. Dall’editor, Invia salva il preventivo e apre lo stesso invio.
3. Verifichi il Destinatario, l’Oggetto dell'email e il Tipo di messaggio, poi clicchi su Invia.

Il cliente riceve il PDF in allegato e un link al suo portale clienti, dove può accettare o rifiutare il preventivo. Un preventivo in attesa di invio passa a Inviato; un preventivo già accettato o rifiutato che lei invia di nuovo mantiene il suo stato.

Per inviarne più di uno, li selezioni nella lista, poi Invia › Via email: ognuno parte all’indirizzo e-mail del contatto scelto sul preventivo, altrimenti a quello del suo cliente. To Bill dice quanti sono partiti e, per gli altri, perché: cliente senza indirizzo e-mail, preventivo annullato o già convertito in fattura, preventivo inviato meno di 30 secondi fa. Un invio raggruppato conta al massimo 50 preventivi: oltre, Via email resta disattivato e To Bill lo spiega, per esempio «Al massimo 50 preventivi per invio: ne ha scelti 64.»

L’ha consegnato di persona? Nell’elenco, apra il menu … della riga, poi Contrassegna come inviato.

Registrare la risposta del cliente

• Il cliente risponde online. Sul suo portale, clicca su Accetta o Rifiuta, con un motivo se lo desidera. Lo stato cambia da solo e lei riceve un’e-mail. Il motivo di un rifiuto compare anche sulla pagina del preventivo, sotto Motivo del rifiuto. Passato il giorno indicato in Valido fino al, il cliente non può più accettare online: veda Il portale clienti.
• Il cliente risponde per telefono o per e-mail. Sulla pagina del preventivo (1), clicchi su Contrassegna come accettato (2). Per un rifiuto, apra il menu …, poi Contrassegna come rifiutato.
• Il cliente ha detto sì ancora prima dell’invio. Sulla pagina di un preventivo in attesa di invio, apra il menu …, poi Contrassegna come accettato.
• Il cliente cambia idea. Dallo stesso menu …, un preventivo accettato si contrassegna come rifiutato, e un preventivo rifiutato come accettato. Un preventivo convertito o annullato non cambia più stato.

Trasformare il preventivo in fattura

1. Apra il preventivo accettato.

2. Clicchi su Converti in fattura (1).

   

3. Si apre l’editor della nuova fattura. Riprende dal preventivo il cliente, le righe, le sezioni, gli sconti, il titolo, le note e la valuta.

4. Verifichi la Data della fattura: To Bill riprende la data del preventivo. Inserisca la data del giorno, se necessario. La scadenza segue il termine di pagamento del cliente.

5. Salvi, poi invii la fattura. Veda Inviare una fattura.

Il preventivo passa allo stato Convertito in fattura. La sua pagina propone Vedi la fattura.

Si converte anche un preventivo non accettato, che sia in attesa di invio, inviato, rifiutato o scaduto: sulla sua pagina, … › Converti in fattura, oppure nell’elenco, il pulsante Converti in fattura della sua riga (quando l’elenco non è abbastanza largo, per esempio su un portatile, mostra solo la sua icona: passi il mouse sopra per vederne il nome). To Bill chiede prima Questo preventivo non è stato accettato. Vuole comunque trasformarlo in fattura?: confermi con Convertire in fattura. Solo un preventivo annullato non si converte.

Una sola fattura per preventivo

La conversione riprende tutto il preventivo. Per fatturare in più volte, suddivida la fattura in rate: veda Pagamento a rate. Un preventivo convertito non si modifica né si elimina più: per annullarlo, annulli la sua fattura.

Modificare o eliminare un preventivo

• Modifica. Sulla pagina del preventivo, clicchi su Modifica (o … › Modifica). Il preventivo mantiene il suo numero e il suo stato: un preventivo inviato resta Inviato, e il portale del suo cliente ne mostra subito l’ultima versione. Avvisi il suo cliente, oppure glielo invii di nuovo con … › Invia di nuovo per e-mail.
• Prorogare un preventivo scaduto. Passato il giorno indicato in Valido fino al, la pagina del preventivo indica per esempio Scaduto da 3 giorni, e il suo cliente non può più accettarlo online. Per prorogare l’offerta, clicchi su Modifica e scelga una nuova data in Valido fino al: il preventivo resta Inviato, e il suo cliente può di nuovo accettarlo. Può anche convertirlo in fattura così com’è.
• Eliminare o annullare. Solo un preventivo mai inviato, né per e-mail né contrassegnato come inviato, si elimina (… › Elimina). Ogni altro preventivo si annulla (… › Annulla preventivo): resta nel suo elenco con il suo numero, nello stato Annullato. È definitivo: un preventivo annullato non si modifica, non si invia, non si accetta e non si converte più. Per riprendere l’offerta, crei un nuovo preventivo.
• Più preventivi insieme. Li selezioni nell’elenco. Elimina si attiva solo se sono tutti preventivi mai inviati; altrimenti, usi Annullare i preventivi. Un preventivo già convertito in fattura resta com’è: per annullarlo, annulli la sua fattura.

Base legale

• Chi propone la conclusione di un contratto stabilendo un termine per l’accettazione rimane vincolato alla proposta fino alla scadenza del termine: art. 3 CO. Senza termine, il proponente rimane vincolato fino al momento in cui può attendersi l’arrivo di una risposta spedita a tempo: art. 5 CO.
• Un preventivo non è una fattura: non ha QR-fattura e non entra né nella contabilità né nel rendiconto IVA.