Hacer un presupuesto y convertirlo en factura

Un presupuesto presenta su oferta al cliente: las prestaciones, los precios y el IVA. Se crea como una factura. Cuando el cliente lo acepta, un clic lo convierte en factura.

La lista de presupuestos

En el menú, bajo Ventas, abra Presupuestos.

1. Agregar crea un presupuesto.
2. Las pestañas ordenan sus presupuestos por estado. La barra de filtros busca por número, cliente, título o importe. La vista Esperando respuesta muestra los presupuestos enviados que no tienen respuesta.

Estado	Lo que significa
Pendiente de envío	El presupuesto está guardado; el cliente todavía no lo ha recibido.
Enviado	El cliente lo ha recibido. Usted espera su respuesta.
Aceptado	El cliente ha dicho que sí, en línea o directamente a usted.
Rechazado	El cliente ha dicho que no.
Convertido en factura	Se ha creado una factura a partir del presupuesto. Ya no cambia.
Cancelado	Un presupuesto ya enviado que usted ha anulado. Permanece en su lista con su número, y ya no se envía, ni se modifica, ni se acepta, ni se convierte.

En el tablero, la cifra Tasa de conversión de presupuestos no cuenta los presupuestos anulados.

Crear un presupuesto

1. En Presupuestos, haga clic en Agregar. El editor se abre en una sola página, con la vista previa del PDF a la derecha.
2. Cliente. Elija el cliente en Seleccionar un cliente... o créelo con Cliente nuevo.
3. Fechas y referencias. Compruebe la Referencia, que To Bill le propone, la Fecha y la Moneda. Válido hasta es el último día en que su oferta le compromete: To Bill propone una fecha; cámbiela si es necesario. Indique un Título del presupuesto, por ejemplo «Acondicionamiento de la recepción».
4. Líneas. Añada sus líneas como en una factura: escriba el nombre de un artículo, ajuste la cantidad y pulse Intro o haga clic en Añadir. Elija el IVA: IVA global, IVA por artículo o Sin IVA.
5. Opciones. Si es necesario, añada un descuento en Descuentos y gastos y sus condiciones en Notas.
6. Compruebe la vista previa. Haga clic en Enviar para enviarlo enseguida (véase más abajo) o salga del editor: el presupuesto ya está guardado.

El presupuesto se guarda solo en cuanto tiene un cliente y una línea, con el estado Pendiente de envío; no hay ningún botón para guardarlo. El editor es el mismo que el de las facturas: la guía Crear una factura detalla cada parte, el guardado automático y los tipos de IVA al 0 %. Un presupuesto se paga de una vez: los pagos a plazos se organizan en la factura que salga de él.

Indique el plazo de validez

Un presupuesto con un plazo de aceptación le compromete hasta que ese plazo termina. Sin plazo, le compromete durante el tiempo razonable que necesita una respuesta. La fecha de Válido hasta figura en el presupuesto y en el portal del cliente: elíjala con cuidado.

Enviar el presupuesto

1. En la lista, haga clic en el número del presupuesto. Su página se abre con la vista previa del PDF.
2. Haga clic en Enviar. Desde el editor, Enviar guarda el presupuesto y abre el mismo envío.
3. Compruebe el Destinatario, el Asunto del correo electrónico y el Tipo de mensaje y haga clic en Enviar.

El cliente recibe el PDF como archivo adjunto y un enlace a su portal del cliente, donde puede aceptar o rechazar el presupuesto. Un presupuesto pendiente de envío pasa a Enviado; un presupuesto ya aceptado o rechazado que usted vuelve a enviar conserva su estado.

Para enviar varios, márquelos en la lista y elija Enviar › Por correo electrónico: cada uno sale a la dirección de correo del contacto elegido en el presupuesto o, si no lo hay, a la de su cliente. To Bill indica cuántos han salido y, para los demás, por qué: cliente sin dirección de correo, presupuesto anulado o ya convertido en factura, presupuesto enviado hace menos de 30 segundos. Un envío agrupado incluye 50 presupuestos como máximo: por encima, Por correo electrónico permanece en gris y To Bill lo explica, por ejemplo «Como máximo 50 presupuestos por envío: ha elegido 64.»

¿Lo ha entregado en mano? En la lista, abra el menú … de la fila y elija Marcar como enviado.

Registrar la respuesta del cliente

• El cliente responde en línea. En su portal, hace clic en Aceptar o Rechazar, con un motivo si lo desea. El estado cambia solo y usted recibe un correo electrónico. El motivo de un rechazo también se muestra en la página del presupuesto, en Motivo del rechazo. Pasado el día de Válido hasta, el cliente ya no puede aceptar en línea: consulte El portal del cliente.
• El cliente responde por teléfono o por correo electrónico. En la página del presupuesto (1), haga clic en Marcar como aceptado (2). Para un rechazo, abra el menú … y elija Marcar como rechazado.
• El cliente ha dicho que sí antes incluso del envío. En la página de un presupuesto pendiente de envío, abra el menú … y elija Marcar como aceptado.
• El cliente cambia de opinión. Un presupuesto aceptado se marca como rechazado, y un presupuesto rechazado, como aceptado, desde el mismo menú …. Un presupuesto convertido o anulado ya no cambia de estado.

Convertir el presupuesto en factura

1. Abra el presupuesto aceptado.

2. Haga clic en Convertir en factura (1).

   

3. Se abre el editor de la nueva factura. Retoma el cliente, las líneas, las secciones, los descuentos, el título, las notas y la moneda del presupuesto.

4. Compruebe la Fecha de factura: To Bill retoma la fecha del presupuesto. Ponga la fecha del día si es necesario. El vencimiento sigue el plazo de pago del cliente.

5. Guarde y envíe la factura. Consulte Enviar una factura.

El presupuesto pasa al estado Convertido en factura. Su página propone Ver la factura.

Un presupuesto que no está aceptado también se convierte, tanto si está pendiente de envío como enviado, rechazado o caducado: en su página, … › Convertir en factura o, en la lista, el botón Convertir en factura de su fila (cuando la lista no es lo bastante ancha, en un portátil por ejemplo, solo muestra su icono: pase el ratón por encima para ver su nombre). To Bill pregunta primero Este presupuesto no ha sido aceptado. ¿Convertirlo en factura de todos modos?: confirme con Convertir en factura. Solo un presupuesto anulado no se convierte.

Una sola factura por presupuesto

La conversión retoma el presupuesto entero. Para facturar en varias veces, reparta la factura en plazos: consulte Pago a plazos. Un presupuesto convertido ya no se modifica ni se elimina: para anularlo, anule su factura.

Modificar o eliminar un presupuesto

• Modificar. En la página del presupuesto, haga clic en Modificar (o … › Modificar). El presupuesto conserva su número y su estado: un presupuesto enviado sigue Enviado, y el portal de su cliente muestra en el acto su última versión. Avise a su cliente, o vuelva a enviárselo con … › Volver a enviar por correo electrónico.
• Prorrogar un presupuesto caducado. Pasado el día de Válido hasta, la página del presupuesto indica, por ejemplo, Caducado hace 3 días, y su cliente ya no puede aceptarlo en línea. Para prorrogar la oferta, haga clic en Modificar y elija una nueva fecha en Válido hasta: el presupuesto sigue Enviado y su cliente puede volver a aceptarlo. También puede convertirlo en factura tal cual.
• Eliminar o anular. Solo se elimina un presupuesto que nunca se ha enviado, ni por correo electrónico ni marcado como enviado (… › Eliminar). Cualquier otro presupuesto se anula (… › Anular presupuesto): permanece en su lista con su número, con el estado Cancelado. Es definitivo: un presupuesto anulado ya no se modifica, ni se envía, ni se acepta, ni se convierte. Para retomar la oferta, cree un presupuesto nuevo.
• Varios a la vez. Márquelos en la lista. Eliminar solo se activa si todos son presupuestos que nunca se han enviado; si no, use Anular presupuestos. Un presupuesto ya convertido en factura se queda tal cual: para anularlo, anule su factura.

Base legal

• Una oferta hecha con un plazo de aceptación obliga a su autor hasta que vence el plazo: art. 3 del Código de Obligaciones (CO). Sin plazo, le obliga hasta el momento en que puede llegarle una respuesta enviada a tiempo: art. 5 CO.
• Un presupuesto no es una factura: no tiene factura QR y no entra ni en la contabilidad ni en la declaración del IVA.