Ein Angebot erstellen und in eine Rechnung umwandeln

Ein Angebot zeigt dem Kunden, was Sie anbieten: Leistungen, Preise und MWST. Sie erstellen es wie eine Rechnung. Nimmt der Kunde es an, machen Sie mit einem Klick eine Rechnung daraus.

Die Angebotsliste

Öffnen Sie im Menü unter Verkauf die Seite Angebote.

1. Hinzufügen erstellt ein Angebot.
2. Die Registerkarten ordnen Ihre Angebote nach Status. Die Filterleiste sucht nach Nummer, Kunde, Titel oder Betrag. Die Ansicht Warten auf Antwort listet die gesendeten Angebote ohne Antwort.

Status	Was er bedeutet
Warten auf Versand	Das Angebot ist gespeichert, der Kunde hat es noch nicht erhalten.
Gesendet	Der Kunde hat es erhalten. Sie warten auf seine Antwort.
Angenommen	Der Kunde hat zugesagt, online oder bei Ihnen.
Abgelehnt	Der Kunde hat abgesagt.
In Rechnung umgewandelt	Aus dem Angebot wurde eine Rechnung erstellt. Es ändert sich nicht mehr.
Storniert	Ein bereits gesendetes Angebot, das Sie storniert haben. Es bleibt mit seiner Nummer in Ihrer Liste und wird nicht mehr gesendet, geändert, angenommen oder umgewandelt.

In der Übersicht zählt die Kennzahl Umwandlungsquote der Angebote stornierte Angebote nicht mit.

Ein Angebot erstellen

1. Klicken Sie unter Angebote auf Hinzufügen. Der Editor öffnet sich auf einer einzigen Seite, rechts die Vorschau des PDF.
2. Kunde. Wählen Sie den Kunden unter Kunden auswählen... oder erstellen Sie ihn mit Neuer Kunde.
3. Daten und Referenzen. Prüfen Sie die von To Bill vorgeschlagene Referenz, das Datum und die Währung. Gültig bis ist der letzte Tag, an dem Ihr Angebot verbindlich ist: To Bill schlägt ein Datum vor, ändern Sie es bei Bedarf. Geben Sie einen Angebotstitel ein, zum Beispiel «Einrichtung des Empfangs».
4. Positionen. Fügen Sie Ihre Positionen wie in einer Rechnung hinzu: Tippen Sie den Namen eines Artikels ein, passen Sie die Menge an und drücken Sie Enter oder klicken Sie auf Hinzufügen. Wählen Sie die MWST: Gesamt-Mehrwertsteuer, Mehrwertsteuer pro Artikel oder Ohne MWST.
5. Optionen. Fügen Sie bei Bedarf unter Rabatte und Gebühren einen Rabatt hinzu und unter Notizen Ihre Bedingungen.
6. Prüfen Sie die Vorschau. Klicken Sie auf Senden, um es sofort zu senden (siehe unten), oder verlassen Sie den Editor: Das Angebot ist bereits gespeichert.

Das Angebot speichert sich von selbst, sobald es einen Kunden und eine Position hat, im Status Warten auf Versand; eine Schaltfläche zum Speichern gibt es nicht. Der Editor ist derselbe wie für Rechnungen: Die Anleitung Eine Rechnung erstellen beschreibt jeden Teil, das automatische Speichern und die MWST-Arten zu 0 % im Detail. Ein Angebot wird in einer Zahlung beglichen: Raten legen Sie auf der Rechnung fest, die daraus entsteht.

Geben Sie die Gültigkeitsdauer an

Ein Angebot mit einer Annahmefrist bindet Sie bis zum Ablauf dieser Frist. Ohne Frist bindet es Sie so lange, wie eine Antwort vernünftigerweise dauert. Das Datum unter Gültig bis steht auf dem Angebot und im Kundenportal: Wählen Sie es sorgfältig.

Das Angebot senden

1. Klicken Sie in der Liste auf die Nummer des Angebots. Seine Seite öffnet sich mit der Vorschau des PDF.
2. Klicken Sie auf Senden. Im Editor speichert Senden das Angebot und öffnet denselben Versand.
3. Prüfen Sie Empfänger, Betreff der E-Mail und Nachrichtentyp und klicken Sie dann auf Senden.

Der Kunde erhält das PDF als Anhang und einen Link zu seinem Kundenportal, wo er das Angebot annehmen oder ablehnen kann. Ein Angebot, das auf den Versand wartet, wechselt auf Gesendet; ein bereits angenommenes oder abgelehntes Angebot, das Sie erneut senden, behält seinen Status.

Um mehrere zu senden, markieren Sie sie in der Liste und wählen Sie Senden › Per E-Mail: Jedes geht an die E-Mail-Adresse des Kontakts, der auf dem Angebot gewählt ist, sonst an jene seines Kunden. To Bill sagt, wie viele gesendet wurden und warum die anderen nicht: Kunde ohne E-Mail-Adresse, Angebot storniert oder bereits in eine Rechnung umgewandelt, Angebot vor weniger als 30 Sekunden gesendet. Ein Sammelversand umfasst höchstens 50 Angebote: Darüber bleibt Per E-Mail ausgegraut, und To Bill erklärt es, zum Beispiel «Höchstens 50 Angebote pro Versand: Sie haben 64 ausgewählt.»

Sie haben es persönlich übergeben? Öffnen Sie in der Liste das Menü … der Zeile und dann Als gesendet markieren.

Die Antwort des Kunden erfassen

• Der Kunde antwortet online. In seinem Portal klickt er auf Annehmen oder Ablehnen, auf Wunsch mit einer Begründung. Der Status ändert sich von selbst, und Sie erhalten eine E-Mail. Der Grund einer Ablehnung erscheint auch auf der Seite des Angebots, unter Ablehnungsgrund. Nach dem Tag Gültig bis kann der Kunde nicht mehr online annehmen: siehe Das Kundenportal.
• Der Kunde antwortet per Telefon oder E-Mail. Klicken Sie auf der Seite des Angebots (1) auf Als angenommen markieren (2). Bei einer Absage öffnen Sie das Menü … und dann Als abgelehnt markieren.
• Der Kunde hat schon vor dem Versand zugesagt. Öffnen Sie auf der Seite eines Angebots, das auf den Versand wartet, das Menü … und dann Als angenommen markieren.
• Der Kunde ändert seine Meinung. Ein angenommenes Angebot lässt sich als abgelehnt markieren und ein abgelehntes als angenommen, im selben Menü …. Ein umgewandeltes oder storniertes Angebot ändert seinen Status nicht mehr.

Das Angebot in eine Rechnung umwandeln

1. Öffnen Sie das akzeptierte Angebot.

2. Klicken Sie auf In Rechnung umwandeln (1).

   

3. Der Editor der neuen Rechnung öffnet sich. Sie übernimmt Kunde, Positionen, Abschnitte, Rabatte, Titel, Notizen und Währung des Angebots.

4. Prüfen Sie das Rechnungsdatum: To Bill übernimmt das Datum des Angebots. Setzen Sie bei Bedarf das heutige Datum ein. Die Fälligkeit richtet sich nach der Zahlungsfrist des Kunden.

5. Speichern Sie und senden Sie die Rechnung. Siehe Eine Rechnung senden.

Das Angebot erhält den Status In Rechnung umgewandelt. Seine Seite bietet Rechnung anzeigen an.

Auch ein nicht angenommenes Angebot lässt sich umwandeln, ob es auf den Versand wartet, gesendet, abgelehnt oder abgelaufen ist: auf seiner Seite … › In Rechnung umwandeln oder in der Liste die Schaltfläche In Rechnung umwandeln seiner Zeile (ist die Liste nicht breit genug, etwa auf einem Laptop, zeigt sie nur ihr Symbol: Fahren Sie mit der Maus darüber, um ihren Namen zu sehen). To Bill fragt zuerst Dieses Angebot wurde nicht angenommen. Trotzdem in eine Rechnung umwandeln?: Bestätigen Sie mit In Rechnung umwandeln. Nur ein storniertes Angebot lässt sich nicht umwandeln.

Eine einzige Rechnung pro Angebot

Die Umwandlung übernimmt das ganze Angebot. Um in mehreren Teilen abzurechnen, teilen Sie die Rechnung in Raten auf: siehe Ratenzahlung. Ein umgewandeltes Angebot lässt sich weder ändern noch löschen: Um es aufzuheben, stornieren Sie seine Rechnung.

Ein Angebot ändern oder löschen

• Bearbeiten. Klicken Sie auf der Seite des Angebots auf Bearbeiten (oder … › Bearbeiten). Das Angebot behält seine Nummer und seinen Status: Ein gesendetes Angebot bleibt Gesendet, und das Portal Ihres Kunden zeigt sofort seine neueste Fassung. Informieren Sie Ihren Kunden oder senden Sie es ihm mit … › Erneut per E-Mail senden noch einmal.
• Ein abgelaufenes Angebot verlängern. Nach dem Tag Gültig bis zeigt die Seite des Angebots zum Beispiel Seit 3 Tagen abgelaufen, und Ihr Kunde kann es nicht mehr online annehmen. Um das Angebot zu verlängern, klicken Sie auf Bearbeiten und wählen unter Gültig bis ein neues Datum: Das Angebot bleibt Gesendet, und Ihr Kunde kann es wieder annehmen. Sie können es auch unverändert in eine Rechnung umwandeln.
• Löschen oder stornieren. Nur ein nie gesendetes Angebot, weder per E-Mail noch als gesendet markiert, lässt sich löschen (… › Löschen). Jedes andere Angebot wird storniert (… › Angebot stornieren): Es bleibt mit seiner Nummer in Ihrer Liste, im Status Storniert. Das ist endgültig: Ein storniertes Angebot wird nicht mehr geändert, gesendet, angenommen oder umgewandelt. Um das Angebot wieder aufzunehmen, erstellen Sie ein neues Angebot.
• Mehrere auf einmal. Markieren Sie sie in der Liste. Löschen ist nur aktiv, wenn alle nie gesendete Angebote sind; sonst verwenden Sie Angebote stornieren. Ein bereits in eine Rechnung umgewandeltes Angebot bleibt, wie es ist: Um es aufzuheben, stornieren Sie seine Rechnung.

Rechtsgrundlage

• Wer einen Antrag mit einer Frist für die Annahme stellt, bleibt bis zu deren Ablauf gebunden: Art. 3 OR. Ohne Frist bleibt er so lange gebunden, bis er den Eingang einer rechtzeitig abgesandten Antwort erwarten darf: Art. 5 OR.
• Ein Angebot ist keine Rechnung: Es hat keine QR-Rechnung und fliesst weder in die Buchhaltung noch in die MWST-Abrechnung ein.