Chiedere a un cliente i giustificativi mancanti
Ogni mese mancano scontrini e fatture. Il cockpit trova le operazioni senza giustificativo e prepara il messaggio per il suo cliente. Lei lo rilegge, poi lo invia.
Prima di iniziare
- Deve essere Proprietario, Admin o Collaboratore dello studio: un Lettore non prepara richieste.
- L’azienda deve permetterle di vedere le sue spese.
Che cosa il cockpit conta come giustificativo mancante
Per il mese scelto:
- le registrazioni del giornale senza giustificativo;
- le spese registrate senza ricevuta né fattura allegata.
Il riquadro Copilota fiduciario della panoramica del mandato ne indica il numero, ad esempio 3 operazioni senza giustificativo questo mese. Prima del primo calcolo, indica Giustificativi mancanti: rediga la sintesi per contarli.
Preparare e inviare la richiesta
Apra il mandato. Nel riquadro Copilota fiduciario, scelga il Mese.
Clicchi su Prepara la richiesta al cliente. Si apre la finestra Richiesta di giustificativi mancanti con una bozza che elenca ogni operazione: la data, l’importo, il fornitore e la descrizione.
Verifichi il Destinatario (1). È l’indirizzo dell’azienda, oppure quello di uno dei suoi utenti.
Rilegga l’Oggetto e il Messaggio. Li modifichi liberamente: aggiunga una scadenza, tolga un’operazione.
Clicchi su Invia (3). La richiesta parte con il suo indirizzo per la risposta: il suo cliente le risponde direttamente.
Per scrivere dal suo programma di posta, o a un altro indirizzo, clicchi su Copia (2): l’oggetto e il messaggio vengono copiati; li incolli nella sua e-mail.
Nulla parte senza di Lei
Il messaggio parte solo quando Lei clicca su Invia. La bozza è scritta nella lingua dell’azienda. Se l’IA dell’azienda è attivata, redige lei la bozza (Bozza redatta dall’IA); altrimenti To Bill usa un modello (Bozza standard). In entrambi i casi, la rilegga.
In fondo al riquadro, le ultime richieste compaiono con il loro stato: Bozza o Inviata, con il destinatario e la data.
| Messaggio | Che cosa fare |
|---|---|
| Questo indirizzo non appartiene all’azienda | Scelga l’indirizzo dell’azienda o di uno dei suoi utenti, oppure clicchi su Copia e invii dal suo programma di posta. |
| L’invio non è riuscito. La bozza è conservata | Riprovi, oppure copi il testo nel suo programma di posta. |
| Troppe richieste in poco tempo | Attenda qualche minuto. |
Che cosa fa il suo cliente
Il suo cliente aggiunge i giustificativi in To Bill, dove Lei li ritrova:
- allega la ricevuta alla spesa: veda I giustificativi e la scansione;
- deposita le sue ricevute e fatture in Da convalidare, dove il pilota automatico le legge: veda Il pilota automatico dei giustificativi;
- fotografa lo scontrino con l’app mobile: veda Scansionare un giustificativo.
I giustificativi da verificare
In Da fare, … giustificativi da verificare conta le spese dell’azienda che lo studio non ha verificato. Il pulsante Apri in To Bill apre l’elenco delle spese dell’azienda, con i loro giustificativi. Dopo aver controllato i documenti, clicchi su Segna come verificati, sulla riga di Da fare oppure sotto la casella corrispondente nel riquadro del mandato: il contatore scende. Annulla, nel messaggio, li rimette da verificare.
Base legale
- Ogni registrazione contabile è comprovata da un documento giustificativo; è giustificativo ogni documento, cartaceo o elettronico, che permette di verificare l’operazione: art. 957a cpv. 2 n. 2 e cpv. 3 CO.
- I libri e i documenti contabili si conservano dieci anni: art. 958f cpv. 1 CO.