Fehlende Belege beim Kunden anfordern
Jeden Monat fehlen Quittungen und Rechnungen. Das Cockpit findet die Buchungen ohne Beleg und bereitet die Nachricht an Ihren Kunden vor. Sie lesen sie durch und senden sie dann ab.
Bevor Sie beginnen
- Sie müssen Eigentümer, Admin oder Mitarbeiter der Kanzlei sein: Ein Betrachter bereitet keine Anfrage vor.
- Das Unternehmen muss Ihnen erlauben, seine Ausgaben zu sehen.
Was das Cockpit als fehlenden Beleg zählt
Für den gewählten Monat:
- die Buchungen im Journal ohne Beleg;
- die erfassten Ausgaben ohne angehängte Quittung oder Rechnung.
Die Karte Treuhand-Copilot in der Übersicht des Mandats nennt ihre Anzahl, zum Beispiel 3 Buchungen ohne Beleg in diesem Monat. Vor der ersten Berechnung zeigt sie Fehlende Belege: Verfassen Sie die Zusammenfassung, um sie zu zählen.
Die Anfrage vorbereiten und senden
Öffnen Sie das Mandat. Wählen Sie in der Karte Treuhand-Copilot den Monat.
Klicken Sie auf Anfrage an den Kunden vorbereiten. Das Fenster Anfrage nach fehlenden Belegen öffnet sich mit einem Entwurf, der jede Buchung auflistet: Datum, Betrag, Lieferant und Text.
Prüfen Sie den Empfänger (1). Es ist die Adresse des Unternehmens oder die eines seiner Benutzer.
Lesen Sie Betreff und Nachricht durch. Ändern Sie sie nach Belieben: Fügen Sie eine Frist hinzu, entfernen Sie eine Buchung.
Klicken Sie auf Senden (3). Die Anfrage geht hinaus, mit Ihrer Adresse als Antwortadresse: Ihr Kunde antwortet Ihnen direkt.
Um aus Ihrem eigenen E-Mail-Programm oder an eine andere Adresse zu schreiben, klicken Sie auf Kopieren (2): Betreff und Nachricht werden kopiert; fügen Sie sie in Ihre E-Mail ein.
Ohne Sie geht nichts hinaus
Die Nachricht geht erst hinaus, wenn Sie auf Senden klicken. Der Entwurf ist in der Sprache des Unternehmens verfasst. Ist die KI des Unternehmens aktiviert, verfasst sie den Entwurf (Von der KI verfasster Entwurf); andernfalls nimmt To Bill eine Vorlage (Standardentwurf). In beiden Fällen: Lesen Sie ihn durch.
Unten auf der Karte erscheinen die letzten Anfragen mit ihrem Status: Entwurf oder Gesendet, mit Empfänger und Datum.
| Meldung | Was tun |
|---|---|
| Diese Adresse gehört nicht zum Unternehmen | Wählen Sie die Adresse des Unternehmens oder eines seiner Benutzer, oder klicken Sie auf Kopieren und senden Sie aus Ihrem E-Mail-Programm. |
| Der Versand ist fehlgeschlagen. Der Entwurf bleibt erhalten | Versuchen Sie es erneut, oder kopieren Sie den Text in Ihr E-Mail-Programm. |
| Zu viele Anfragen in kurzer Zeit | Warten Sie einige Minuten. |
Was Ihr Kunde tut
Ihr Kunde fügt die Belege in To Bill hinzu, wo Sie sie wiederfinden:
- Er hängt die Quittung an die Ausgabe an: siehe Belege und Scan;
- er legt seine Quittungen und Rechnungen unter Zu prüfen ab, wo der Autopilot sie liest: siehe Der Autopilot für Belege;
- er fotografiert die Quittung mit der mobilen App: siehe Einen Beleg mit dem Smartphone scannen.
Die zu prüfenden Belege
Unter Zu erledigen zählt … Belege zu prüfen die Ausgaben des Unternehmens, die die Kanzlei noch nicht geprüft hat. Die Schaltfläche In To Bill öffnen öffnet die Liste der Ausgaben des Unternehmens, mit ihren Belegen. Sind die Belege kontrolliert, klicken Sie auf Als geprüft markieren, auf der Zeile unter Zu erledigen oder unter der Kachel auf der Karte des Mandats: Der Zähler sinkt. Rückgängig in der Meldung setzt sie wieder auf zu prüfen.
Rechtsgrundlage
- Jede Buchung beruht auf einem Buchungsbeleg; als Buchungsbeleg gilt jede Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer Form, mit der sich der Geschäftsvorfall nachvollziehen lässt: Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und Abs. 3 OR.
- Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege werden zehn Jahre aufbewahrt: Art. 958f Abs. 1 OR.