Demander les pièces manquantes à un client
Chaque mois, il manque des tickets et des factures. Le cockpit trouve les opérations sans pièce justificative et prépare le message pour votre client. Vous le relisez, puis vous l’envoyez.
Avant de commencer
- Vous devez être Propriétaire, Admin ou Collaborateur du cabinet : un Lecteur ne prépare pas de demande.
- L’entreprise doit vous permettre de voir ses dépenses.
Ce que le cockpit compte comme pièce manquante
Pour le mois choisi :
- les écritures du journal sans pièce justificative ;
- les dépenses enregistrées sans reçu ni facture joints.
La carte Copilote fiduciaire de l’aperçu du mandat en donne le nombre, par exemple 3 opérations sans pièce justificative ce mois-ci. Avant le premier calcul, elle indique Pièces manquantes : rédigez la synthèse pour les compter.
Préparer et envoyer la demande
Ouvrez le mandat. Dans la carte Copilote fiduciaire, choisissez le Mois.
Cliquez sur Préparer la demande au client. La fenêtre Demande de pièces manquantes s’ouvre avec un brouillon qui liste chaque opération : sa date, son montant, le fournisseur et le libellé.
Vérifiez le Destinataire (1). C’est l’adresse de l’entreprise, ou celle d’un de ses utilisateurs.
Relisez l’Objet et le Message. Modifiez-les librement : ajoutez une échéance, retirez une opération.
Cliquez sur Envoyer (3). La demande part, avec votre adresse en réponse : votre client vous répond directement.
Pour écrire depuis votre propre messagerie, ou à une autre adresse, cliquez sur Copier (2) : l’objet et le message sont copiés, collez-les dans votre e-mail.
Rien ne part sans vous
Le message part seulement quand vous cliquez sur Envoyer. Le brouillon est écrit dans la langue de l’entreprise. Si l’IA de l’entreprise est activée, elle rédige le brouillon (Brouillon rédigé par l’IA) ; sinon, To Bill prend un modèle (Brouillon type). Dans les deux cas, relisez-le.
En bas de la carte, les dernières demandes s’affichent avec leur statut : Brouillon ou Envoyée, avec le destinataire et la date.
| Message | Que faire |
|---|---|
| Cette adresse n’appartient pas à l’entreprise | Choisissez l’adresse de l’entreprise ou d’un de ses utilisateurs, ou cliquez sur Copier et envoyez depuis votre messagerie. |
| L’envoi a échoué. Le brouillon est conservé | Réessayez, ou copiez le texte dans votre messagerie. |
| Trop de demandes en peu de temps | Attendez quelques minutes. |
Ce que fait votre client
Votre client ajoute les pièces dans To Bill, où vous les retrouvez :
- il joint le reçu à la dépense : voir Les justificatifs et le scan ;
- il dépose ses reçus et factures dans À valider, où le pilote automatique les lit : voir Le pilote automatique des justificatifs ;
- il photographie le ticket avec l’app mobile : voir Scanner un justificatif.
Les justificatifs à revoir
Dans À traiter, … justificatifs à revoir compte les dépenses de l’entreprise que le cabinet n’a pas revues. Le bouton Ouvrir dans To Bill ouvre la liste des dépenses de l’entreprise, avec leurs pièces. Une fois les pièces vérifiées, cliquez sur Marquer revus, sur la ligne d’À traiter ou sous la tuile de la carte du mandat : le compteur redescend. Annuler, dans le message, les remet à revoir.
Base légale
- Chaque enregistrement comptable est justifié par une pièce comptable ; une pièce est tout document, sur papier ou électronique, qui permet de vérifier l’opération : art. 957a al. 2 ch. 2 et al. 3 CO.
- Les livres et les pièces comptables se conservent dix ans : art. 958f al. 1 CO.