Pedir a un cliente los justificantes que faltan
Cada mes faltan tiques y facturas. El cockpit encuentra las operaciones sin justificante y prepara el mensaje para su cliente. Usted lo revisa y lo envía. El cockpit se muestra en francés: sus textos se citan tal como aparecen, con la traducción entre paréntesis.
Antes de empezar
- Debe ser Propriétaire (propietario), Admin o Collaborateur (colaborador) del despacho: un Lecteur (lector) no prepara solicitudes.
- La empresa debe permitirle ver sus gastos.
Lo que el cockpit cuenta como justificante que falta
Para el mes elegido:
- los asientos del diario sin justificante;
- los gastos registrados sin recibo ni factura adjuntos.
La tarjeta Copilote fiduciaire (copiloto fiduciario) del resumen del mandato indica su número, por ejemplo 3 opérations sans pièce justificative ce mois-ci. (3 operaciones sin justificante este mes). Antes del primer cálculo, indica Pièces manquantes : rédigez la synthèse pour les compter. (justificantes que faltan: redacte la síntesis para contarlos).
Preparar y enviar la solicitud
Abra el mandato. En la tarjeta Copilote fiduciaire, elija el Mois (mes).
Haga clic en Préparer la demande au client (preparar la solicitud al cliente). Se abre la ventana Demande de pièces manquantes (solicitud de justificantes que faltan) con un borrador que enumera cada operación: su fecha, su importe, el proveedor y el concepto.
Compruebe el Destinataire (destinatario) (1). Es la dirección de la empresa, o la de uno de sus usuarios.
Revise el Objet (asunto) y el Message (mensaje). Modifíquelos libremente: añada un plazo, quite una operación.
Haga clic en Envoyer (enviar) (3). La solicitud sale con su dirección como dirección de respuesta: su cliente le responde directamente.
Para escribir desde su propio correo, o a otra dirección, haga clic en Copier (copiar) (2): el asunto y el mensaje se copian; péguelos en su correo electrónico.
No sale nada sin usted
El mensaje solo sale cuando usted hace clic en Envoyer. El borrador se redacta en el idioma de la empresa. Si la IA de la empresa está activada, ella redacta el borrador (Brouillon rédigé par l'IA, borrador redactado por la IA); si no, To Bill usa una plantilla (Brouillon type, borrador modelo). En ambos casos, revíselo.
En la parte inferior de la tarjeta, las últimas solicitudes aparecen con su estado: Brouillon (borrador) o Envoyée (enviada), con el destinatario y la fecha.
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| Cette adresse n'appartient pas à l'entreprise (esta dirección no pertenece a la empresa) | Elija la dirección de la empresa o de uno de sus usuarios, o haga clic en Copier y envíe el mensaje desde su correo. |
| L'envoi a échoué. Le brouillon est conservé (el envío ha fallado; el borrador se conserva) | Vuelva a intentarlo, o copie el texto en su correo. |
| Trop de demandes en peu de temps (demasiadas solicitudes en poco tiempo) | Espere unos minutos. |
Lo que hace su cliente
Su cliente añade los justificantes en To Bill, donde usted los encuentra:
- adjunta el recibo al gasto: consulte Justificantes y escaneo;
- deposita sus recibos y facturas en Por validar, donde el piloto automático los lee: consulte El piloto automático de los justificantes;
- fotografía el tique con la aplicación móvil: consulte Escanear un justificante.
Los justificantes por revisar
En À traiter, … justificatifs à revoir (… justificantes por revisar) cuenta los gastos de la empresa que el despacho no ha revisado. El botón Ouvrir dans To Bill (abrir en To Bill) abre la lista de gastos de la empresa, con sus justificantes. Una vez verificados los justificantes, haga clic en Marquer revus (marcar como revisados), en la línea de À traiter o debajo del recuadro de la tarjeta del mandato: el contador baja. Annuler (deshacer), en el mensaje, los vuelve a dejar por revisar.
Base legal
- Cada registro contable se justifica con un justificante contable; un justificante es cualquier documento, en papel o electrónico, que permite verificar la operación: art. 957a, apdo. 2, n.º 2, y apdo. 3, del Código de Obligaciones (CO).
- Los libros y los justificantes contables se conservan diez años: art. 958f, apdo. 1, CO.