Pedir a um cliente os documentos em falta
Todos os meses faltam talões e faturas. O cockpit encontra as operações sem comprovativo e prepara a mensagem para o seu cliente. Relê-a e depois envia-a. O cockpit está em francês: os botões e as mensagens são citados tal como aparecem, com a tradução entre parênteses.
Antes de começar
- Tem de ser Propriétaire (proprietário), Admin (administrador) ou Collaborateur (colaborador) do escritório: um Lecteur (leitor) não prepara pedidos.
- A empresa tem de lhe permitir ver as despesas dela.
O que o cockpit conta como documento em falta
Para o mês escolhido:
- os lançamentos do diário sem comprovativo;
- as despesas registadas sem recibo nem fatura anexados.
O cartão Copilote fiduciaire (copiloto fiduciário) do resumo do mandato indica o número, por exemplo 3 opérations sans pièce justificative ce mois-ci. (3 operações sem comprovativo este mês). Antes do primeiro cálculo, indica Pièces manquantes : rédigez la synthèse pour les compter. (documentos em falta: redija a síntese para os contar).
Preparar e enviar o pedido
Abra o mandato. No cartão Copilote fiduciaire, escolha o mês em Mois.
Clique em Préparer la demande au client (preparar o pedido ao cliente). Abre-se a janela Demande de pièces manquantes (pedido de documentos em falta) com um rascunho que lista cada operação: a data, o montante, o fornecedor e a descrição.
Verifique o Destinataire (destinatário) (1). É o endereço da empresa, ou o de um dos utilizadores dela.
Releia o Objet (assunto) e a Message (mensagem). Altere-os à vontade: acrescente um prazo, retire uma operação.
Clique em Envoyer (enviar) (3). O pedido é enviado com o seu endereço para as respostas: o seu cliente responde-lhe diretamente.
Para escrever a partir do seu próprio programa de e-mail, ou para outro endereço, clique em Copier (copiar) (2): o assunto e a mensagem são copiados; cole-os no seu e-mail.
Nada é enviado sem si
A mensagem só é enviada quando clica em Envoyer. O rascunho é escrito na língua da empresa. Se a IA da empresa estiver ativada, é ela que redige o rascunho (Brouillon rédigé par l'IA, rascunho redigido pela IA); caso contrário, o To Bill usa um modelo (Brouillon type, rascunho-tipo). Em ambos os casos, releia-o.
No fundo do cartão, os últimos pedidos aparecem com o respetivo estado: Brouillon (rascunho) ou Envoyée (enviado), com o destinatário e a data.
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| Cette adresse n'appartient pas à l'entreprise (este endereço não pertence à empresa) | Escolha o endereço da empresa ou de um dos utilizadores dela, ou clique em Copier e envie a partir do seu programa de e-mail. |
| L'envoi a échoué. Le brouillon est conservé (o envio falhou; o rascunho foi guardado) | Tente de novo, ou copie o texto para o seu programa de e-mail. |
| Trop de demandes en peu de temps (demasiados pedidos em pouco tempo) | Aguarde alguns minutos. |
O que o seu cliente faz
O seu cliente acrescenta os documentos no To Bill, onde os encontra:
- anexa o recibo à despesa: consulte Os comprovativos e a digitalização;
- deposita os recibos e as faturas em A validar, onde o piloto automático os lê: consulte O piloto automático dos comprovativos;
- fotografa o talão com a app móvel: consulte Digitalizar um comprovativo.
Os comprovativos a rever
Em À traiter, … justificatifs à revoir (… comprovativos a rever) conta as despesas da empresa que o escritório não reviu. O botão Ouvrir dans To Bill (abrir no To Bill) abre a lista das despesas da empresa, com os respetivos documentos. Depois de verificados os documentos, clique em Marquer revus (marcar como revistos), na linha de À traiter ou por baixo do mosaico do cartão do mandato: o contador desce. Annuler (anular), na mensagem, volta a pô-los por rever.
Base legal
- Cada registo contabilístico é justificado por um comprovativo; um comprovativo é qualquer documento, em papel ou eletrónico, que permita verificar a operação: art. 957a, n.º 2, ponto 2, e n.º 3, do Código das Obrigações (CO).
- Os livros e os comprovativos conservam-se durante dez anos: art. 958f, n.º 1, CO.