Der Copilot und der Nacht-Agent

Der Copilot ist ein Bereich am rechten Bildschirmrand, auf jeder Seite von To Bill. Er beantwortet Ihre Fragen zu Ihren Rechnungen, Angeboten, Kunden, Ausgaben, Zahlungseingängen, Stunden und Ihrer Buchhaltung und nennt dabei seine Quellen. Er bereitet auch Angebote und Rechnungen als Entwurf vor, die Sie vor dem Versand prüfen. Jede Nacht prüft der Nacht-Agent Ihre Bücher und bereitet Korrekturen vor, die Sie bestätigen. Ihr Treuhänder hat im Cockpit seinen eigenen Copilot: siehe Der Treuhand-Copilot.

Bevor Sie beginnen

• Die KI Ihres Unternehmens muss eingeschaltet sein, mit der Hilfe Copilot (Fragen zu Ihren Daten). Siehe Der KI-Assistent. Ist sie ausgeschaltet, sagt es der Bereich: Ein Administrator findet dort die Schaltfläche Einstellungen › KI öffnen, die anderen Benutzer lesen, wer sie einschalten kann.
• Der Copilot liest nur, was Sie in To Bill sehen dürfen (siehe Was er nie sieht).

Den Copilot öffnen

Klicken Sie oben rechts auf einer beliebigen Seite auf Copilot. Mit der Tastatur: ⌘ J auf dem Mac, Ctrl J unter Windows; dasselbe Kürzel schliesst ihn wieder. Im Editor für Rechnungen und Angebote öffnet die Schaltfläche Copilot in der oberen Leiste denselben Bereich.

Auf einem grossen Bildschirm steht der Bereich rechts, und die Seite wird daneben schmaler: Sie arbeiten weiter, während er antwortet. Auf einem schmaleren Bildschirm liegt er über der Seite; auf einem Telefon füllt er den ganzen Bildschirm.

Eine Frage stellen

1. Wählen Sie unter Probieren Sie eine Frage, oder tippen Sie Ihre eigene in das Feld unten, zum Beispiel «Wer schuldet mir noch Geld?».
2. Drücken Sie Enter (Shift Enter beginnt eine neue Zeile). Der Copilot sagt, wo er nachsieht («Ich sehe nach: Ihre Rechnungen…»), dann erscheint die Antwort nach und nach.

Die Antwort nennt ihre Quellen: Jede Zahl trägt eine kleine Nummer, und die Liste unter der Antwort öffnet die Rechnung, das Angebot, den Kunden, die Ausgabe, den Zahlungseingang, die Buchung, das Konto oder die MWST-Abrechnung, aus der sie stammt. Der Bereich bleibt offen, während Sie einer Quelle folgen (auf einem Telefon schliesst er sich). Ein Betrag, den der Copilot weder in Ihren Daten noch in Ihrer Frage findet, wird unter der Antwort gemeldet: Verlassen Sie sich nicht ungeprüft darauf. Im laufenden Geschäftsjahr enden die Zahlen der Buchhaltung heute: Eine später datierte Buchung (zum Beispiel bereits verbuchte Löhne der folgenden Monate) zählt nicht mit, und die Antwort nennt den Zeitraum, den sie abdeckt. Was Ihre Kunden Ihnen noch schulden, ist dieselbe Zahl wie in der Registerkarte Offen der Rechnungen und auf der Seite Offene Posten: in Franken, Mahngebühren inbegriffen.

Die Seite, auf der Sie sind

Über dem Fragefeld nennt eine Etikette, was Sie gerade ansehen: die geöffnete Rechnung oder das Angebot, den Kunden, die Ausgabe oder den Teil der App (Rechnungen, Buchhaltung…). Der Copilot berücksichtigt sie: Auf einer Rechnung genügt «Wie steht es um die Zahlung dieser Rechnung?». Für eine Frage ohne Bezug zur Seite entfernen Sie die Etikette mit dem Kreuz.

Ein Angebot oder eine Rechnung vorbereiten

Beschreiben Sie die Arbeit in einem Satz: «Bereiten Sie ein Angebot für Boulangerie du Lac vor: 3 Tage Beratung zu 1’200 CHF pro Tag». Der Copilot schreibt den Titel, die Positionen und die Zahlungsbedingungen. Leistungen, Mengen und Preise, die Sie angeben, übernimmt er unverändert, ohne zusätzliche Position oder Rabatt; was Sie nicht beziffern, erhält einen realistischen Schweizer Preis. Dann:

• findet er den Kunden, speichert er einen Entwurf mit seiner Nummer. Die Karte unter der Antwort zeigt den Kunden, die ersten Positionen und das Total exkl. MWST; Im Editor öffnen öffnet ihn im Editor für Angebote oder Rechnungen;
• ohne Kunden bietet die Karte In einem neuen Editor öffnen an: Der Editor öffnet sich mit den Positionen, Sie wählen den Kunden;
• sind Sie im Editor eines Angebots (oder einer Rechnung), setzt In dieses Dokument übernehmen Titel, Positionen, Rabatte, Notizen und Kunden in das geöffnete Dokument.

Es wird nichts versendet: Sie prüfen, korrigieren bei Bedarf und versenden dann aus dem Editor. Der MWST-Satz des Entwurfs ist derjenige Ihres Unternehmens; prüfen Sie ihn bei einer Leistung zu einem anderen Satz.

Er liest und bereitet vor, er handelt nicht

Der Copilot versendet, verbucht, bezahlt und löscht nichts. Bitten Sie ihn darum, sagt er Ihnen, wo Sie es in To Bill tun: Auf «Erstellen Sie eine Erinnerung für …» antwortet er mit den überfälligen Rechnungen des Kunden und dem Weg Rechnungen › die Rechnung › Erinnerung senden. Er gibt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Ihre Gespräche

Der Copilot behält Ihre Gespräche. Die Schaltfläche für den Verlauf oben im Bereich listet sie auf: Klicken Sie auf eines, um es fortzusetzen, auf den Stift, um es Umzubenennen, auf den Papierkorb, um es zu Löschen. Die Schaltfläche daneben öffnet ein Neues Gespräch.

• Ihre Gespräche sehen nur Sie: weder ein Administrator noch eine Kollegin oder ein Kollege.
• Ein gelöschtes Gespräch verliert seine Fragen und Antworten; ein vorbereiteter Entwurf bleibt bei Ihren Angeboten oder Rechnungen.
• Ein Gespräch ohne neue Frage seit 6 Monaten wird gelöscht.

Eine Frage hat höchstens 2000 Zeichen; Sie können 30 Fragen in 10 Minuten stellen.

Was er nie sieht

• Was Ihre Rechte nicht zeigen. Der Copilot liest mit Ihren Rechten, Bildschirm für Bildschirm. Ohne das Recht, Rechnungen zu sehen, liest er keine Rechnung; ohne aktive Buchhaltung und das Recht, sie zu sehen, liest er die Bücher nicht; ein Mitglied, das nur seine eigenen Stunden erfasst, liest nur diese. Er sagt Ihnen einfach, dass Ihr Zugang diese Daten nicht umfasst.
• Die Löhne, ausser ein Administrator aktiviert KI für die Löhne unter Einstellungen › KI. Selbst dann liest er nur die Summen jedes Lohnlaufs (brutto, netto, Arbeitgeberkosten, Anzahl Mitarbeitende), nie eine Lohnabrechnung, die Kirchensteuer oder Absenzen, die besonders schützenswerte Daten sind. Siehe Der KI-Assistent.

Was der Copilot an die KI sendet

Ihre Frage, dann was seine Werkzeuge in Ihren Daten gefunden haben. Die Namen Ihrer Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden und Kollegen gehen als Code hinaus und werden in der Antwort, die Sie lesen, wieder eingesetzt; IBAN, AHV-Nummern, E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden entfernt. Siehe Was die KI erhält.

Der Nacht-Agent

Jede Nacht prüft der Agent die Bücher der Unternehmen, deren KI eingeschaltet ist. Seine Ergebnisse finden Sie unter Buchhaltung › Zustand der Bücher, im Bereich Nacht-Agent.

• Die Kontrollen führt To Bill durch; die KI erklärt, was sie finden (Von der KI erklärt).
• Unter Zu bestätigen schlägt er eine fertige Korrektur vor: eine doppelte oder verwaiste Buchung Stornieren, oder einen vergessenen Beleg Verbuchen. Klicken Sie auf die Schaltfläche, lesen Sie die Bestätigung und bestätigen Sie dann: Die Buchung wird in Ihrem Namen erfasst.
• Unter Am Bildschirm zu erledigen führt Öffnen zum Bildschirm, auf dem Sie korrigieren: eine Bankabstimmung, ein beizufügender Beleg, eine zuzuordnende MWST.
• Verwerfen schliesst einen Vorschlag aus: Er kommt nicht wieder.

Jetzt prüfen startet den Agenten sofort. Findet er etwas, erhalten die Personen, die die Buchhaltung verwalten, eine Benachrichtigung: Zustand der Bücher: … Punkte zu prüfen. Ohne Ihre Bestätigung wird nichts gebucht.

In der Liste der Kontrollen unter Zustand der Bücher fragt Erklären die KI nach den wahrscheinlichen Ursachen einer fehlgeschlagenen Kontrolle und nach Wegen, sie zu beheben. Massgebend bleibt das am Bildschirm angezeigte Vorgehen. Siehe Der Zustand der Bücher.