El Copiloto y el agente nocturno

El Copiloto es un panel a la derecha de la pantalla, en todas las páginas de To Bill. Responde a sus preguntas sobre sus facturas, presupuestos, clientes, gastos, cobros, horas y contabilidad, citando sus fuentes. También prepara presupuestos y facturas en borrador, que usted revisa antes de enviarlos. Cada noche, el agente nocturno revisa sus libros y prepara las correcciones, que usted confirma. Su fiduciario tiene su propio copiloto en el cockpit: consulte El copiloto fiduciario.

Antes de empezar

• La IA de su empresa debe estar activada, con la ayuda Copiloto (preguntas sobre sus datos). Consulte El asistente IA. Si está desactivada, el panel lo indica: un administrador encuentra allí el botón Abrir Configuración › IA, y los demás usuarios leen quién puede activarla.
• El Copiloto solo lee lo que usted tiene permiso para ver en To Bill (consulte Lo que nunca ve).

Abrir el Copiloto

Haga clic en Copiloto, arriba a la derecha de cualquier página. Con el teclado: ⌘ J en Mac, Ctrl J en Windows; el mismo atajo lo cierra. En el editor de facturas y presupuestos, el botón Copiloto de la barra superior abre el mismo panel.

En una pantalla grande, el panel se coloca a la derecha y la página se estrecha a su lado: usted sigue trabajando mientras responde. En una pantalla más estrecha, se superpone a la página; en un teléfono, ocupa toda la pantalla.

Hacer una pregunta

1. Elija una pregunta en Pruebe, o escriba la suya en el campo de abajo, por ejemplo «¿Quién me debe todavía dinero?».
2. Pulse Intro (Mayús Intro pasa a la línea siguiente). El Copiloto indica lo que consulta («Consulto: sus facturas…») y la respuesta se va escribiendo poco a poco.

La respuesta cita sus Fuentes: cada cifra lleva un pequeño número, y la lista bajo la respuesta abre la factura, el presupuesto, el cliente, el gasto, el cobro, el asiento, la cuenta o la declaración del IVA de donde procede. El panel permanece abierto mientras sigue una fuente (en un teléfono, se cierra). Un importe que el Copiloto no encuentra ni en sus datos ni en su pregunta se señala bajo la respuesta: no confíe en él sin comprobarlo. Para el ejercicio en curso, las cifras de la contabilidad se detienen hoy: un asiento con una fecha posterior (por ejemplo, los salarios de los meses siguientes ya contabilizados) no se incluye, y la respuesta indica el período que cubre. Lo que sus clientes aún le deben es la misma cifra que la pestaña Por cobrar de las facturas y la página Impagados: en francos, cargos de recordatorio incluidos.

La página en la que se encuentra

Encima del campo de pregunta, una etiqueta nombra lo que está mirando: la factura o el presupuesto abierto, el cliente, el gasto, o la parte de la app (Facturas, Contabilidad…). El Copiloto lo tiene en cuenta: en una factura, basta con «¿Cómo va el pago de esta factura?». Para una pregunta sin relación con la página, quite la etiqueta con la cruz.

Preparar un presupuesto o una factura

Describa el trabajo en una frase: «Prepare un presupuesto para Boulangerie du Lac: 3 días de consultoría a 1’200 CHF por día». El Copiloto escribe el título, las líneas y las condiciones de pago. Mantiene tal cual los servicios, las cantidades y los precios que usted indica, sin líneas ni descuentos añadidos; lo que usted no cifra recibe un precio suizo realista. Y después:

• si encuentra el cliente, guarda un borrador con su número. La tarjeta bajo la respuesta muestra el cliente, las primeras líneas y el total sin IVA; Abrir en el editor lo abre en el editor de presupuestos o de facturas;
• sin cliente, la tarjeta propone Abrir en un editor nuevo: el editor se abre con las líneas, y usted elige el cliente;
• si está en el editor de un presupuesto (o de una factura), Poner en este documento coloca el título, las líneas, los descuentos, las notas y el cliente en el documento abierto.

No se envía nada: usted revisa, corrige si hace falta y envía desde el editor. El tipo de IVA del borrador es el de su empresa; compruébelo si el servicio va a otro tipo.

Lee y prepara, no actúa

El Copiloto no envía, no contabiliza, no paga ni elimina nada. Si se lo pide, le dice dónde hacerlo en To Bill: a «Prepare un recordatorio para …» responde con las facturas vencidas del cliente y la ruta Facturas › la factura › Enviar un recordatorio. No da asesoramiento fiscal ni jurídico.

Sus conversaciones

El Copiloto guarda sus conversaciones. El botón de historial, arriba en el panel, las enumera: haga clic en una para retomarla, en el lápiz para Cambiar el nombre, en la papelera para Eliminar. El botón de al lado abre una Nueva conversación.

• Sus conversaciones solo las ve usted: ni un administrador ni un colega las ven.
• Eliminar una conversación borra las preguntas y las respuestas; un borrador preparado se queda en sus presupuestos o facturas.
• Una conversación sin una nueva pregunta desde hace 6 meses se borra.

Una pregunta tiene 2000 caracteres como máximo; puede hacer 30 en 10 minutos.

Lo que nunca ve

• Lo que sus permisos no muestran. El Copiloto lee con sus permisos, pantalla por pantalla. Sin el permiso de ver las facturas, no lee ninguna factura; sin la contabilidad activa y el permiso de verla, no lee los libros; un miembro que solo registra sus horas solo lee las suyas. Simplemente le dice que su acceso no incluye esos datos.
• Las nóminas, salvo si un administrador activa IA para las nóminas en Configuración › IA. Incluso entonces, solo lee los totales de cada nómina (bruto, neto, coste para el empleador, número de empleados), nunca un recibo de salario, el impuesto eclesiástico ni las ausencias, que son datos sensibles. Consulte El asistente IA.

Lo que el Copiloto envía a la IA

Su pregunta y, después, lo que sus herramientas han encontrado en sus datos. El nombre de sus clientes, proveedores, empleados y colegas se envía en forma de código, y se vuelve a poner en la respuesta que usted lee; los IBAN, números AVS, direcciones de correo electrónico y números de teléfono se eliminan. Consulte Lo que recibe la IA.

El agente nocturno

Cada noche, el agente revisa los libros de las empresas que tienen la IA activada. Sus resultados están en Contabilidad › Salud de los libros, panel Agente nocturno.

• Los controles los hace To Bill; la IA explica lo que encuentran (Explicado por la IA).
• En Por confirmar, propone una corrección lista: Anular un asiento duplicado o huérfano, o Contabilizar un documento olvidado. Haga clic en el botón, lea la confirmación y confirme: el asiento se registra a su nombre.
• En Por tratar en pantalla, Abrir lleva a la pantalla donde corregir: una conciliación bancaria, un justificante que adjuntar, un IVA que clasificar.
• Descartar aparta una propuesta: no vuelve a aparecer.

Revisar ahora lanza el agente inmediatamente. Cuando encuentra algo, las personas que gestionan la contabilidad reciben una notificación: Estado de los libros: … puntos por revisar. No se contabiliza nada sin su confirmación.

En la lista de controles de Salud de los libros, Explicar pide a la IA las causas probables de un control fallido y las pistas para corregirlo. El procedimiento que se muestra en pantalla sigue siendo la referencia. Consulte La salud de los libros.