Il Copilota e l’agente notturno

Il Copilota è un pannello a destra dello schermo, su tutte le pagine di To Bill. Risponde alle sue domande sulle sue fatture, i preventivi, i clienti, le spese, gli incassi, le ore e la contabilità, citando le sue fonti. Prepara anche preventivi e fatture in bozza, che lei rilegge prima di inviarli. Ogni notte, l’agente notturno verifica i suoi libri e prepara le correzioni, che lei conferma. Il suo fiduciario ha il proprio copilota nel cockpit: veda Il copilota fiduciario.

Prima di iniziare

• L’IA della sua azienda deve essere attivata, con l’aiuto Copilota (domande sui suoi dati). Veda L’assistente IA. Se è disattivata, il pannello lo dice: un amministratore vi trova il pulsante Apri Impostazioni › IA, gli altri utenti leggono chi può attivarla.
• Il Copilota legge solo ciò che lei ha il diritto di vedere in To Bill (veda Che cosa non vede mai).

Aprire il Copilota

Clicchi su Copilota, in alto a destra di qualsiasi pagina. Da tastiera: ⌘ J su Mac, Ctrl J su Windows; la stessa scorciatoia lo richiude. Nell’editor delle fatture e dei preventivi, il pulsante Copilota della barra in alto apre lo stesso pannello.

Su uno schermo grande, il pannello si colloca a destra e la pagina si restringe accanto: lei continua a lavorare mentre risponde. Su uno schermo più stretto, si sovrappone alla pagina; su un telefono, occupa tutto lo schermo.

Fare una domanda

1. Scelga una domanda sotto Provi, oppure digiti la sua nel campo in basso, per esempio «Chi mi deve ancora dei soldi?».
2. Prema Invio (Maiusc Invio va a capo). Il Copilota dice che cosa sta consultando («Consulto: le fatture…»), poi la risposta si scrive man mano.

La risposta cita le sue Fonti: ogni cifra porta un piccolo numero e la lista sotto la risposta apre la fattura, il preventivo, il cliente, la spesa, l’incasso, la registrazione, il conto o il rendiconto IVA da cui proviene. Il pannello resta aperto mentre segue una fonte (su un telefono si chiude). Un importo che il Copilota non trova né nei suoi dati né nella sua domanda viene segnalato sotto la risposta: non vi faccia affidamento senza verificarlo. Per l’esercizio in corso, le cifre della contabilità si fermano a oggi: una registrazione con una data successiva (ad esempio gli stipendi dei mesi seguenti già contabilizzati) non vi rientra, e la risposta indica il periodo che copre. Ciò che i suoi clienti le devono ancora è la stessa cifra della scheda Da incassare delle fatture e della pagina Fatture aperte: in franchi, spese di sollecito comprese.

La pagina in cui si trova

Sopra il campo della domanda, un’etichetta indica ciò che sta guardando: la fattura o il preventivo aperto, il cliente, la spesa, oppure la parte dell’app (Fatture, Contabilità…). Il Copilota ne tiene conto: su una fattura, basta «A che punto è il pagamento di questa fattura?». Per una domanda senza legame con la pagina, tolga l’etichetta con la crocetta.

Preparare un preventivo o una fattura

Descriva il lavoro, in una frase: «Prepara un preventivo per Boulangerie du Lac: 3 giorni di consulenza a 1’200 CHF al giorno». Il Copilota scrive il titolo, le righe e le condizioni di pagamento. Riprende tali e quali le prestazioni, le quantità e i prezzi che indica, senza righe né sconti in più; ciò che non quantifica riceve un prezzo svizzero realistico. Poi:

• se trova il cliente, salva una bozza con il suo numero. La scheda sotto la risposta mostra il cliente, le prime righe e il totale IVA esclusa; Apri nell'editor la apre nell’editor dei preventivi o delle fatture;
• senza cliente, la scheda propone Apri in un nuovo editor: l’editor si apre con le righe e lei sceglie il cliente;
• se si trova nell’editor di un preventivo (o di una fattura), Applica a questo documento mette il titolo, le righe, gli sconti, le note e il cliente nel documento aperto.

Non viene inviato nulla: lei rilegge, corregge se necessario, poi invia dall’editor. L’aliquota IVA della bozza è quella della sua azienda; la verifichi per una prestazione a un’altra aliquota.

Legge e prepara, non agisce

Il Copilota non invia, non contabilizza, non paga e non elimina nulla. Se glielo chiede, le dice dove farlo in To Bill: a «Prepara un sollecito per …» risponde con le fatture scadute del cliente e il percorso Fatture › la fattura › Invia un sollecito. Non dà consigli fiscali o giuridici.

Le sue conversazioni

Il Copilota conserva le sue conversazioni. Il pulsante della cronologia, in alto nel pannello, le elenca: clicchi su una di esse per riprenderla, sulla matita (Rinomina) per rinominarla, sul cestino (Elimina) per eliminarla. Il pulsante accanto apre una Nuova conversazione.

• Le sue conversazioni sono visibili solo a lei: né un amministratore né un collega le vede.
• Eliminare una conversazione cancella le domande e le risposte; una bozza preparata resta nei suoi preventivi o nelle sue fatture.
• Una conversazione senza nuove domande da 6 mesi viene cancellata.

Una domanda conta al massimo 2000 caratteri; può farne 30 in 10 minuti.

Che cosa non vede mai

• Ciò che i suoi diritti non mostrano. Il Copilota legge con i suoi diritti, schermata per schermata. Senza il diritto di vedere le fatture, non legge alcuna fattura; senza la contabilità attiva e il diritto di vederla, non legge i libri; un membro che registra solo le proprie ore legge solo le sue. Le dice semplicemente che il suo accesso non comprende quei dati.
• Gli stipendi, salvo se un amministratore attiva IA per i salari in Impostazioni › IA. Anche allora, legge solo i totali di ogni paga (lordo, netto, costo del datore di lavoro, numero di dipendenti), mai un conteggio salariale, l’imposta di culto o le assenze, che sono dati degni di particolare protezione. Veda L’assistente IA.

Che cosa invia il Copilota all’IA

La sua domanda, poi ciò che i suoi strumenti hanno trovato nei suoi dati. Il nome dei suoi clienti, fornitori, dipendenti e colleghi parte sotto forma di codice, poi viene rimesso nella risposta che lei legge; gli IBAN, i numeri AVS, gli indirizzi e-mail e i numeri di telefono vengono tolti. Veda Che cosa riceve l’IA.

L’agente notturno

Ogni notte, l’agente verifica i libri delle aziende in cui l’IA è attivata. I suoi risultati si trovano in Contabilità › Salute dei libri, pannello Agente notturno.

• I controlli sono fatti da To Bill; l’IA spiega ciò che trovano (Spiegato dall'IA).
• Sotto Da confermare, propone una correzione già pronta: Stornare una registrazione doppia od orfana, oppure Contabilizzare un documento dimenticato. Clicchi sul pulsante, legga la conferma, poi confermi: la registrazione viene effettuata a suo nome.
• Sotto Da trattare a schermo, Apri porta alla schermata in cui correggere: una riconciliazione bancaria, un giustificativo da allegare, un’IVA da classificare.
• Ignora scarta una proposta: non ricompare più.

Controlla ora avvia subito l’agente. Quando trova qualcosa, le persone che gestiscono la contabilità ricevono una notifica: Stato dei libri: … punti da verificare. Nulla viene contabilizzato senza la sua conferma.

Nella lista dei controlli di Salute dei libri, Spiega chiede all’IA le cause probabili di un controllo non superato e le piste per correggerlo. La procedura mostrata sullo schermo resta il riferimento. Veda La salute dei libri.