Le Copilote et l’agent de nuit

Le Copilote est un panneau à droite de l’écran, sur toutes les pages de To Bill. Il répond à vos questions sur vos factures, vos devis, vos clients, vos dépenses, vos encaissements, vos heures et votre comptabilité, en citant ses sources. Il prépare aussi des devis et des factures en brouillon, que vous relisez avant de les envoyer. Chaque nuit, l’agent de nuit vérifie vos livres et prépare les corrections, que vous confirmez. Votre fiduciaire a son propre copilote dans le cockpit : voir Le copilote fiduciaire.

Avant de commencer

• L’IA de votre entreprise doit être activée, avec l’aide Copilote (questions sur vos données). Voir L’assistant IA. Si elle est désactivée, le panneau le dit : un administrateur y trouve le bouton Ouvrir Paramètres › IA, les autres utilisateurs lisent qui peut l’activer.
• Le Copilote lit seulement ce que vous avez le droit de voir dans To Bill (voir Ce qu’il ne voit jamais).

Ouvrir le Copilote

Cliquez sur Copilote, en haut à droite de n’importe quelle page. Au clavier : ⌘ J sur Mac, Ctrl J sous Windows ; le même raccourci le referme. Dans l’éditeur de factures et de devis, le bouton Copilote de la barre du haut ouvre le même panneau.

Sur un grand écran, le panneau se place à droite et la page se resserre à côté : vous continuez à travailler pendant qu’il répond. Sur un écran plus étroit, il passe par-dessus la page ; sur un téléphone, il occupe tout l’écran.

Poser une question

1. Choisissez une question sous Essayez, ou tapez la vôtre dans le champ du bas, par exemple « Qui me doit encore de l’argent ? ».
2. Appuyez sur Entrée (Maj Entrée passe à la ligne). Le Copilote dit ce qu’il consulte (« Je consulte : vos factures… »), puis la réponse s’écrit au fur et à mesure.

La réponse cite ses Sources : chaque chiffre porte un petit numéro, et la liste sous la réponse ouvre la facture, le devis, le client, la dépense, l’encaissement, l’écriture, le compte ou le décompte TVA d’où il vient. Le panneau reste ouvert pendant que vous suivez une source (sur un téléphone, il se ferme). Un montant que le Copilote ne trouve ni dans vos données ni dans votre question est signalé sous la réponse : ne vous y fiez pas sans vérifier. Pour l’exercice en cours, les chiffres de la comptabilité s’arrêtent à aujourd’hui : une écriture datée plus tard (les salaires des mois suivants déjà comptabilisés, par exemple) n’y entre pas, et la réponse dit la période qu’elle couvre. Ce que vos clients vous doivent encore est le même chiffre que l’onglet À encaisser des factures et la page Impayés : en francs, frais de rappel compris.

La page où vous êtes

Au-dessus du champ de question, une étiquette nomme ce que vous regardez : la facture ou le devis ouvert, le client, la dépense, ou la partie de l’app (Factures, Comptabilité…). Le Copilote en tient compte : sur une facture, « Où en est le paiement de cette facture ? » suffit. Pour une question sans lien avec la page, retirez l’étiquette avec la croix.

Préparer un devis ou une facture

Décrivez le travail, en une phrase : « Prépare un devis pour Boulangerie du Lac : 3 jours de conseil à 1’200 CHF par jour ». Le Copilote écrit le titre, les lignes et les conditions de paiement. Il reprend tels quels les prestations, les quantités et les prix que vous donnez, sans ligne ni rabais en plus ; ce que vous ne chiffrez pas reçoit un prix suisse réaliste. Puis :

• s’il trouve le client, il enregistre un brouillon avec son numéro. La carte sous la réponse montre le client, les premières lignes et le total hors TVA ; Ouvrir dans l’éditeur l’ouvre dans l’éditeur de devis ou de factures ;
• sans client, la carte propose Ouvrir dans un nouvel éditeur : l’éditeur s’ouvre avec les lignes, vous choisissez le client ;
• si vous êtes dans l’éditeur d’un devis (ou d’une facture), Mettre dans ce document place le titre, les lignes, les rabais, les notes et le client dans le document ouvert.

Rien n’est envoyé : vous relisez, vous corrigez si besoin, puis vous envoyez depuis l’éditeur. Le taux de TVA du brouillon est celui de votre entreprise ; vérifiez-le pour une prestation à un autre taux.

Il lit et prépare, il n’agit pas

Le Copilote n’envoie, ne comptabilise, ne paie et ne supprime rien. Si vous le lui demandez, il vous dit où le faire dans To Bill : à « Fais-moi un rappel pour … », il répond avec les factures en retard du client et le chemin Factures › la facture › Envoyer un rappel. Il ne donne pas de conseil fiscal ou juridique.

Vos conversations

Le Copilote garde vos conversations. Le bouton d’historique, en haut du panneau, les liste : cliquez sur l’une d’elles pour la reprendre, sur le crayon pour la Renommer, sur la corbeille pour la Supprimer. Le bouton à côté ouvre une Nouvelle conversation.

• Vos conversations ne sont visibles que par vous : ni un administrateur ni un collègue ne les voit.
• Supprimer une conversation efface les questions et les réponses ; un brouillon préparé reste dans vos devis ou factures.
• Une conversation sans nouvelle question depuis 6 mois est effacée.

Une question compte 2000 caractères au plus ; vous pouvez en poser 30 en 10 minutes.

Ce qu’il ne voit jamais

• Ce que vos droits ne montrent pas. Le Copilote lit avec vos droits, écran par écran. Sans le droit de voir les factures, il ne lit aucune facture ; sans la comptabilité active et le droit de la voir, il ne lit pas les livres ; un membre qui saisit seulement ses heures ne lit que les siennes. Il vous dit simplement que votre accès ne comprend pas ces données.
• Les salaires, sauf si un administrateur active IA pour les salaires dans Paramètres › IA. Même alors, il ne lit que les totaux de chaque paie (brut, net, coût employeur, nombre d’employés), jamais une fiche de salaire, l’impôt d’église ni les absences, qui sont des données sensibles. Voir L’assistant IA.

Ce que le Copilote envoie à l’IA

Votre question, puis ce que ses outils ont trouvé dans vos données. Le nom de vos clients, fournisseurs, employés et collègues part sous forme de code, puis est remis dans la réponse que vous lisez ; les IBAN, numéros AVS, adresses e-mail et numéros de téléphone sont retirés. Voir Ce que l’IA reçoit.

L’agent de nuit

Chaque nuit, l’agent vérifie les livres des entreprises dont l’IA est activée. Ses résultats sont dans Comptabilité › Santé des livres, panneau Agent de nuit.

• Les contrôles sont faits par To Bill ; l’IA explique ce qu’ils trouvent (Expliqué par l’IA).
• Sous À confirmer, il propose une correction toute prête : Extourner une écriture en double ou orpheline, ou Comptabiliser un document oublié. Cliquez sur le bouton, lisez la confirmation, puis confirmez : l’écriture est passée à votre nom.
• Sous À traiter à l’écran, Ouvrir mène à l’écran où corriger : un rapprochement bancaire, une pièce justificative à joindre, une TVA à classer.
• Ignorer écarte une proposition : elle ne revient plus.

Vérifier maintenant lance l’agent tout de suite. Quand il trouve quelque chose, les personnes qui gèrent la comptabilité reçoivent une notification : Santé des livres : … points à vérifier. Rien n’est comptabilisé sans votre confirmation.

Dans la liste des contrôles de Santé des livres, Expliquer demande à l’IA les causes probables d’un contrôle en défaut et les pistes pour le corriger. La procédure affichée à l’écran reste la référence. Voir La santé des livres.