O Copiloto e o agente noturno

O Copiloto é um painel à direita do ecrã, em todas as páginas do To Bill. Responde às suas perguntas sobre as suas faturas, orçamentos, clientes, despesas, recebimentos, horas e contabilidade, citando as fontes. Prepara também orçamentos e faturas em rascunho, que relê antes de os enviar. Todas as noites, o agente noturno verifica os seus livros e prepara as correções, que confirma. O seu fiduciário tem o seu próprio copiloto no cockpit: consulte O copiloto fiduciário.

Antes de começar

• A IA da sua empresa tem de estar ativada, com a ajuda Copiloto (perguntas sobre os seus dados). Consulte O assistente IA. Se estiver desativada, o painel indica-o: um administrador encontra lá o botão Abrir Definições › IA, os outros utilizadores leem quem a pode ativar.
• O Copiloto lê apenas o que tem permissão para ver no To Bill (consulte O que nunca vê).

Abrir o Copiloto

Clique em Copiloto, no canto superior direito de qualquer página. No teclado: ⌘ J no Mac, Ctrl J no Windows; o mesmo atalho fecha-o. No editor de faturas e de orçamentos, o botão Copiloto da barra superior abre o mesmo painel.

Num ecrã grande, o painel fica à direita e a página estreita-se ao lado: continua a trabalhar enquanto ele responde. Num ecrã mais estreito, sobrepõe-se à página; num telemóvel, ocupa o ecrã inteiro.

Fazer uma pergunta

1. Escolha uma pergunta em Experimente, ou escreva a sua no campo em baixo, por exemplo «Quem ainda me deve dinheiro?».
2. Prima Enter (Shift Enter muda de linha). O Copiloto diz o que está a consultar («A consultar: as suas faturas…») e a resposta vai-se escrevendo.

A resposta cita as suas Fontes: cada número tem um pequeno índice, e a lista por baixo da resposta abre a fatura, o orçamento, o cliente, a despesa, o recebimento, o lançamento, a conta ou a declaração do IVA de onde vem. O painel fica aberto enquanto segue uma fonte (num telemóvel, fecha-se). Um montante que o Copiloto não encontra nem nos seus dados nem na sua pergunta é assinalado por baixo da resposta: não confie nele sem verificar. Para o exercício em curso, os números da contabilidade param no dia de hoje: um lançamento com data posterior (por exemplo, os salários dos meses seguintes já lançados) não entra, e a resposta indica o período que abrange. O que os seus clientes ainda lhe devem é o mesmo número que o separador Por receber das faturas e a página Pagamentos pendentes: em francos, taxas de lembrete incluídas.

A página onde está

Por cima do campo da pergunta, uma etiqueta indica o que está a ver: a fatura ou o orçamento aberto, o cliente, a despesa, ou a parte da aplicação (Faturas, Contabilidade…). O Copiloto tem-na em conta: numa fatura, «Em que ponto está o pagamento desta fatura?» basta. Para uma pergunta sem relação com a página, retire a etiqueta com a cruz.

Preparar um orçamento ou uma fatura

Descreva o trabalho numa frase: «Prepara um orçamento para a Boulangerie du Lac: 3 dias de consultoria a 1’200 CHF por dia». O Copiloto escreve o título, as linhas e as condições de pagamento. Mantém tal como estão os serviços, as quantidades e os preços que indicar, sem linhas nem descontos a mais; o que não quantificar recebe um preço suíço realista. E depois:

• se encontrar o cliente, guarda um rascunho com o respetivo número. O cartão por baixo da resposta mostra o cliente, as primeiras linhas e o total sem IVA; Abrir no editor abre-o no editor de orçamentos ou de faturas;
• sem cliente, o cartão propõe Abrir num novo editor: o editor abre-se com as linhas e escolhe o cliente;
• se estiver no editor de um orçamento (ou de uma fatura), Colocar neste documento põe o título, as linhas, os descontos, as notas e o cliente no documento aberto.

Nada é enviado: relê, corrige se for preciso e envia a partir do editor. A taxa de IVA do rascunho é a da sua empresa; verifique-a para uma prestação a outra taxa.

Lê e prepara, não age

O Copiloto não envia, não contabiliza, não paga e não apaga nada. Se lho pedir, diz-lhe onde o fazer no To Bill: a «Prepara um lembrete para …» responde com as faturas em atraso do cliente e o caminho Faturas › a fatura › Enviar um lembrete. Não dá conselhos fiscais nem jurídicos.

As suas conversas

O Copiloto guarda as suas conversas. O botão do histórico, no topo do painel, lista-as: clique numa delas para a retomar, no lápis para Mudar o nome, no caixote do lixo para Eliminar. O botão ao lado abre uma Nova conversa.

• As suas conversas só são visíveis para si: nem um administrador nem um colega as vê.
• Eliminar uma conversa apaga as perguntas e as respostas; um rascunho preparado fica nos seus orçamentos ou faturas.
• Uma conversa sem nova pergunta há 6 meses é apagada.

Uma pergunta tem no máximo 2000 caracteres; pode fazer 30 em 10 minutos.

O que nunca vê

• O que as suas permissões não mostram. O Copiloto lê com as suas permissões, ecrã a ecrã. Sem a permissão de ver as faturas, não lê nenhuma fatura; sem a contabilidade ativa e a permissão de a ver, não lê os livros; um membro que só regista as suas horas só lê as dele. Diz-lhe simplesmente que o seu acesso não inclui esses dados.
• Os salários, a não ser que um administrador ative IA para os salários em Definições › IA. Mesmo assim, só lê os totais de cada processamento salarial (bruto, líquido, custo do empregador, número de funcionários), nunca um recibo de vencimento, o imposto eclesiástico nem as ausências, que são dados sensíveis. Consulte O assistente IA.

O que o Copiloto envia à IA

A sua pergunta e, depois, o que as ferramentas dele encontraram nos seus dados. O nome dos seus clientes, fornecedores, funcionários e colegas é enviado sob a forma de código e depois reposto na resposta que lê; os IBAN, números AVS, endereços de e-mail e números de telefone são retirados. Consulte O que a IA recebe.

O agente noturno

Todas as noites, o agente verifica os livros das empresas com a IA ativada. Os resultados estão em Contabilidade › Saúde dos livros, painel Agente noturno.

• Os controlos são feitos pelo To Bill; a IA explica o que encontram (Explicado pela IA).
• Em A confirmar, propõe uma correção já pronta: Estornar um lançamento em duplicado ou órfão, ou Contabilizar um documento esquecido. Clique no botão, leia a confirmação e confirme: o lançamento é feito em seu nome.
• Em A tratar no ecrã, Abrir leva ao ecrã onde corrigir: uma reconciliação bancária, um comprovativo a anexar, um IVA a classificar.
• Ignorar afasta uma proposta: não volta a aparecer.

Verificar agora lança o agente de imediato. Quando encontra alguma coisa, as pessoas que gerem a contabilidade recebem uma notificação: «Estado dos livros: … pontos a verificar». Nada é contabilizado sem a sua confirmação.

Na lista dos controlos de Saúde dos livros, Explicar pede à IA as causas prováveis de um controlo em falha e as pistas para o corrigir. O procedimento apresentado no ecrã continua a ser a referência. Consulte A saúde dos livros.