Filtrare, ordinare e salvare le viste

Ogni lista di To Bill ha la stessa barra degli strumenti: fatture, preventivi, clienti, articoli, spese, incassi, fatture aperte, banca, giornale, salari, tempo, utenti, Drive… La impara una volta e funziona ovunque.

La barra degli strumenti

1. La ricerca della lista. Digiti un numero, un nome, un titolo o un importo: la lista si filtra mentre digita. Invio applica subito, Esc cancella.
2. I filtri. I più utili sono visibili: per le fatture, Stato, Data, Importo IVA incl. e Cliente.
3. Altri filtri. Gli altri filtri della lista: per le fatture, Scadenza, Pagata il, Valuta e Invio. Una spunta segnala un filtro già impostato.
4. Viste. Liste filtrate già pronte, e quelle che ha salvato lei.
5. Ordina per. L’ordine della lista.

Le schede sopra la barra (Tutte, In attesa, Inviate, Pagate…) sono scorciatoie del filtro Stato: mostrano il numero di documenti di ogni stato.

Filtrare una lista

1. Clicchi su un filtro, per esempio Stato. Spunti uno o più valori: la lista si aggiorna a ogni clic. La cifra a destra di ogni valore è il numero di documenti interessati.

   

2. Combini tutti i filtri necessari. Ogni filtro attivo compare sotto la barra come un’etichetta (1), per esempio Stato: Inviate. Clicchi sull’etichetta per modificarla, sulla × per toglierla, oppure su Cancella tutto (2) per tornare alla lista completa. Il numero di risultati compare a destra.

   

Esistono quattro tipi di filtri:

Filtro	Come funziona
Una lista di scelte (stato, categoria, tipo…)	Spunti uno o più valori. Oltre sei scelte, un campo Cerca… aiuta a trovare quella giusta.
Un periodo (data, scadenza, pagata il…)	Scelga Questo mese, Il mese scorso, Questo trimestre, Quest'anno o L'anno scorso, oppure un Periodo scelto con Dal e Al, poi Applica. Alcune liste propongono anche Questa settimana, dal lunedì alla domenica.
Un importo	Inserisca un Minimo, un Massimo o entrambi, alla svizzera (1'250.50), poi Applica. L’etichetta mostra per esempio Da 500.00.
Un cliente, una fattura	Digiti qualche lettera e scelga nella lista.

In ogni filtro, Rimuovi lo toglie.

Una lista vuota

Se nessun documento corrisponde, la lista mostra Nessun risultato per questi filtri. Clicchi su Cancella i filtri per rivedere tutta la lista.

Ordinare

Clicchi su Ordina per, scelga il campo, poi Crescente o Decrescente.

Può anche cliccare sull’intestazione di una colonna che porta due piccole frecce: un primo clic ordina secondo quella colonna, un secondo inverte l’ordine. Ordina una sola colonna alla volta.

Salvare una vista

Una vista è una lista filtrata e ordinata che ritrova con un clic.

• Viste pronte: ogni lista ne propone. Per le fatture: In ritardo, Da inviare, Da incassare e Pagate questo mese.
• Le mie viste: quelle che ha salvato lei.

1. Imposti i filtri e l’ordinamento della lista.

2. Clicchi su Viste. In Tieni questa vista con un nome (1), digiti un nome, per esempio «Importi elevati inviati», poi clicchi su Tieni.

   

3. Per richiamarla, apra Viste e clicchi sul suo nome. Il pulsante mostra allora Vista: seguito dal nome.

4. Per eliminarla, clicchi sull’icona del cestino accanto al suo nome.

Un nome conta al massimo 40 caratteri. Una lista conserva fino a 12 viste. Salvare una vista con un nome che esiste già la sostituisce.

Le sue viste restano nel suo browser

Le viste salvate e gli ultimi filtri vengono registrati in questo browser, per lei e per questa azienda. Non la seguono su un altro computer e i suoi colleghi non li vedono. Per condividere una lista filtrata, invii il suo link.

Condividere una lista filtrata

L’indirizzo della pagina contiene i suoi filtri e il suo ordinamento. Lo copi dalla barra degli indirizzi del browser e lo invii: il suo collega apre esattamente la stessa lista, a condizione di avere accesso agli stessi dati. Per esempio:

/dashboard/invoices?status=sent&amountMin=500&sort=dueDate&order=asc

Il pulsante Indietro del browser annulla l’ultimo filtro cambiato.

Che cosa ricorda To Bill

Quando torna su una lista, To Bill la riapre così come l’ha lasciata: ricerca, filtri, ordinamento e numero di Righe per pagina. La pagina visualizzata, invece, riparte dalla prima. Un link che contiene filtri ha sempre la precedenza su ciò che è stato memorizzato.

Alcune liste si aprono già filtrate: la banca sulle righe da trattare, il giornale sull’esercizio in corso, le immobilizzazioni su quelle in uso. Se toglie questo filtro, To Bill se lo ricorda.

Su un telefono

La barra si riduce alla ricerca e al pulsante Filtri, con il numero di filtri attivi. Apre Filtri e ordinamento: le viste, l’ordinamento e tutti i filtri. Ogni scelta si applica subito; Mostra 7 fatture chiude il pannello, Cancella tutto toglie tutto.

Agire su più documenti

Spunti delle righe della lista, oppure la casella dell’intestazione per tutta la pagina: sotto le righe compare una barra, con il numero di documenti spuntati, per esempio «2 selezionate», e le azioni di gruppo. Resta visibile mentre scorre la lista; Annulla selezione toglie tutte le spunte e la fa scomparire.

Lista	Azioni di gruppo
Fatture	Invia (per e-mail o per posta), Cambia stato, Invia un sollecito, Elimina
Preventivi	Invia (per e-mail), Cambia stato, Elimina
Clienti, articoli, spese, incassi, utenti, inviti	Elimina

I filtri di ogni lista

Lista	Cerca in	Filtri	Viste pronte
Fatture	N°, cliente, titolo, importo	Stato, Data, Importo IVA incl., Cliente, Scadenza, Pagata il, Valuta, Invio	In ritardo, Da inviare, Da incassare, Pagate questo mese
Note di credito	N°, cliente, fattura collegata	Stato, Data, Importo IVA incl., Cliente, Valuta	Questo mese, Bozze
Preventivi	N°, cliente, titolo, importo	Stato, Data, Importo IVA incl., Cliente, Valido fino al, Valuta	In attesa di risposta, Scadono questo mese, Accettati
Fatture ricorrenti	Titolo, cliente, importo	Stato, Frequenza, Prossima fattura, Cliente, Importo IVA incl., Valuta	Da fatturare questo mese, In pausa
Clienti	Nome, e-mail, località, NPA, contatto	Tipo, Località, Fatture aperte, Aggiunto il	Con fatture aperte, Nuovi quest'anno
Articoli	Nome, codice, descrizione	Tipo, Prezzo, Aliquota IVA, Unità, Valuta	Servizi, Prodotti, Senza IVA
Spese	Fornitore, testo, importo	Fornitore, Categoria, Data, Importo IVA incl., Pagamento, Giustificativo, Valuta	Senza giustificativo, Questo mese, Da pagare
Incassi	N° fattura, cliente, importo	Data, Cliente, Importo, Metodo di pagamento, Fattura, Tipo	Questo mese, Il mese scorso, Pagamenti parziali
Da pagare	Fornitore, n° fattura	Fornitore, Scadenza, Ritardo, Indirizzo del fornitore, Stato, Importo, Valuta	In ritardo, In scadenza questa settimana, Indirizzo da completare
Fatture aperte	Cliente o fornitore, n° fattura	Cliente o Fornitore, Ritardo, Importo, Scadenza	In ritardo, Oltre 90 giorni, In scadenza questo mese
Banca	Nome, comunicazione, importo	Controparte, Importo, Data, Tipo di movimento, Stato	Da trattare, Entrate di questo mese, Uscite di questo mese
Giornale	N°, testo, importo	Esercizio, Conto, Periodo, Origine, Importo, Giustificativo	Senza giustificativo, Registrazioni manuali, Questo mese
Immobilizzazioni	Nome, n° d'inventario, conto	Stato, Categoria, Data di acquisto, Valore d'acquisto	In uso, Vendute o dismesse, Acquistate quest'anno
Registrazioni ricorrenti	Nome, conto, importo	Stato, Frequenza, Prossima registrazione, Importo	Scadute, Da registrare questo mese, In pausa
Da convalidare	Fornitore, n° documento	Fornitore, Importo, Affidabilità, Ricevuto il	Affidabilità bassa, Ricevuti questo mese
Periodi IVA	Periodo, anno	Anno, Stato	Da dichiarare, Dichiarati
Tempo	Descrizione, progetto, cliente	Fatturazione, Progetto, Data, Persona, Durata, Cliente	Da fatturare, Questo mese, Le mie registrazioni
Progetti	Nome, codice, cliente	Stato, Cliente e, secondo i suoi diritti, Budget, Da fatturare, Quota fatturata	Attivi e, secondo i suoi diritti, Da fatturare, Budget superato
Dipendenti	Nome, n. dipendente, località	Stato, Cantone, Retribuzione, Grado di occupazione, Data di entrata, Data di uscita, Da completare	In servizio, Da completare, Pagati all'ora, Usciti quest'anno
Paghe	Mese	Mese, Stato, Lordo, Versato	Bozze, Quest'anno, L'anno scorso
Utenti	Nome, e-mail, ruolo	Ruolo, Ultima attività, Accesso	Attivi questo mese, Amministratori
Inviti	E-mail, ruolo	Stato, Ruolo	Scaduti, In attesa
Registro delle attività	N. documento, cliente	Tipo, Persona, Data	Le mie azioni, Questo mese, Fatture e preventivi
Drive	Nome del file o della cartella	Tipo, Modificato il, Dimensione	PDF, Immagini, Modificati questo mese

Per cercare in tutta l’azienda in una volta, usi piuttosto la ricerca (⌘K o Ctrl+K).