Riconciliare i pagamenti

Riconciliare significa dire a che cosa corrisponde ogni riga dell’estratto conto: il pagamento di una fattura, il saldo di una spesa, delle spese bancarie, un trasferimento tra i suoi conti. To Bill propone una risposta per la maggior parte delle righe; Lei la conferma con un clic e la registrazione contabile viene effettuata.

Prima di iniziare

• Importi l’estratto conto della sua banca. Veda Importare un estratto conto.
• Serve il diritto di gestire la contabilità. Senza di esso, Lei consulta le righe senza poterle trattare.

L’elenco delle righe

In Contabilità › Banca, la scheda Estratto elenca le righe del conto scelto. Se ha più conti, cambi conto cliccando sul suo nome, in alto.

Scheda	Che cosa mostra
Da trattare	Le righe che attendono la sua decisione.
Proposte sicure	I pagamenti che To Bill ha riconosciuto senza alcun dubbio, da confermare in una volta sola.
Riconciliate	Le righe trattate: riconciliate, registrate o ignorate.
Tutte	Tutte le righe del conto.

Ogni riga mostra la proposta di To Bill, ad esempio Fattura F-2609 — Dupont SA, e sotto il motivo per cui la propone.

Motivo indicato	Che cosa significa
Stesso riferimento QR · Importo esatto	La riga porta il riferimento QR (o RF) di una fattura aperta, per il suo importo esatto.
Stesso riferimento QR · Pagamento parziale	La fattura giusta, ma il cliente ha pagato meno.
Stesso riferimento QR · Importo superiore al saldo	La fattura giusta, ma il cliente ha pagato di più.
Pagamento registrato a mano · La riga vi si collega	Lei ha già registrato questo pagamento: la riga vi si collega, senza contarlo due volte.
Unica fattura aperta di questo importo	Nessun riferimento, ma una sola fattura aperta ha questo importo.
Stesso riferimento di pagamento del fornitore	L’addebito di una fattura fornitore pagata con un file di pagamento.
Importo, data e fornitore concordano	Una spesa dello stesso importo, a pochi giorni di distanza, presso un fornitore dal nome simile.
Come l’ultima volta per questa controparte	Lo stesso conto dell’ultima riga di questa controparte.
Il testo parla di spese bancarie / Il testo parla di interessi	Proposto sui costi o sui ricavi finanziari.
Pagamento all’Amministrazione federale delle contribuzioni	Un pagamento dell’IVA, proposto sul conto di rendiconto IVA.
Secondo una delle sue regole	Una delle sue regole bancarie riconosce la riga.
Suggerimento dell’IA	Proposto dall’assistente IA, se è attivato; mai registrato senza di Lei.

Accettare una proposta

1. Legga la proposta e il suo motivo.
2. Clicchi su OK (1). Oppure, da tastiera, selezioni la riga con J e K, poi prema Invio: To Bill passa alla riga successiva.
3. Un messaggio conferma la riconciliazione. Propone Annulla per qualche secondo, se si è sbagliato.

La riga passa in Riconciliate, la fattura viene segnata come pagata (o parzialmente pagata) e la registrazione viene contabilizzata.

Le proposte sicure

Una proposta è sicura quando il riferimento QR è valido, l’importo è esatto ed è possibile una sola fattura. Nella scheda Proposte sicure, clicchi su Confermare le N proposte sicure: To Bill verifica ancora ogni riga prima di confermarla; quella che non lo è più resta da trattare. Per impostazione predefinita, questi pagamenti vengono addirittura registrati già all’importazione. Veda Regole e automatismi della banca.

Trattare una riga

Clicchi su una riga, oppure su Trattare, per aprirla. Il pannello a destra mostra la riga in dettaglio (conto, riferimento, comunicazione, estratto) e quattro scelte: Proposta, Fatture (o Spese per un’uscita di denaro), Su un conto e Ignorare.

In Proposta, clicchi su Riconciliare (1) per accettare la proposta. Le frecce in cima al pannello, oppure J e K, passano alla riga successiva o precedente.

Un pagamento per più fatture

Un cliente paga due fatture con un solo bonifico:

1. Apra la riga, poi la scelta Fatture.

2. Selezioni ogni fattura pagata. Se necessario, le cerchi per numero, per cliente o per importo.

3. Sotto Ripartire il pagamento, To Bill ripartisce l’importo nell’ordine in cui ha selezionato le fatture. Corregga gli importi se necessario, fino a Tutto ripartito.

   

4. Clicchi su Riconcilia con le 2 fatture.

Se dopo le fatture resta del denaro, Mettere il resto (…) su un conto aggiunge una riga di registrazione per questo resto.

Un pagamento parziale o uno sconto

Quando il cliente ha pagato un po’ meno della fattura, apra la scelta Fatture e selezioni la fattura: sotto Ripartire il pagamento, To Bill chiede che cosa fare della differenza.

Scelta	Quando sceglierla
Lascia aperta	Il cliente deve ancora il resto. La fattura resta parzialmente pagata; un sollecito potrà richiedere il saldo.
Sconto concesso	Lei ha concesso uno sconto, ad esempio il 2 % per pagamento rapido. La differenza va in diminuzione dei ricavi (3800) e l’IVA dovuta viene corretta.
Spese bancarie trattenute dal cliente	La banca del cliente ha trattenuto delle spese. La differenza va nei costi finanziari (6900), senza IVA.

Queste scelte sono proposte solo se la differenza non supera il 10 % dell’importo aperto. Oltre, emetta piuttosto una nota di credito. Veda Correggere una fattura con una nota di credito.

Se il cliente ha pagato troppo, To Bill lo indica: l’eccedenza resta a suo favore, da rimborsare o da dedurre dalla sua prossima fattura.

Il pagamento di una spesa

Per un’uscita di denaro, la scelta Spese elenca le sue spese e fatture fornitori non ancora saldate dalla banca. Scelga quella giusta, poi clicchi su Riconcilia con questa spesa. Se aveva già segnato la spesa come pagata, la riga si collega a questo pagamento: non viene registrato due volte.

L’elenco Da pagare

Una fattura fornitore riconciliata qui resta visibile in Spese › Da pagare finché non la segna come pagata. La segni come pagata: To Bill vede che il pagamento è già nei suoi libri e non lo registra una seconda volta. Veda Pagare le fatture dei fornitori.

Registrare su un conto

Spese bancarie, salari, IVA, imposte, trasferimento verso il suo conto di risparmio: queste righe non hanno una fattura. Apra la scelta Su un conto.

1. Clicchi su una delle Scorciatoie, oppure scelga il Conto nell’elenco.
2. Verifichi l’Importo e, per un costo o un ricavo, l’IVA inclusa: To Bill scorpora l’IVA all’aliquota in vigore il giorno della riga.
3. Per ripartire la riga su più conti, clicchi su Ripartire il resto (…) su un altro conto.
4. Corregga il Testo della registrazione se necessario, poi clicchi su Registrare.

Scorciatoia	Conto
Spese bancarie	6900 Costi finanziari, senza IVA
Trasferimento tra i suoi conti	1090 Trasferimenti interni, creato al primo utilizzo
IVA pagata all’AFC	2201 Conto di rendiconto IVA
Salari	5000 Salari, per salari che non sono calcolati in To Bill
Imposte	8900 Imposte dirette
Interessi ricevuti	6950 Ricavi finanziari

I salari calcolati in To Bill

Se i suoi salari sono calcolati nel modulo Salari di To Bill, la paga del mese ne ha già registrato il costo. Non registri il loro versamento su 5000 Salari: il costo verrebbe contato due volte. Veda Pagare i salari con un file di pagamento.

Un trasferimento tra i suoi conti

Il trasferimento esce da un conto ed entra nell’altro: registri le due righe, ciascuna nel suo estratto, con Trasferimento tra i suoi conti. Il conto 1090 torna così a zero. Se non torna a zero, manca una delle due righe.

To Bill rifiuta di registrare una riga su 1100 Debitori o 2000 Creditori: questi conti seguono le sue fatture e le sue spese, riconcili piuttosto il documento. Rifiuta anche il conto della banca stessa.

Ignorare una riga

Una riga doppia in due estratti, o un movimento già registrato a mano: apra la scelta Ignorare, scelga il motivo (Doppione, Già registrata in altro modo, Fuori dai suoi libri o Altro motivo, con una precisazione), poi clicchi su Ignora la riga.

Ignorare non è registrare

Una riga ignorata non entra nei suoi libri. Se il denaro si è davvero mosso, la differenza tra l’estratto e i suoi libri lo mostrerà. Per riprendere una riga ignorata, la apra in Riconciliate, poi clicchi su Rimettere da trattare.

Che cosa viene registrato nei suoi libri

Riga riconciliata con	Dare	Avere
Il pagamento di una fattura	il conto della banca (1020…)	1100 Debitori
Uno sconto concesso	3800 Diminuzioni di ricavo e 2200 IVA dovuta	1100 Debitori
Spese trattenute dal cliente	6900 Costi finanziari	1100 Debitori
Il pagamento di una spesa	2000 Creditori	il conto della banca
Un conto, per un’uscita	il conto scelto, al netto dell’IVA, e l’imposta precedente (1170 o 1171)	il conto della banca
Un conto, per un’entrata	il conto della banca	il conto scelto, al netto dell’IVA, e l’IVA dovuta (2200)

Il pagamento di una fattura porta la data della riga sull’estratto. Senza assoggettamento all’IVA, o con il metodo delle aliquote saldo, non c’è una riga IVA: tutto l’importo va sul conto scelto, o su 3800 per uno sconto. In modalità Esperto, il pannello mostra i numeri di conto di ogni registrazione.

Annullare una riconciliazione

1. Nella scheda Riconciliate, apra la riga. Il pannello mostra i pagamenti e Ciò che è stato registrato nella contabilità.

   

2. Clicchi su Annulla la riconciliazione (1).

To Bill effettua una registrazione inversa (storno) per ogni registrazione della riga, toglie i pagamenti che aveva creato e rimette la riga in Da trattare. Nulla viene cancellato: la registrazione d’origine e il suo storno restano nel giornale. L’annullamento è rifiutato se l’esercizio è chiuso.

Prima della chiusura

Le righe ancora da trattare bloccano la chiusura dell’esercizio: tutto l’estratto deve essere riconciliato, registrato o ignorato. Veda Chiudere l’esercizio.

Base legale

• Ogni operazione è registrata in modo completo, veritiero e sistematico, comprovata da un giustificativo e verificabile: art. 957a cpv. 2 CO. Costi e ricavi non si compensano: art. 958c cpv. 1 n. 7 CO.
• Un errore non si cancella: si corregge con una registrazione inversa, in modo che la modifica resti riconoscibile: art. 3 Olc.
• Uno sconto riduce la controprestazione: l’IVA dovuta viene corretta al momento della sua registrazione: art. 41 cpv. 1 LIVA.
• Le spese di pagamento e di bonifico sono escluse dall’IVA, da qui la loro registrazione senza IVA: art. 21 cpv. 2 n. 19 lett. c LIVA.