Aggiungere e gestire i suoi dipendenti
La scheda di un dipendente contiene tutto ciò che la paga deve sapere per calcolarne il salario e i contributi. Nulla viene supposto al suo posto: ciò che manca viene segnalato nella paga.
Prima di iniziare
- Il modulo Salari è attivato e le sue assicurazioni sono registrate. Veda Attivare i salari e Registrare le sue assicurazioni.
- Prepari, per ogni dipendente: il suo certificato d’assicurazione AVS, il suo contratto di lavoro, il suo IBAN e, se è assoggettato all’imposta alla fonte, il suo codice di tariffa e la sua aliquota.
L’elenco dei dipendenti
Apra Salari › Dipendenti. L’elenco mostra il salario, il grado di occupazione, il Cantone di lavoro, il numero AVS completo e lo stato di ciascuno: In servizio, Entrata prossima, Uscito o Archiviato. Ogni apertura dell’elenco è iscritta a suo nome nel registro degli accessi.
Cerchi un dipendente per nome, numero o località. I filtri (Stato, Cantone, Retribuzione, Grado di occupazione e Altri filtri) e le Viste pronte all’uso, come Da completare (IBAN o numero AVS mancante) o Usciti quest'anno, restringono l’elenco.
Aggiungere un dipendente
Clicchi su Aggiungi un dipendente (1).
Identità. Inserisca Nome, Cognome, Data di nascita e Sesso: determinano l’età di riferimento AVS e l’inizio dei contributi. Scelga la Lingua del conteggio salariale: francese, tedesco, italiano o inglese. Il Numero del dipendente è facoltativo.
Numero AVS. Ricopi le 13 cifre del certificato d’assicurazione, iniziando con 756. To Bill verifica la cifra di controllo.
Indirizzo e pagamento. Inserisca la via, il numero, l’NPA, la località e il paese, poi l’IBAN per il salario. Servono per il file di pagamento: senza località, paese o IBAN, il dipendente non può figurarvi.
Impiego. Inserisca la Data di entrata, il Grado di occupazione, le Ore alla settimana e il Cantone di lavoro. Le ore alla settimana sono obbligatorie: da 8 ore presso di lei, il dipendente è assicurato anche contro gli infortuni non professionali.
Salario. Scelga Al mese o All'ora, poi l’importo e la 13a mensilità. Veda Il salario e le sue modifiche.
Se necessario compili Imposta alla fonte, Assegni familiari e Previdenza e pensionamento. Veda più sotto.
Clicchi su Aggiungi il dipendente, in alto a destra.
I campi da correggere
Se manca un campo obbligatorio, To Bill mostra Alcuni campi sono da correggere e segna il campo in rosso. Un IBAN che è un QR-IBAN viene rifiutato: riceve solo QR-fatture. Inserisca l’IBAN abituale del conto del dipendente.
Il numero AVS
Il numero AVS è registrato cifrato. Si mostra per intero, nell’elenco come nella scheda, a chiunque abbia accesso ai salari (Salari · Visualizzare o Salari · Gestire); anche l’IBAN per il salario. Ogni consultazione della scheda è iscritta a suo nome nel registro degli accessi, come ricorda la scheda: Ogni consultazione di questa scheda è registrata a suo nome.
- Sostituisci (1) permette di inserire un altro numero, per esempio dopo un errore di battitura. Occorre il diritto Salari · Gestire.
L’impiego
La sezione Impiego contiene le date e il tempo di lavoro.
| Campo | Che cosa cambia nella paga |
|---|---|
| Data di entrata, Data di uscita | Il primo e l’ultimo mese pagati. Un mese iniziato o terminato a metà viene pagato pro rata dei giorni, in ragione di 30 giorni al mese. |
| Grado di occupazione | Figura sul conteggio salariale. Il salario mensile che inserisce è già quello di questo grado. |
| Ore alla settimana | L’assicurazione contro gli infortuni non professionali, da 8 ore alla settimana. |
| Cantone di lavoro | Gli importi minimi degli assegni familiari, e il Cantone proposto per l’imposta alla fonte. |
Quando un dipendente se ne va, clicchi su Uscita, in alto nella sua scheda: l’uscita, il conteggio finale, le assicurazioni e i documenti, tappa per tappa. Veda La partenza di un dipendente.
Il salario e le sue modifiche
Il salario è un contratto, valido da una data.
| Campo | Scelta |
|---|---|
| Pagato | Al mese: un Salario mensile lordo. All'ora: un Salario orario, e le ore inserite ogni mese nella paga. |
| 13a mensilità | Nessuna 13a mensilità, 13a mensilità versata ogni mese (un dodicesimo ogni mese), oppure 13a mensilità a dicembre (versata con la paga di dicembre, oppure pro rata nel mese dell’uscita). |
| Vacanze (salario orario) | 4, 5 o 6 settimane: pagate come supplemento su ogni ora (8,33 %, 10,64 % o 13,04 %). Oppure Prese come vacanze pagate. |
Per un aumento, non modifichi il contratto in vigore: clicchi su Nuovo salario, scelga la data Dal, il nuovo importo, poi Salva il contratto. Le paghe precedenti mantengono il vecchio salario.
Un contratto già pagato non cambia più
Un contratto che è servito per una paga finalizzata è bloccato. Se in un mese il salario cambia a metà, il contratto valido l’ultimo giorno del mese si applica a tutto il mese.
Imposta alla fonte
Per un dipendente assoggettato all’imposta alla fonte, attivi Soggetto all'imposta alla fonte, poi inserisca:
- l’Aliquota, letta nella tariffa cantonale secondo il codice e il reddito del dipendente;
- il Codice della tariffa, per esempio B1N, e il Cantone della tariffa;
- Aliquota verificata per: l’anno della tariffa da cui proviene l’aliquota.
To Bill non calcola l’imposta alla fonte
To Bill applica l’aliquota che lei inserisce, sul salario lordo, assegni familiari compresi. Non legge le tariffe. A ogni nuovo anno, la paga le ricorda di verificare l’aliquota (Aliquota d’imposta alla fonte … da confermare). Il rendiconto dell’imposta alla fonte al Cantone resta a suo carico.
Assegni familiari
Clicchi su Aggiungi un assegno per ogni figlio: Assegno per i figli o Assegno di formazione, e l’Importo al mese deciso dalla cassa di compensazione per gli assegni familiari. To Bill li versa con il salario e la avverte se un importo è inferiore al minimo del Cantone di lavoro.
Previdenza e pensionamento
- Se il suo piano LPP funziona con gli importi della cassa (Importi della cassa), inserisca qui il Contributo del dipendente al mese e il Contributo del datore di lavoro al mese, dal conteggio della cassa.
- Altrimenti i contributi seguono il suo piano. Compili il Salario annuo assicurato solo se la cassa considera un importo diverso dal salario del contratto × 12 (o × 13).
- Da 60 anni compare un’opzione: Paga l'AVS su tutto il salario dopo l'età di riferimento. La attivi solo se il dipendente l’ha chiesto.
Le vacanze
La sezione Vacanze tiene il conto dell’anno: il diritto, il riporto, i giorni goduti e il saldo. I giorni goduti sono le vacanze registrate come assenze, in Tempo › Assenze o da questa sezione. Il saldo non si paga durante l’impiego: viene regolato (o dedotto) solo alla fine del rapporto di lavoro, nel conteggio finale dell’uscita.
- Le quattro cifre (1) danno il Diritto, il Riporto dell’anno precedente, i giorni Godute e il Saldo. Sotto, ogni riga del conto mostra la sua regola: il diritto pro rata dei giorni d’impiego per un anno incompleto, il riporto calcolato o inserito, le correzioni.
- Vacanze godute nel … elenca le vacanze dell’anno, una per riga, con i loro giorni. Un clic ne apre una per modificarla; Vedi in Tempo apre il calendario delle assenze sul dipendente. Le vacanze a cavallo di due anni contano qui solo i loro giorni dell’anno.
- Registra vacanze (2) apre la finestra dell’assenza, motivo Vacanze: To Bill conta i giorni lavorativi senza i fine settimana né i giorni festivi del cantone. Veda Le assenze del team.
Le Condizioni regolano il calcolo:
- Settimane di vacanza all’anno (contratto): vuoto, To Bill applica il minimo legale, 4 settimane (5 fino ai 20 anni compiuti). Un contratto che prevede meno della legge viene segnalato, e si applica la legge.
- Giorni lavorati alla settimana: una settimana di vacanza conta altrettanti giorni, per esempio 3 giorni alla settimana: 5 settimane = 15 giorni. Vuoto: 5.
- Giorni festivi: quelli del cantone di lavoro, che non contano nelle assenze. In Argovia, a Friburgo, a Neuchâtel e a Soletta scelga la regione del dipendente.
Le vacanze godute si registrano come assenze. Per il resto, clicchi su Correggi il saldo, poi scelga il Tipo di registrazione:
| Tipo | Che cosa inserisce |
|---|---|
| Correzione | Giorni in più o in meno, per esempio +1 per un giorno offerto, −2 per un’assenza che riduce il diritto, e il Motivo della correzione, obbligatorio. |
| Riporto | Il saldo riportato al 1° gennaio, ripreso dal suo sistema precedente. Sostituisce il riporto calcolato. |
Le correzioni e i riporti compaiono sotto Riporto e correzioni, con il loro motivo.
I giorni goduti registrati prima delle assenze
I giorni di vacanza inseriti a mano prima dell’arrivo delle assenze non sono spariti: sono ripresi in una riga per anno, Ripresa: giorni goduti registrati prima delle assenze, con il dettaglio dei periodi, e contano sempre come goduti. I saldi non sono cambiati. Quando ha registrato queste vacanze come assenze, elimini la ripresa dell’anno, altrimenti i giorni conterebbero due volte.
Un dipendente pagato all’ora con un supplemento vacanze riceve le sue vacanze con ogni salario: i suoi giorni sono seguiti qui, mai pagati una seconda volta. Il saldo dell’anno figura anche su ogni conteggio salariale.
Riprendere i cumuli da un altro software
Se l’anno è cominciato con un altro software per i salari, clicchi su Riprendi cumuli. Scelga l’ultimo mese pagato dal vecchio software (Fino al mese di), poi ricopi, dal suo giornale paghe, il Salario AVS dell'anno, il Salario AD dell'anno, il Salario LAINF dell'anno, il Salario di base dell'anno (13a mensilità) e la 13a mensilità già versata. Questi cumuli mantengono corretti i massimali annui e la tredicesima di dicembre.
Archiviare o eliminare un dipendente
- Archivia contrassegna il dipendente come archiviato, per esempio dopo la sua partenza; Concludere l’uscita lo fa per lei. I suoi conteggi restano. Se in un mese è ancora in servizio, la paga lo segnala (archiviato, ma ancora impiegato questo mese). Riattiva annulla l’archiviazione.
- Elimina il dipendente è possibile solo se non ha alcun conteggio salariale, per esempio dopo un errore di inserimento. Altrimenti lo archivi: i suoi conteggi restano nei suoi archivi per dieci anni.
Base legale
- Il numero AVS è protetto con misure tecniche e organizzative, compreso un accesso limitato: art. 153d LAVS.
- Il lavoratore occupato almeno 8 ore alla settimana presso un datore di lavoro è assicurato anche contro gli infortuni non professionali: art. 13 cpv. 1 OAINF.
- Almeno quattro settimane di vacanze all’anno, cinque fino ai 20 anni: art. 329a cpv. 1 CO. Durante il rapporto di lavoro, le vacanze non possono essere compensate con denaro: art. 329d cpv. 2 CO. Per un lavoro irregolare, il Tribunale federale ammette un supplemento per vacanze versato con il salario, se figura separatamente nel contratto scritto e su ogni conteggio salariale (DTF 129 III 493). To Bill lo stampa su una riga propria, Indennità per vacanze; lo menzioni anche nel contratto.
- Il datore di lavoro trattiene l’imposta alla fonte sulle prestazioni che versa: art. 88 cpv. 1 lett. a LIFD. Notifica entro 8 giorni le persone assoggettate all’imposta alla fonte che assume: art. 5 cpv. 1 OIFo.
- Gli importi minimi degli assegni familiari: CHF 215 per figlio e CHF 268 di formazione al mese, art. 5 LAFam. I Cantoni possono prevedere di più.