Riprendere i libri da un altro software

I suoi libri erano tenuti altrove, in bexio, Banana, Crésus o dal suo fiduciario? To Bill riprende il suo ultimo bilancio come bilancio d’apertura: non deve reinserire il passato. Questa guida mostra anche come registrare i documenti che To Bill conteneva già prima dell’apertura dei suoi libri.

Prima di iniziare

• Scelga la data di partenza dei suoi libri in To Bill. La soluzione più semplice: il primo giorno di un esercizio, con il bilancio che il suo fiduciario ha chiuso il giorno prima.
• Chieda questo bilancio al suo fiduciario, oppure esporti il bilancio di verifica dal suo vecchio software all’ultimo giorno dell’esercizio, dopo le registrazioni di chiusura.
• Il bilancio si riprende durante l’attivazione della contabilità: veda Attivare la contabilità.

Se arriva da bexio

Passa da bexio riprende i suoi contatti, i suoi prodotti, le fatture aperte e il bilancio di verifica. Lo apra da Impostazioni › Integrazioni, oppure da Contabilità › Recupero una volta attivata la contabilità.

Ogni scheda indica dove trovare l’esportazione in bexio. Per i contatti, i prodotti e le fatture aperte, veda Importare da bexio. Il bilancio di verifica si controlla prima dell’attivazione:

1. In bexio, esporti i saldi dei suoi conti all’ultimo giorno dell’esercizio: Contabilità → Rapporti, in Excel o in CSV.

2. In To Bill, sulla scheda Il suo bilancio di verifica, clicchi su Verifica il bilancio (1).

3. Depositi il file. To Bill lo legge e mostra il risultato. Non viene salvato nulla.

4. Verifichi la Forma giuridica. Se To Bill propone un’altra forma che corrisponde meglio al suo bilancio, clicchi su Usarla.

   

5. Legga il Controllo (1): il bilancio di verifica deve risultare Quadra, con lo stesso importo in dare e in avere.

6. Legga Conti propri del suo bexio (2): questi conti non esistono nel piano contabile PMI svizzero. Per ciascuno To Bill propone il conto superiore, ad esempio 1020 Banca per un secondo conto bancario 1021. Li annoti: le serviranno all’attivazione.

La tabella in basso mostra, per ogni conto bexio, il conto di To Bill in cui confluirà.

Riprendere il bilancio d’apertura

Questa fase si svolge nell’assistente di attivazione della contabilità, con il bilancio di verifica di bexio o di qualsiasi altro software.

1. Salvi il bilancio di verifica in formato CSV. Se lo ha esportato in Excel, lo apra e lo salvi in CSV.

2. Nell’assistente di attivazione, alla fase Punto di partenza, scelga Primo giorno dell'esercizio + bilancio d'apertura.

3. Sotto Bilancio d'apertura, inserisca la Fonte delle cifre, ad esempio «Bilancio di verifica bexio al 31.12.2025».

4. Clicchi su Importa un CSV (1) e scelga il file. To Bill compila una riga per conto e ignora le righe di titolo e di totale.

   

5. Legga il messaggio sotto le righe. Un conto che non esiste nel suo piano dei conti mantiene la sua riga e il suo importo, segnalata in rosso: clicchi su Crea questo conto (3), che lo aggiunge al suo piano dei conti con il numero e il nome del suo file, oppure scelga un altro conto sulla riga. Non riporti il suo importo su un’altra riga: verrebbe contato due volte. Nell’esempio, il conto 1021 «Raiffeisen compte épargne» mantiene i suoi 15'000 franchi.

6. Verifichi l’indicatore (2): deve mostrare In pareggio: dare = avere. Altrimenti To Bill indica quanto manca e da quale lato. Un bilancio di verifica esportato da un software è in pareggio: una differenza segnala piuttosto una riga mancante, da verificare per prima. Veda Quando dare e avere differiscono.

7. Clicchi su Verificare prima di aprire, poi apra i suoi libri.

Le sue fatture ancora aperte

Se To Bill contiene fatture ancora aperte all’ultimo giorno del vecchio esercizio, le ricorda sopra le righe, sotto Ciò che To Bill conosce al 31.12.2025: devono figurare tra i suoi debitori, sul conto 1100. Verifichi che l’importo del bilancio di verifica le copra. Aggiungi questa riga aggiunge il loro totale se la riga manca. Una riga 1100 già importata conta come aggiunta.

Il formato del file

To Bill legge un CSV che su ogni riga contiene un numero di conto seguito o dal dare e dall’avere, o da un unico saldo, positivo in dare. Una colonna con la descrizione dopo il numero è accettata. È il formato della maggior parte dei software: bexio, Banana, Crésus, Abacus, WinBIZ, oppure un foglio di calcolo.

Costi e ricavi

Il primo giorno di un esercizio, i conti di costo e di ricavo ripartono da zero. Se il suo bilancio di verifica li contiene ancora, To Bill li segnala: elimini queste righe e riporti l’utile o la perdita dell’esercizio su un conto di capitale proprio, ad esempio 2979. Il suo fiduciario le dirà quale.

Una volta aperti i libri, confronti il bilancio del primo giorno con quello del suo fiduciario: veda Il bilancio e il conto economico.

Riprendere lo storico di To Bill

Usava già To Bill per fatturare prima di attivare la contabilità? Le fatture, le spese e gli incassi emessi prima dell’apertura dei suoi libri, e non ancora registrati, possono esserlo in una sola volta, ciascuno alla sua data d’origine.

1. Apra Contabilità › Recupero. Viene mostrato il numero di documenti non ancora registrati, per tipo. In alto, Passa da bexio (1) porta al recupero da bexio.

   

2. Legga Ripartizione per anno: ogni anno deve essere contrassegnato Pronto da registrare. Un anno senza esercizio contabile propone Crea gli esercizi mancanti. Un anno che cade in un esercizio chiuso deve prima essere riaperto, dalla chiusura.

3. Clicchi sul pulsante Contabilizza (2): indica il numero di documenti.

4. Legga il risultato. Il recupero procede a lotti: se restano documenti, clicchi su Continua il recupero.

Il recupero si può riavviare senza rischi: un documento già registrato non lo è mai due volte. Per avviarlo occorre il diritto di tenere la contabilità.

Con un bilancio d’apertura

I documenti datati prima del primo giorno dei suoi libri sono riassunti dal suo bilancio d’apertura. Il recupero non li registra una seconda volta: riprende solo i documenti datati da quel giorno in poi.