Filtrer, trier et garder ses vues

Chaque liste de To Bill a la même barre d’outils : factures, devis, clients, articles, dépenses, encaissements, impayés, banque, journal, salaires, temps, utilisateurs, Drive… Vous l’apprenez une fois, elle marche partout.

La barre d’outils

1. La recherche de la liste. Tapez un numéro, un nom, un titre ou un montant : la liste se filtre pendant que vous tapez. Entrée applique tout de suite, Échap efface.
2. Les filtres. Les plus utiles sont visibles : pour les factures, Statut, Date, Montant TTC et Client.
3. Plus de filtres. Les autres filtres de la liste : pour les factures, Échéance, Payée le, Devise et Envoi. Une coche signale un filtre déjà réglé.
4. Vues. Des listes filtrées toutes prêtes, et celles que vous avez gardées.
5. Trier par. L’ordre de la liste.

Les onglets au-dessus de la barre (Toutes, En attente, Envoyées, Payées…) sont des raccourcis du filtre Statut : ils affichent le nombre de documents de chaque statut.

Filtrer une liste

1. Cliquez sur un filtre, par exemple Statut. Cochez une ou plusieurs valeurs : la liste se met à jour à chaque clic. Le chiffre à droite de chaque valeur est le nombre de documents concernés.

   

2. Combinez autant de filtres que nécessaire. Chaque filtre actif apparaît sous la barre sous forme d’étiquette (1), par exemple Statut : Envoyées. Cliquez sur l’étiquette pour la modifier, sur × pour la retirer, ou sur Tout effacer (2) pour revenir à la liste complète. Le nombre de résultats s’affiche à droite.

   

Il existe quatre genres de filtres :

Filtre	Comment il marche
Une liste de choix (statut, catégorie, type…)	Cochez une ou plusieurs valeurs. Au-delà de six choix, un champ Rechercher… aide à trouver la bonne.
Une période (date, échéance, payée le…)	Choisissez Ce mois, Le mois dernier, Ce trimestre, Cette année ou L’an dernier, ou une Période choisie avec Du et Au, puis Appliquer. Certaines listes proposent aussi Cette semaine, du lundi au dimanche.
Un montant	Saisissez un Minimum, un Maximum ou les deux, à la suisse (1'250.50), puis Appliquer. L’étiquette affiche par exemple Dès 500.00.
Un client, une facture	Tapez quelques lettres et choisissez dans la liste.

Dans chaque filtre, Retirer l’enlève.

Une liste vide

Si aucun document ne correspond, la liste affiche Aucun résultat pour ces filtres. Cliquez sur Effacer les filtres pour revoir toute la liste.

Trier

Cliquez sur Trier par, choisissez le champ, puis Croissant ou Décroissant.

Vous pouvez aussi cliquer sur l’en-tête d’une colonne qui porte deux petites flèches : un premier clic trie selon cette colonne, un deuxième inverse l’ordre. Une seule colonne trie à la fois.

Garder une vue

Une vue est une liste filtrée et triée que vous retrouvez en un clic.

• Vues prêtes : chaque liste en propose. Pour les factures : En retard, À envoyer, À encaisser et Payées ce mois.
• Mes vues : celles que vous avez gardées.

1. Réglez les filtres et le tri de la liste.

2. Cliquez sur Vues. Dans Garder cette vue sous un nom (1), tapez un nom, par exemple « Gros montants envoyés », puis cliquez sur Garder.

   

3. Pour la rappeler, ouvrez Vues et cliquez sur son nom. Le bouton affiche alors Vue : suivi du nom.

4. Pour la supprimer, cliquez sur l’icône de corbeille à côté de son nom.

Un nom compte au plus 40 caractères. Une liste garde jusqu’à 12 vues. Garder une vue sous un nom qui existe déjà la remplace.

Vos vues restent dans votre navigateur

Les vues gardées et les derniers filtres sont enregistrés dans ce navigateur, pour vous et pour cette entreprise. Ils ne vous suivent pas sur un autre ordinateur, et vos collègues ne les voient pas. Pour partager une liste filtrée, envoyez son lien.

Partager une liste filtrée

L’adresse de la page contient vos filtres et votre tri. Copiez-la depuis la barre d’adresse du navigateur et envoyez-la : votre collègue ouvre exactement la même liste, à condition d’avoir accès aux mêmes données. Par exemple :

/dashboard/invoices?status=sent&amountMin=500&sort=dueDate&order=asc

Le bouton Retour du navigateur annule le dernier filtre changé.

Ce que To Bill retient

Quand vous revenez sur une liste, To Bill la rouvre telle que vous l’avez laissée : recherche, filtres, tri et nombre de Lignes par page. La page affichée, elle, repart à la première. Un lien qui contient des filtres passe toujours avant ce qui a été retenu.

Certaines listes s’ouvrent déjà filtrées : la banque sur les lignes à traiter, le journal sur l’exercice en cours, les immobilisations sur celles en service. Si vous retirez ce filtre, To Bill s’en souvient.

Sur un téléphone

La barre se réduit à la recherche et au bouton Filtres, avec le nombre de filtres actifs. Il ouvre Filtres et tri : les vues, le tri et tous les filtres. Chaque choix s’applique tout de suite ; Voir 7 factures ferme le panneau, Tout effacer retire tout.

Agir sur plusieurs documents

Cochez des lignes de la liste, ou la case de l’en-tête pour toute la page : une barre apparaît sous les lignes, avec le nombre de documents cochés, par exemple « 2 sélectionnées », et les actions groupées. Elle reste visible pendant que vous faites défiler la liste ; Effacer la sélection décoche tout et la fait disparaître.

Liste	Actions groupées
Factures	Envoyer (par e-mail ou par la poste), Changer le statut, Envoyer un rappel, Supprimer
Devis	Envoyer (par e-mail), Changer le statut, Supprimer
Clients, articles, dépenses, encaissements, utilisateurs, invitations	Supprimer

Les filtres de chaque liste

Liste	Recherche dans	Filtres	Vues prêtes
Factures	N°, client, titre, montant	Statut, Date, Montant TTC, Client, Échéance, Payée le, Devise, Envoi	En retard, À envoyer, À encaisser, Payées ce mois
Notes de crédit	N°, client, facture liée	Statut, Date, Montant TTC, Client, Devise	Ce mois, Brouillons
Devis	N°, client, titre, montant	Statut, Date, Montant TTC, Client, Valable jusqu’au, Devise	En attente de réponse, Expirent ce mois, Acceptés
Factures récurrentes	Titre, client, montant	Statut, Fréquence, Prochaine facture, Client, Montant TTC, Devise	À facturer ce mois, En pause
Clients	Nom, e-mail, ville, NPA, contact	Type, Ville, Impayés, Ajouté le	Avec impayés, Nouveaux cette année
Articles	Nom, code, description	Type, Prix, Taux de TVA, Unité, Devise	Services, Produits, Sans TVA
Dépenses	Fournisseur, libellé, montant	Fournisseur, Catégorie, Date, Montant TTC, Paiement, Justificatif, Devise	Sans justificatif, Ce mois, À payer
Encaissements	N° de facture, client, montant	Date, Client, Montant, Moyen de paiement, Facture, Type	Ce mois, Le mois dernier, Paiements partiels
À payer	Fournisseur, n° de facture	Fournisseur, Échéance, Retard, Adresse du fournisseur, Statut, Montant, Devise	En retard, Échéance cette semaine, Adresse à compléter
Impayés	Client ou fournisseur, n° de facture	Client ou Fournisseur, Retard, Montant, Échéance	En retard, Plus de 90 jours, Échéance ce mois
Banque	Nom, communication, montant	Contrepartie, Montant, Date, Sens, Statut	À traiter, Entrées ce mois, Sorties ce mois
Journal	N°, libellé, montant	Exercice, Compte, Période, Origine, Montant, Pièce justificative	Sans pièce, Écritures manuelles, Ce mois
Immobilisations	Nom, n° d’inventaire, compte	Statut, Catégorie, Date d’acquisition, Valeur d’achat	En service, Vendues ou mises au rebut, Acquises cette année
Écritures récurrentes	Nom, compte, montant	Statut, Fréquence, Prochaine écriture, Montant	Échues, À comptabiliser ce mois, En pause
À valider	Fournisseur, n° de document	Fournisseur, Montant, Confiance, Reçu le	Confiance faible, Reçus ce mois
Périodes TVA	Période, année	Année, Statut	À déclarer, Déclarées
Temps	Description, projet, client	Facturation, Projet, Date, Personne, Durée, Client	À facturer, Ce mois, Mes saisies
Projets	Nom, code, client	Statut, Client, et selon vos droits Budget, À facturer, Part facturée	Actifs, et selon vos droits À facturer, Budget dépassé
Employés	Nom, n° d’employé, localité	Statut, Canton, Rémunération, Taux d’occupation, Date d’entrée, Date de sortie, À compléter	En service, À compléter, Payés à l’heure, Partis cette année
Paies	Mois	Mois, Statut, Brut, Versé	Brouillons, Cette année, L’an dernier
Utilisateurs	Nom, e-mail, rôle	Rôle, Dernière activité, Accès	Actifs ce mois, Administrateurs
Invitations	E-mail, rôle	Statut, Rôle	Expirées, En attente
Journal d’activité	N° de document, client	Type, Personne, Date	Mes actions, Ce mois, Factures et devis
Drive	Nom du fichier ou du dossier	Type, Modifié le, Taille	PDF, Images, Modifiés ce mois

Pour chercher dans toute l’entreprise à la fois, utilisez plutôt la recherche (⌘K ou Ctrl+K).