Creare una fattura

Lei sceglie il cliente e gli articoli. To Bill calcola l’IVA, crea il PDF con la sua QR-fattura, poi segue la fattura fino al pagamento.

Prima di iniziare

• La sua azienda. Il nome, l’indirizzo e il numero IVA di Impostazioni › Azienda figurano in testa a ogni fattura.
• La QR-fattura. La attivi una volta sola con il suo IBAN: veda La QR-fattura.
• I suoi clienti e i suoi articoli. Può crearli strada facendo, ma è più rapido se esistono già: veda Clienti e Articoli.
• I suoi diritti. L’editor salva man mano che inserisce: creare una fattura richiede i diritti Fatture · Creare e Fatture · Modificare, modificare una bozza Fatture · Modificare. Senza di essi, la pagina Accesso riservato indica il diritto che manca: veda Utenti e ruoli.

L’elenco delle fatture

Nel menu, sotto Vendite, apra Fatture.

1. Aggiungi crea una fattura.
2. Le schede: Tutte, Da incassare (tutto ciò che resta da pagare), In attesa (non ancora inviate), Inviate, In ritardo, Pagate, Annullate e Importate.
3. Viste propone elenchi pronti: In ritardo, Da inviare, Da incassare, Pagate questo mese. Può anche salvare i suoi filtri con un nome.

La barra dei filtri cerca un numero, un cliente, un titolo o un importo. Filtri per Stato, Data, Importo IVA incl. e Cliente; Altri filtri aggiunge la scadenza, la data di pagamento, la valuta e l’invio.

La colonna Pagabile prima di diventa rossa quando la scadenza è superata. Rimanente indica ciò che il cliente deve ancora. Il pulsante Uniche / Ricorrenti, in alto, passa alle fatture ricorrenti.

Nella scheda Da incassare, To Bill indica a destra delle schede ciò che resta da incassare su tutte le fatture dell’elenco filtrato, in franchi. Questo totale comprende le spese di sollecito dovute, indicate sotto, per esempio «di cui spese di sollecito CHF 20.00». Una fattura in valuta estera vi è convertita al tasso del giorno, quello dell’editor delle fatture, come in Fatture aperte; un importo in una valuta senza tasso di cambio non è contato e compare a parte, per esempio «+ EUR 1'200.00 non convertito». È la stessa cifra della pagina Fatture aperte e delle risposte del Copilota.

Creare la fattura

L’editor sta su una sola pagina, in cinque parti: Cliente, Date e riferimenti, Righe, Opzioni e Totale. A destra, l’anteprima del PDF segue ogni inserimento: si adatta alla larghezza, si ingrandisce e indica il numero di pagine, come sulla pagina della fattura. Mentre si aggiorna, resta visibile la pagina precedente.

1. Salvato: la bozza si salva da sola (veda Il salvataggio automatico).
2. Anteprima nasconde o mostra il PDF, per guadagnare spazio.
3. Scarica il PDF salva la fattura, poi ne scarica il PDF.
4. Invia salva, poi apre l’invio per e-mail; la sua freccia propone anche Per posta. Veda Inviare una fattura.

1. In Fatture, clicchi su Aggiungi.

2. Cliente. Scelga il cliente in Selezioni un cliente... (1), oppure lo crei con Nuovo cliente. Il suo indirizzo e la sua e-mail vengono mostrati; Modificare ne sceglie un altro. Il contatto predefinito del cliente viene ripreso in Persona di contatto. Se alla scheda del cliente mancano il NPA o la località, To Bill lo segnala sotto il cliente: ««Pagabile da» resterà vuoto sulla QR-fattura», con ciò che manca. Aggiungi l’indirizzo lo completa senza lasciare l’editor; Completa la scheda del cliente apre la sua scheda. Veda La QR-fattura.

3. Date e riferimenti. Verifichi il Riferimento: To Bill propone il numero successivo. La Data di scadenza segue il termine di pagamento del cliente, ricordato sotto (per esempio «Termine del cliente: 30 giorni»), oppure quello dell’azienda. Dia un Titolo della fattura, per esempio «Présentoir à pain».

4. Se la prestazione non è stata fornita il giorno della fattura, indichi la Data o periodo della prestazione (2). Viene stampata sulla fattura.

   

5. Righe. Scelga la modalità IVA (1): IVA globale (un’aliquota per tutta la fattura), IVA per articolo (l’aliquota di ciascun articolo) o Senza IVA.

6. Digiti il nome di un articolo in Nome dell’articolo... (2): To Bill propone i suoi articoli salvati. Ne scelga uno, adatti la quantità, poi prema Invio o clicchi su Aggiungi. Può anche inserire una riga libera: nome, quantità, unità e prezzo. I totali e l’anteprima si aggiornano.

   

   Una riga può avere una propria valuta, scelta accanto al prezzo. To Bill la converte nella valuta della fattura al tasso ufficiale del giorno pubblicato dalla dogana svizzera (UDSC), lo stesso che vale per l’IVA. Passi con il mouse sull’importo d’origine, sotto il nome della riga, per vedere il tasso e la sua data. Se il tasso del giorno non ha potuto essere letto, la riga mantiene l’ultimo tasso noto e lo indica: «Ultimo tasso noto, del …». Senza alcun tasso, mostra «Nessun tasso …: importo non convertito» e non conta nei totali. Il PDF della fattura o del preventivo segue la stessa regola: una tale riga vi porta la dicitura «non convertito» e conta zero, e un tasso più vecchio del giorno è indicato con «ultimo tasso noto del …». Una fattura interamente in valuta estera non stampa alcun importo in franchi.

7. Opzioni. Ogni opzione si apre con un clic; chiusa, riassume ciò che contiene:

   • Sconti e spese: clicchi su Aggiungi un aggiustamento, poi scelga Sconto / Sconto cassa o Arrotondamento (dedotti), oppure Costi aggiuntivi (aggiunti), come Importo fisso o in Percentuale, con una Descrizione;
   • Pagamento in più volte: mantenga Pagamento unico, oppure scelga Pagamento rateale per suddividere l’importo (veda Pagamento a rate). Questa opzione compare solo se la QR-fattura è attivata;
   • la riga Note: un messaggio per il cliente; i suoi modelli di note si inseriscono con un clic.

   

8. Totale: il subtotale, l’IVA e il totale della fattura. Verifichi l’anteprima, poi clicchi su Invia.

Appena ha un cliente e una riga, la fattura viene salvata nello stato In attesa: non è ancora inviata e può modificarla. Non è ancora registrata in contabilità. Può lasciare l’editor e ritrovarla nell’elenco.

L’ultima fattura del cliente

Per una nuova fattura a un cliente già fatturato, To Bill mostra sopra le righe «Ultima fattura a questo cliente: …» con Riprendi le sue righe: le sue righe vengono aggiunte, con la loro IVA. Viene ripresa anche la valuta di quest’ultima fattura.

Sezioni e numerazione delle righe

Sotto le righe, Aggiungi una sezione raggruppa le righe sotto un titolo, per esempio «Laboratorio» e «Posa». Attiva la numerazione numera le righe (1.1, 1.2…) sul PDF. Trascini una riga per spostarla.

La data della fattura

L’editor non propone date passate: una fattura porta la data del giorno in cui la emette, oppure una data futura. Per una prestazione passata, ne indichi la data in Data o periodo della prestazione.

Il salvataggio automatico

L’editor non ha un pulsante per salvare: la bozza si salva da sola qualche istante dopo ogni inserimento, appena ha un cliente e una riga. Aprire una fattura senza cambiare nulla non salva niente. La barra in alto dice a che punto è:

Ciò che vede	Che cosa significa
Salvataggio automatico	Ancora nulla da salvare: scelga un cliente e aggiunga una riga.
Salvataggio…	Il salvataggio è in corso.
Salvato	Tutto è salvato. Un clic indica l’ora, per esempio «Salvato alle 14:32».
Non salvato	Manca qualcosa. Segue il motivo, per esempio «Aggiunga una riga per salvare la bozza.» oppure «Questo numero è già usato: ne scelga un altro.». Corregga: il salvataggio riparte da solo.
Offline	Nessuna connessione. Le modifiche restano su questo dispositivo e vengono salvate al ritorno della connessione.
Salvataggio non riuscito	Il server non ha risposto. To Bill riprova da solo; Riprova rilancia subito.

• ⌘ S su Mac, Ctrl S su Windows, salva subito.
• Fatture, in alto a sinistra, salva prima di lasciare l’editor. Se non è possibile, To Bill chiede Uscire senza salvare?: Resta o Esci. Ciò che ha inserito resta su questo dispositivo.
• Dopo un’interruzione, una scheda chiusa troppo presto o un arresto anomalo: riaprendo la fattura (o una nuova fattura), To Bill annuncia «Su questo dispositivo sono state ritrovate modifiche non salvate del …». Ripristina le rimette nell’editor; Ignora le scarta.

Su un telefono

L’editor passa a una sola colonna. In alto, l’occhio (Anteprima) mostra il PDF al posto dei campi; Torna alla compilazione vi ritorna. In basso, il totale e Invia restano sempre a portata di mano, accanto al pulsante che scarica il PDF.

Le righe senza IVA

Una riga allo 0 % deve indicare perché non ha IVA: esportazione, prestazione all’estero, prestazione esclusa, spese anticipate… Questo Tipo di IVA decide la cifra del rendiconto IVA.

1. In Righe, scelga IVA per articolo (1).

2. Aggiunga la riga. Un articolo registrato con il suo tipo di IVA lo riprende da solo.

3. Altrimenti, clicchi sull’icona delle impostazioni in fondo alla riga, poi scelga il Tipo di IVA (2).

   

Con IVA globale allo 0 % o Senza IVA, un solo campo Tipo di IVA delle righe allo 0 % vale per tutta la fattura. Finché una riga allo 0 % non ha un tipo, To Bill mostra un avviso sotto le righe e la bozza non viene salvata: Non salvato indica «Scelga il tipo di IVA delle righe allo 0 % (esportazione, prestazione esclusa…).». L’elenco dei tipi è spiegato in Articoli.

Ogni tipo aggiunge la sua menzione sul PDF, per esempio «Esportazione esente dall'IVA (art. 23 LIVA).».

La pagina della fattura

Nell’elenco, clicchi sul numero della fattura.

1. Lo stato della fattura.
2. Modifica riapre l’editor, finché la fattura non è inviata.
3. Invia la invia per e-mail. Veda Inviare una fattura.

A sinistra, l’anteprima del PDF si ingrandisce, si stampa e si scarica. A destra: l’importo, l’IVA, le date, il Riferimento QR, il cliente, poi le sezioni Pagamenti, Solleciti e Cronologia. Il menu … (Altre azioni) raggruppa le altre azioni.

Gli stati di una fattura

Stato	Che cosa significa
In attesa	Bozza. Non ancora inviata, modificabile, non ancora registrata in contabilità.
Inviata	Emessa: inviata per e-mail o per posta, oppure contrassegnata come inviata. Il cliente deve pagarla.
In ritardo	La scadenza è passata e la fattura non è pagata. To Bill la classifica così ogni notte, oppure dal primo sollecito.
Parzialmente pagata	Il cliente ha pagato una parte. Il Rimanente indica ciò che deve ancora.
Pagata	L’importo è incassato.
Pagata in eccesso	Il cliente ha versato più dell’importo della fattura.
Accreditata / Parzialmente accreditata	Una nota di credito annulla tutto l’importo o una parte.
Rimborsata / Parzialmente rimborsata	Il cliente aveva pagato, poi una nota di credito gli ha restituito tutto o una parte.
Passata a perdita	Ha rinunciato al credito. Non viene più sollecitata.
Annullata	La fattura è annullata. Resta archiviata con il suo numero.
Importata	Ripresa da un altro software. Attende il pagamento ma non si modifica.

Una fattura inviata non si modifica più

Non appena una fattura è inviata, il suo contenuto è bloccato: è il documento che il suo cliente ha ricevuto e che la sua contabilità conserva.

La pagina della fattura lo ricorda (1): Inviata: questa fattura non può più essere modificata. Per correggerla:

• Un errore su una parte dell’importo, uno sconto concesso a posteriori: clicchi su Correggerla con una nota di credito. Veda Le note di credito.
• Una fattura completamente sbagliata: in …, clicchi su Annulla fattura, poi ne crei una nuova. Se il cliente ha già pagato tutto o una parte, To Bill emette automaticamente una nota di accredito per l’importo annullato.

Annullare non cancella

Una fattura annullata resta nell’elenco con lo stato Annullata. Il suo numero resta riservato: non sarà riutilizzato. Solo una bozza mai inviata si elimina davvero (… › Elimina).

Importare vecchie fatture

Importa fatture, in alto nell’elenco, riprende le sue vecchie fatture in PDF. To Bill legge ogni PDF, poi lei verifica il cliente, il riferimento, le date e gli importi prima di confermare. Le fatture importate arrivano nella scheda Importate. Per un’esportazione bexio, veda Importare da bexio.

Base legale

• La fattura deve specificare chiaramente il fornitore, il destinatario e il genere della prestazione. Di regola contiene: il nome e il luogo del fornitore, l’indicazione che è iscritto nel registro dei contribuenti e il suo numero IVA; il nome e il luogo del destinatario; la data o il periodo della prestazione, se diversi dalla data della fattura; il genere, l’oggetto e l’entità della prestazione; l’importo; l’aliquota e l’importo dell’IVA: art. 26 cpv. 2 LIVA. Verifichi sull’anteprima che il suo numero IVA figuri in testa alla fattura.
• Un’impresa che non è iscritta nel registro dei contribuenti non deve indicare l’IVA nelle sue fatture; chi indica un’IVA senza esservi autorizzato la deve: art. 27 LIVA. Se la sua impresa non è assoggettata, To Bill lo sa dalla configurazione del suo conto e non mostra l’IVA.
• Le fatture e i giustificativi si conservano per dieci anni: art. 958f CO.