Il giornale e le registrazioni

Il giornale elenca ogni operazione dei suoi libri, per data. To Bill vi iscrive da sé le sue fatture, i pagamenti e le spese. Lei vi inserisce ciò che non ha un documento in To Bill, come un affitto o un prestito, e vi corregge gli errori.

Prima di iniziare

• La contabilità deve essere attiva: veda Attivare la contabilità.
• Per inserire, stornare o correggere una registrazione occorre il diritto di tenere la contabilità. Senza di esso, può consultare il giornale ma non modificarlo.

Funzione sperimentale

La contabilità è ancora in fase di sviluppo. Verifichi le sue cifre con il suo fiduciario prima di ogni dichiarazione.

Ritrovare una registrazione

Nel menu, apra Contabilità, poi Giornale. Appaiono le registrazioni dell’esercizio in corso, la più recente in alto.

1. Nuova registrazione: inserire una registrazione manuale. Veda Inserire una registrazione manuale.
2. La barra dei filtri:
   • la ricerca trova un numero di registrazione, una descrizione, un riferimento o un importo;
   • Esercizio e Conto mantengono le registrazioni di un esercizio o di un conto;
   • Altri filtri aggiunge il Periodo, l’Origine (Fattura, Pagamento, Manuale…), l’Importo di una riga e il Giustificativo;
   • Viste propone filtri pronti: Senza giustificativo, Registrazioni manuali e Questo mese;
   • Ordina per ordina per Data, Numero o Importo.

Ogni filtro attivo appare sotto la barra, con una crocetta per rimuoverlo. Veda I filtri e le viste.

Clicchi su una registrazione per aprirla in un pannello, a destra.

1. Giustificativo: il documento che la registrazione contabilizza. Clicchi su di esso per aprirlo.
2. Registrazione contabile: Mostra i conti mostra le sue righe, in dare e in avere.
3. Tracciabilità: chi l’ha inserita, quando, e se la sua impronta è intatta.

Le frecce in cima al pannello, o i tasti j e k, passano alla registrazione successiva o precedente.

Semplice o Esperto

Nella visualizzazione Semplice, il giornale mostra un importo per registrazione. In Esperto, mostra il numero di ogni registrazione, i suoi conti e le colonne dare e avere. La scelta si fa in fondo al menu della contabilità: veda La pagina iniziale della contabilità.

Inserire una registrazione manuale

Una registrazione ha almeno due righe. Ogni riga va in dare o in avere di un conto, e i due totali devono essere uguali.

1. Nel giornale, clicchi su Nuova registrazione.

2. Inserisca la Data, la Descrizione, ad esempio «Affitto di ottobre», e se lo desidera il Riferimento del giustificativo.

3. Su ogni riga, scelga il Conto (1): digiti il suo numero o una parte del suo nome. Accanto appare il saldo del conto a quella data. Inserisca poi l’importo in Dare o in Avere.

   

4. Verifichi l’indicatore sotto le righe (2). In pareggio: i due totali sono uguali. Altrimenti mostra la Differenza: clicchi su Pareggia, oppure prema F9, per riportare la differenza sulla riga in cui si trova.

5. Alleghi il Giustificativo (3): depositi il file nel riquadro, oppure clicchi su Sfoglia. PDF o immagine, al massimo 10 MB.

6. Clicchi su Contabilizza, oppure prema ⌘ Invio (Ctrl Invio su Windows).

To Bill numera la registrazione e la apre nel suo pannello. Da quel momento è sigillata: non si modifica più.

L’IVA in una registrazione

Se è assoggettato all’IVA, scelga un codice nella colonna IVA della riga dell’importo (il costo o il ricavo), non sul conto IVA. L’importo inserito è IVA compresa: To Bill ne scorpora l’IVA e aggiunge da sé la riga dell’IVA, sul conto 2200 per una vendita, 1170 o 1171 per un acquisto. I codici iniziano con V per le vendite, M per gli acquisti di merci e di prestazioni, I per gli investimenti e gli altri costi. Se rendiconta con il metodo delle aliquote saldo, le registrazioni non contengono IVA. Veda Le impostazioni IVA.

La data della registrazione

Deve cadere in un esercizio aperto. Un esercizio chiuso non accetta più registrazioni. Dopo l’ultimo esercizio, il successivo si apre da sé alla sua prima registrazione. Se la registrazione contiene IVA e il suo periodo IVA è già stato presentato, To Bill la rifiuta anch’essa: le dia una data nel periodo aperto, oppure presenti un rendiconto di correzione per quel periodo.

Allegare un giustificativo

Ogni registrazione deve poggiare su un giustificativo. Le registrazioni delle sue fatture, note di credito, pagamenti e movimenti bancari hanno il loro: il documento stesso. Restano due casi da sorvegliare: le registrazioni inserite manualmente senza file e le spese senza giustificativo.

Per ritrovarle, clicchi su Viste nel giornale, poi su Senza giustificativo (1). Il numero che segue conta le registrazioni interessate nell’esercizio in corso.

Apra una registrazione dell’elenco: il suo pannello indica Nessun giustificativo (1). Che cosa fare dipende dalla sua origine.

• Una spesa: alleghi il giustificativo alla spesa stessa, in Spese. To Bill storna la registrazione originale e la ricontabilizza con il suo giustificativo, automaticamente. Veda Giustificativi e scansione.
• Una registrazione manuale: è sigillata, il giustificativo non vi si aggiunge a posteriori. Clicchi su Storna e correggi (2) e alleghi il file nella correzione: veda Correggere una registrazione.
• La vendita di un’immobilizzazione: alleghi il contratto di vendita nella scheda dell’immobilizzazione. La registrazione resta com’è. Veda Le immobilizzazioni.

Dopo una correzione, la registrazione originale resta nel giornale, barrata e contrassegnata Stornata. Mantiene la sua indicazione Senza giustificativo: è la correzione che porta il giustificativo.

Base legale

• Ogni registrazione è documentata da un giustificativo: un documento, cartaceo o elettronico, che permette di verificare l’operazione. Art. 957a cpv. 2 n. 2 e cpv. 3 CO.

Annullare una registrazione: lo storno

Una registrazione contabilizzata non si cancella mai. Per annullarla, To Bill effettua una registrazione inversa, lo storno. Entrambe restano nel giornale, collegate tra loro.

1. Apra la registrazione nel giornale, poi clicchi su Stornare, in fondo al pannello.

2. Inserisca il Motivo (1), ad esempio «Inserita due volte». Figura nella descrizione dello storno.

3. Verifichi la Data dello storno (2): per impostazione predefinita è oggi. Non può precedere la registrazione originale. Se l’esercizio della registrazione è chiuso, lo storno passa al primo giorno aperto.

   

4. Clicchi su Stornare.

Nel giornale, la registrazione originale riporta l’indicazione Stornata e la nuova l’indicazione Storno.

Correggere una registrazione

Un conto, un importo o una data da cambiare? Storna e correggi storna la registrazione originale e contabilizza la versione corretta, in un’unica operazione.

1. Apra la registrazione, poi clicchi su Storna e correggi. La finestra riprende le sue righe.

2. Inserisca il Motivo della correzione (1).

3. Corregga ciò che va corretto: data, descrizione, conti o importi. Alleghi il giustificativo se mancava. Senza un nuovo file, il giustificativo originale viene conservato.

   

4. Clicchi su Storna e contabilizza (2).

Il giornale conta allora tre registrazioni: l’originale, contrassegnata Stornata, il suo Storno e la Correzione. Il pannello di ciascuna porta alle altre (1).

Che cosa non si storna

• Uno storno: corregga invece la registrazione originale.
• La registrazione dell’impiego dell’utile: annulli la decisione in Contabilità › Impiego dell'utile. Veda L’impiego dell’utile.

Una fattura o una spesa

Corregga piuttosto il documento stesso. Una spesa modificata viene stornata e ricontabilizzata da sé. Una fattura inviata si corregge con una nota di credito: veda Le note di credito. Così il documento e i suoi libri restano concordi.

Verificare l’integrità del giornale

Al momento dell’inserimento, ogni registrazione riceve un’impronta calcolata sul suo contenuto e sull’impronta della registrazione precedente. Qualsiasi modifica a posteriori interromperebbe questa catena.

Clicchi su Verifica integrità (1): To Bill ricalcola l’intera catena e mostra il risultato (2).

Se To Bill segnala un’alterazione, annoti il numero della registrazione indicato e contatti il suo fiduciario.

Base legale

• I libri e i giustificativi sono tenuti in modo che nessuna modifica passi inosservata: art. 3 Olc.
• La contabilità è tenuta in modo completo, veritiero e verificabile: art. 957a cpv. 2 CO.

Esportare il giornale

Esporta, in cima al giornale, scarica il giornale o il bilancio di verifica dell’esercizio in CSV, il dossier per il suo fiduciario o l’archivio completo. Veda Le esportazioni per il suo fiduciario.