Correggere una fattura con una nota di credito
Una fattura inviata non si modifica più. Per correggerla, lei emette una nota di credito (un accredito): annulla tutta la fattura o una parte, con la sua IVA. Il cliente deve allora l’importo ridotto, oppure lei lo rimborsa se ha già pagato.
Quando fare una nota di credito
- Ha fatturato troppo: un errore di quantità, di prezzo, una prestazione non fornita.
- Concede un gesto commerciale dopo l’invio.
- Il cliente le restituisce della merce.
- Annulla interamente una fattura già pagata.
Una fattura ancora In attesa (non inviata) non ha bisogno di una nota di credito: la modifichi o la elimini.
Creare una nota di credito
Apra la fattura da correggere, poi … › Crea una nota di credito. Su una fattura inviata, il link Correggerla con una nota di credito fa la stessa cosa. Da Vendite › Note di credito, il pulsante Nota di credito le chiede prima di scegliere la fattura.
Sotto Dettagli, mantenga o cambi il titolo proposto, e aggiunga se necessario delle note (vuote all’inizio). Si stampano sulla nota di credito.
Sotto Motivo, scelga la ragione: Errore di fatturazione, Sconto commerciale, Reso merce, Annullamento servizio o Altro. Aggiunga una Precisazione se utile. Il motivo si stampa sulla nota di credito.
Scelga come accreditare (1): Accreditare un importo o Accreditare righe (veda qui sotto).
Clicchi sul pulsante rosso in alto a destra per emettere la nota di credito.
La nota di credito viene emessa subito, con il suo numero (CN-000001, CN-000002…). Se la contabilità è attivata, viene registrata e riduce l’IVA che Lei deve, nel momento fissato dal suo metodo di rendiconto (veda la base legale più in basso).
Accreditare un importo
Inserisca l’importo da accreditare, IVA compresa (2). To Bill mostra la Fattura originale, ciò che è Già accreditato e il Residuo accreditabile: non può accreditare più di questo residuo.
To Bill ripartisce l’IVA come sulla fattura. Se la fattura ha più aliquote, l’importo viene ripartito tra di esse in proporzione a ciascuna aliquota, per esempio una parte all’8,1 % e una parte al 2,6 %. Una riga allo 0 % mantiene il suo tipo di IVA.
Accreditare righe
La scheda Accreditare righe (1) mostra le righe della fattura. Deselezioni o elimini quelle non interessate, e adatti le quantità o i prezzi (2): qui, un piano restituito su due. Ogni riga mantiene la sua aliquota IVA. I totali Importo IVA esclusa, IVA e Totale TTC compaiono in negativo.
Che cosa cambia sulla fattura
La fattura originale mostra l’importo Accreditato e il Totale da incassare. Il suo stato cambia:
| Prima della nota di credito | Stato della fattura |
|---|---|
| Niente pagato, tutto accreditato | Accreditata |
| Niente pagato, una parte accreditata | Parzialmente accreditata |
| Pagata in parte, resta un importo dovuto | Parzialmente pagata |
| Già pagata, la nota di credito restituisce tutto o una parte | Rimborsata o Parzialmente rimborsata |
Il PDF e la QR-fattura della fattura chiedono ormai l’importo ridotto. La nota di credito figura nella cronologia dei pagamenti della fattura.
Rimborsare il cliente
Se la fattura era già pagata, To Bill prepara il rimborso: la pagina della fattura mostra una sezione Rimborsi, con l’importo In attesa.
- Rimborsi il cliente dalla sua banca.
- In Rimborsi, clicchi su Salva.
- Indichi l’Importo, la Data, il Metodo (Bonifico, Contanti, Carta o Altro) e una Nota se utile.
- Clicchi su Salva.
Se la fattura non era pagata, non c’è niente da rimborsare: la nota di credito riduce semplicemente ciò che il cliente deve.
La nota di credito
In Vendite › Note di credito, clicchi su una nota di credito per aprirla.
- Lo stato: Emessa. Una nota di credito emessa non si modifica più.
- Il riepilogo: l’Importo a favore del cliente, l’IVA, la data, la Fattura collegata e il Motivo.
Il PDF porta il titolo Nota di credito, la menzione della fattura originale, il motivo e l’Importo a suo favore. Non ha la QR-fattura. La menzione della fattura dipende dall’importo: una nota di credito che accredita tutta la fattura indica «Annulla la fattura INV-… del …»; una nota di credito parziale, «Nota di credito relativa alla fattura INV-… del …». Una nota di credito già emessa conserva il suo PDF archiviato.
Per trasmetterla al cliente:
- per e-mail: clicchi su Invia. Si apre la stessa finestra di una fattura: destinatario, contatti, oggetto «Nota di credito CN-…», messaggio e anteprima dell’e-mail, con il PDF allegato. Una volta inviata, il pulsante diventa Invia di nuovo per e-mail;
- per posta: … › Per posta, come per una fattura. Serve l’indirizzo postale completo del cliente;
- lei stesso: … › Scarica il PDF.
Il suo cliente la ritrova anche nel suo portale clienti, scheda Note di credito. Una nota di credito annullata non si invia più.
Annullare una nota di credito
… › Annulla nota di credito la annulla: la sua registrazione viene stornata e la fattura originale ritrova il suo importo. La nota di credito resta archiviata per dieci anni, con lo stato Annullata.
Annullare tutta una fattura
Per annullare una fattura intera, può anche aprire la fattura, poi … › Annulla fattura. Se è già stata pagata in tutto o in parte, To Bill emette da solo la nota di credito per l’importo annullato. Veda Creare una fattura.
Base legale
- Se la controprestazione viene corretta, il debito fiscale va adeguato «nel momento in cui la correzione è contabilizzata o la controprestazione corretta è incassata»: art. 41 cpv. 1 LIVA. Con il rendiconto secondo le controprestazioni convenute, la nota di credito riduce l’IVA del periodo in cui è contabilizzata. Con il rendiconto secondo le controprestazioni ricevute, l’IVA segue ciò che il cliente paga realmente: la correzione conta quando l’importo corretto è incassato.
- Se una sua fattura indica un’IVA troppo elevata, o un’IVA che non aveva il diritto di fatturare, Lei deve quell’IVA, salvo in particolare che corregga la fattura: art. 27 cpv. 2 LIVA. La correzione avviene «nei limiti ammessi dal diritto commerciale, mediante un documento ricettizio che rinvia alla fattura originale annullandola»: art. 27 cpv. 4 LIVA. In To Bill, è la nota di credito che accredita tutta la fattura: porta la menzione «Annulla la fattura INV-… del …». Emetta poi una nuova fattura con l’IVA corretta. To Bill non raccoglie la conferma del cliente: gli chieda di confermare di averla ricevuta, per esempio per e-mail, e conservi la sua risposta con la nota di credito.
- La nota di credito è un giustificativo contabile: si conserva per dieci anni, anche se annullata: art. 958f CO.