Il cockpit fiduciario
Il cockpit è lo spazio dei fiduciari in To Bill. Qui segue le aziende dei suoi clienti, i suoi mandati e tutto ciò che attende un intervento del suo studio.
Si apre all’indirizzo cockpit.tobill.ch, con il suo account To Bill.
Creare l’account del suo studio
- Apra cockpit.tobill.ch, poi clicchi su Nessun account? Crea un account fiduciario.
- Inserisca Nome, Cognome, E-mail, il Nome dello studio e una Password di almeno 8 caratteri e al massimo 72 (un po’ meno con le lettere accentate).
- Clicchi su Crea account. Il cockpit si apre: Lei è Proprietario dello studio. To Bill le invia anche l’e-mail «Confermi il suo indirizzo e-mail», nella lingua della pagina. La conferma è facoltativa: il cockpit funziona senza aspettarla. È necessaria solo per invitare qualcuno, un collaboratore o un cliente (veda Il team dello studio). Il suo link apre la pagina Indirizzo e-mail confermato di To Bill; torni poi al cockpit (veda Confermare l’indirizzo e-mail).
Poi aggiunga i suoi primi mandati (veda Aggiungere e seguire i suoi mandati) e inviti i suoi collaboratori (veda Il team dello studio).
Ha ricevuto un invito da uno studio?
Non crei uno studio: apra il link ricevuto per e-mail. La fa entrare nello studio che l’ha invitato. Veda Entrare in uno studio.
Il cockpit è riservato agli account fiduciari. Un normale account aziendale vede il messaggio Accesso riservato.
Non ha ancora uno studio
Il cockpit mostra il lavoro di uno studio: i suoi mandati, il suo team e i suoi compiti. Un account che vi entra senza far parte di uno studio vede, su ogni pagina, Non ha ancora uno studio. Succede:
- a un account fiduciario rimosso dal suo studio (veda Rimuovere qualcuno dallo studio);
- a un account di assistenza di To Bill (super admin). Il cockpit lo lascia entrare, ma mostra solo lo studio dell’account connesso; il riquadro Account di assistenza lo ricorda. Per vedere il cockpit di uno studio, acceda con l’account di uno dei suoi membri.
Uno studio l’ha invitata? Apra il link ricevuto per e-mail. Altrimenti, crei il suo studio da questa pagina:
- Sotto Crei il suo studio, inserisca il Nome dello studio.
- Clicchi su Crea lo studio. Ne è il Proprietario, e la pagina mostra il suo studio. Aggiunga poi i suoi mandati e inviti il suo team; per invitare qualcuno, il suo indirizzo e-mail deve essere confermato.
Se il suo account non è ancora un account fiduciario, un riquadro lo annuncia: creare lo studio lo trasforma in un account fiduciario, e le aziende che d’ora in poi la inviteranno in To Bill appariranno nel cockpit del suo studio. Le sue aziende e i loro dati restano invariati. Il pulsante si chiama allora Conferma e crea lo studio.
Accedere
- Accedi: con l’e-mail e la password del suo account To Bill.
- Accedi con Google: nella finestra di Google, scelga l’account Google che ha l’indirizzo del suo account To Bill. Il cockpit si apre, senza password. Il suo indirizzo conta come confermato quando Google indica che è verificato.
Accedi con Google non crea né un account né uno studio. Senza account To Bill all’indirizzo del suo account Google, il cockpit mostra «Non esiste alcun account To Bill all’indirizzo di questo account Google»: crei prima l’account del suo studio con questo indirizzo (vedi sopra), poi acceda con Google. Con Google come con una password, un normale account aziendale vede il messaggio Accesso riservato.
Ha ricevuto un invito da uno studio? Sulla pagina dell’invito, clicchi su Accedi, poi su Accedi con Google, con l’account Google dell’indirizzo invitato: torna all’invito per accettarlo. Se non ha ancora un account To Bill, il suo viene creato in quel momento.
Se l’accesso con Google non riesce
- «Google non ha confermato l’accesso»: riprovi, oppure acceda con la sua e-mail e la sua password.
- «Questo account Google è collegato a un account To Bill il cui indirizzo e-mail è cambiato nel frattempo»: acceda con la sua e-mail e la sua password.
- «Troppi tentativi in poco tempo»: riprovi tra qualche minuto.
Se qualcuno aveva aperto un account al suo indirizzo con una password, per esempio creando uno studio, senza mai confermare l’indirizzo, il suo primo accesso con Google le restituisce questo account, e quella password non funziona più. Il cockpit glielo annuncia una volta, nella finestra Questo account ora è suo; Ho capito la chiude. Veda Confermare l’indirizzo e-mail.
La panoramica
La Panoramica elenca i suoi mandati. In alto, i contatori riassumono lo studio: mandati, elementi da fare, IVA entro 30 giorni, chiusure in ritardo e documenti da registrare.
- Aggiungi mandato: inviti il suo cliente per e-mail, oppure crei Lei stesso l’azienda se tiene la sua contabilità senza di lui.
- Un riquadro per mandato: le attività, i crediti aperti, le cifre dell’esercizio confrontate con l’anno scorso e gli avvisi, come una chiusura in ritardo.
Sopra i riquadri, cerchi un mandato per nome e filtri: Stato contabilità, Salute, IVA, Responsabile e altri criteri sotto Altri filtri. Viste propone elenchi pronti, come IVA entro 30 giorni o Chiusura in ritardo. Il pulsante a destra passa dai riquadri a una tabella. Veda Aggiungere e seguire i suoi mandati.
Passi da I miei mandati a Tutto lo studio per vedere anche i mandati dei suoi colleghi. Il menu, a sinistra, porta a Da fare e a Team.
Un riquadro senza cifre
- Non le è assegnato: il mandato è dello studio, ma Lei non ne è responsabile. Un Proprietario o un Admin dello studio glielo assegna nella scheda Accesso del mandato; allora ne vede le cifre.
- Dati non accessibili: l’azienda non le ha aperto le sue cifre, perché il ruolo che le ha dato è limitato. Le chieda il diritto che manca.
Veda I diritti su un mandato.
Ciò che è da fare
Da fare riunisce, cominciando dal più urgente: le chiusure, i rendiconti IVA, i salari, i documenti da registrare, i giustificativi da rivedere e le attività del suo team.
Filtri per tipo, per scadenza, per mandato o per responsabile. Da tastiera, j e k passano da una riga all’altra e Invio apre l’elemento. I dettagli sono in L’elenco Da fare.
La pagina di un mandato
Clicchi su un riquadro per aprire il mandato. La scheda Riepilogo mostra le cifre dell’esercizio, lo stato della contabilità e il Copilota fiduciario, che redige la sintesi del mese e la richiesta dei documenti mancanti.
- Esporta la contabilità: le registrazioni di un periodo, nel formato del suo software fiduciario. Veda Esportare la contabilità e il file IVA.
- Apri in To Bill: l’azienda si apre in una nuova scheda del browser, collegata a suo nome. Lì lavora nel giornale, nell’IVA e nella chiusura. Veda Lavorare nella contabilità di un mandato.
Le schede Attività e Accesso elencano le attività del mandato e le persone del suo studio che se ne occupano.
Attivare la contabilità di un cliente
Se la contabilità dell’azienda non è ancora attiva, la panoramica del mandato propone Attiva la contabilità. Veda Attivare la contabilità di un cliente.
Trovare in fretta una schermata
Ricerca rapida, nel menu, oppure ⌘ K (Ctrl K su Windows) apre un elenco: digiti il nome di un mandato o di una pagina, poi Invio. Sulla pagina di un mandato, lo stesso elenco propone Apri in To Bill.
Il pulsante ? in alto a destra apre l’aiuto della pagina visualizzata: Visita guidata di questa pagina, Leggere la guida e Scorciatoie da tastiera.
Il team dello studio
Team elenca i collaboratori dello studio, il loro ruolo e i loro mandati. Ognuno vede e fa ciò che il suo ruolo permette.
| Ruolo | Che cosa permette |
|---|---|
| Proprietario | Tutto, compresi il team e gli inviti. |
| Admin | Il team, gli inviti e l’attribuzione di tutti i mandati. |
| Collaboratore | Lavorare sui mandati che gli sono attribuiti. |
| Lettore | Consultare i mandati che gli sono attribuiti, senza modificare nulla. |
I dettagli sono in Il team dello studio.