Il team dello studio
Ogni persona dello studio ha il proprio account e un ruolo. Il ruolo decide che cosa vede e che cosa può fare nel cockpit.
I ruoli
| Ruolo | Mandati che vede | Che cosa può fare |
|---|---|---|
| Proprietario | Tutti i mandati dello studio. | Tutto: il team, gli inviti, i mandati, e nominare altri proprietari. |
| Admin | Tutti i mandati dello studio. | Il team, gli inviti, l’aggiunta e l’attribuzione dei mandati, e il lavoro su ogni mandato. |
| Collaboratore | I mandati che gli sono attribuiti. | Il lavoro sui suoi mandati: attività, commenti, allegati, processi, impostazioni dei salari, esportazioni. |
| Lettore | I mandati che gli sono attribuiti. | Consultare ed esportare, senza modificare nulla. |
Nelle aziende clienti, i diritti di una persona dipendono anche dal suo ruolo nello studio: un Lettore riceve solo i diritti di consultazione. Veda I diritti su un mandato.
La pagina Team
Nel menu, clicchi su Team. La pagina mostra il numero di Collaboratori, il numero di mandati dello studio (Mandati, ciascuno contato una volta) e gli Inviti in attesa. Accanto a ogni persona, il numero di mandati di cui si occupa.
- Invita un collaboratore: veda sotto.
- Il ruolo di ogni persona: lo cambi nell’elenco. Il messaggio … ha ora il ruolo «…». conferma la modifica.
- Rimuovi dallo studio: veda più sotto.
Cerchi una persona per nome o per e-mail e filtri per Ruolo o per Mandati attribuiti.
Il fondatore dello studio non può essere rimosso né cambiare ruolo, e nessuno cambia il proprio ruolo. Solo un Proprietario nomina un altro proprietario. Un Collaboratore o un Lettore vede l’elenco, senza poterlo modificare: Il team e gli inviti sono gestiti dai proprietari e dagli admin dello studio.
Invitare un collaboratore
In Team, clicchi su Invita un collaboratore.
Inserisca la sua E-mail e scelga il suo Ruolo. Sotto la scelta, To Bill ricorda che cosa permette questo ruolo.
Clicchi su Invia invito. La persona riceve un’e-mail per unirsi allo studio. L’invito è valido 7 giorni.
Prima un indirizzo e-mail confermato
Per invitare, il suo indirizzo e-mail deve essere confermato. Altrimenti la finestra lo dice prima di tutto: «Per invitare qualcuno, confermi prima il suo indirizzo e-mail (…) con il link dell’e-mail di conferma.», e Invia invito resta disattivato. Clicchi su Invia di nuovo l’e-mail di conferma, apra l’e-mail ricevuta e clicchi sul suo link, poi torni a invitare. Lo stesso vale per mandare di nuovo un invito con Reinvia e per invitare un cliente (veda Aggiungere e seguire i suoi mandati).
Sotto Inviti in attesa, ogni invito indica Scade tra … g o Scaduto il ….
- Reinvia manda di nuovo l’e-mail: l’invito torna valido per 7 giorni.
- Copia il link copia il link dell’invito: lo trasmetta in un altro modo se l’e-mail non arriva.
- Revoca disattiva il link, dopo una conferma.
Unirsi a uno studio
Ha ricevuto l’invito di uno studio:
- Apra il link dell’e-mail. Si apre la pagina Unirsi allo studio.
- Se non ha effettuato l’accesso, clicchi su Accedi, oppure su Crea un account se non ha ancora un account To Bill. Usi l’indirizzo e-mail che ha ricevuto l’invito. Un account creato qui riceve anche l’e-mail «Confermi il suo indirizzo e-mail»; la conferma è facoltativa, tranne per invitare a sua volta qualcuno (veda Confermare l’indirizzo e-mail).
- Clicchi su Accetta l'invito. Compare Invito accettato! Benvenuto nello studio.
Il suo account To Bill diventa un account fiduciario
Se usa già To Bill per le sue aziende, To Bill glielo segnala prima che accetti: unirsi a uno studio fa del suo account un account fiduciario. L’account apre il cockpit, e le aziende che in seguito la inviteranno in To Bill compariranno nel cockpit dello studio. Le sue aziende e i loro dati restano invariati. Clicchi su Conferma ed entra nello studio per continuare.
Scegliere chi si occupa di un mandato
Apra il mandato, poi la scheda Accesso: elenca i Responsabili del mandato e il loro ruolo.
- Attribuisci: selezioni le persone dello studio che si occupano del mandato, poi clicchi su Salva.
- Revoca l'accesso: la persona non è più responsabile del mandato e perde subito gli accessi che lo studio le aveva aperto in questa azienda. Gli altri suoi mandati non cambiano.
Se toglie l’ultima persona, il mandato resta allo studio, Non assegnato. Se toglie sé stesso, non ha più accesso al mandato e torna alla panoramica.
Rimuovere qualcuno dallo studio
- In Team, clicchi sull’icona Rimuovi dallo studio, a destra della persona.
- Legga che cosa succederà, poi clicchi su Rimuovi dallo studio.
In pratica:
- i mandati che le erano attribuiti le vengono tolti;
- le sue attività restano, senza responsabile: potrà riassegnarle;
- gli accessi che lo studio le aveva aperto presso i suoi clienti vengono revocati subito;
- se un cliente le ha dato direttamente un altro ruolo nella sua azienda, quel ruolo non cambia;
- potrà invitarla di nuovo più tardi.
- nel cockpit vede allora Non ha ancora uno studio: può crearvi il proprio studio, oppure attendere il suo nuovo invito (veda Non ha ancora uno studio).