Scansionare uno scontrino o una fattura con il telefono

Uno scontrino si perde in fretta. Lo fotografi subito dopo l’acquisto: To Bill legge il fornitore, l’importo, la data e l’IVA, e conserva la foto come giustificativo della spesa.

Prima di iniziare

• Deve avere il diritto di creare spese nell’azienda.
• La lettura automatica usa l’IA della sua azienda: deve essere attivata, con l’aiuto Lettura di una ricevuta in una spesa. Altrimenti compila i campi da sé. Veda L’assistente IA.
• La prima volta, l’app chiede l’accesso alla fotocamera («To Bill usa la fotocamera per scansionare la ricevuta di una spesa.»): accetti. Per aggiungere una foto dalla galleria, chiede l’accesso alle sue foto.

Scansionare una ricevuta

1. Apra la scheda Altro, poi Spese.
2. Tocchi +, poi Scansiona ricevuta.
3. Inquadri lo scontrino. Lo scanner rileva i bordi e ritaglia la pagina.
4. Confermi la foto. L’app mostra Analisi della ricevuta..., poi Dati della ricevuta estratti: Verifichi i campi evidenziati qui sotto.
5. Verifichi ogni campo evidenziato in verde: Descrizione, Importo, Data, Fornitore, Categoria, Valuta, e le righe dei Dettagli IVA. Corregga ciò che non va.
6. Tocchi Crea spesa. La foto viene salvata con la spesa.

L’importo e l’IVA

In Dettagli IVA, ogni aliquota ha la sua Base (al netto dell’IVA) e il suo Importo IVA. Verifichi che l’Importo della spesa sia l’importo al netto dell’IVA e che la somma corrisponda al totale dello scontrino. Uno scontrino con due aliquote, per esempio 8,1 % e 2,6 %, ha due righe.

Se l’app indica Questo giustificativo è già stato registrato o Esiste già una spesa simile, verifichi di non averlo già registrato. Se si tratta davvero di un’altra spesa, tocchi Non è un duplicato, continua.

Aggiungere una foto dalla galleria

1. In Spese, tocchi +, poi Nuova spesa.
2. Tocchi Galleria e scelga la foto della ricevuta. Fotocamera apre lo scanner.
3. Verifichi i campi compilati, poi tocchi Crea spesa.

L’app accetta le foto. Per un PDF, come una fattura ricevuta per e-mail, aggiunga la spesa dal computer, oppure carichi il PDF in Da convalidare: veda Il pilota automatico dei giustificativi.

Quando la lettura non riesce

L’app mostra Impossibile estrarre i dati della ricevuta. La foto resta allegata: compili i campi da sé, poi tocchi Crea spesa. Per rifare la foto, tocchi Riscansiona.

Manca una categoria? L’app propone lo stesso elenco di categorie del computer, e questo elenco non si modifica. Scelga la categoria più vicina, oppure Altro. Veda Registrare una spesa.

Senza connessione

L’app ha bisogno di Internet per leggere e salvare una spesa. Senza rete, mostra Nessuna connessione a Internet: conservi lo scontrino e lo scansioni più tardi.

Che cosa vede il suo fiduciario

La spesa e la sua foto sono subito in To Bill. Se il suo fiduciario segue la sua azienda, la ritrova dal suo cockpit, con il suo giustificativo. Veda I giustificativi e la scansione.

Base legale

• Ogni registrazione contabile è documentata da un giustificativo, cartaceo o elettronico: art. 957a cpv. 2 n. 2 e cpv. 3 CO.
• I giustificativi si conservano per dieci anni. Possono esserlo in forma elettronica, se il loro legame con l’operazione è garantito e restano leggibili: art. 958f cpv. 1 e 3 CO.