Personalizzare fatture e preventivi
Tre schede delle Impostazioni decidono l’aspetto e il contenuto dei suoi documenti:
- Fattura: la scadenza, l’arrotondamento, le piccole differenze di pagamento e gli interessi di mora;
- Modelli di documenti: l’impaginazione, i colori e i caratteri delle sue fatture e dei suoi preventivi;
- Modelli di note: i testi che aggiunge spesso, come le sue condizioni di pagamento.
Le impostazioni delle fatture
Apra Impostazioni › Fattura. La scheda inizia con la QR-fattura e i solleciti, spiegati in La QR-fattura e I solleciti. Più in basso:
Generale
| Impostazione | Che cosa fa |
|---|---|
| Giorni di scadenza predefiniti | Il termine tra la data della fattura e la sua scadenza, 30 giorni all’inizio. Un termine di pagamento inserito nella scheda di un cliente ha la precedenza. |
| Arrotondamento totale | Arrotonda il totale IVA inclusa di ogni fattura: Nessun arrotondamento, 5 centesimi (standard svizzero), 10 centesimi o 1 unità (numero intero). La differenza compare su una riga «Arrotondamento». |
| Decimali dei prezzi unitari | 2 decimali (0.10), Fino a 3 decimali (0.095) o Fino a 4 decimali (0.0875), per i prezzi molto bassi. I totali restano sempre a due decimali. |
Clicchi su Salva, in alto a destra.
Differenze e interessi di mora
Piccole differenze di pagamento. Quando un cliente paga qualche franco in meno o in più, To Bill può saldare la fattura invece di lasciarla aperta.
- Differenza massima: fino a quale importo (da CHF 0 a 1000) una differenza può essere saldata. Oltre, la fattura resta aperta.
- Conto delle differenze: con la contabilità, il conto su cui la differenza viene contabilizzata, per impostazione predefinita 3800 Deduzioni sui ricavi.
- Salda automaticamente: la differenza viene saldata non appena il pagamento è registrato, senza che debba farlo lei.
Interessi di mora. Gli interessi che può richiedere a un cliente in ritardo con il pagamento.
- Tasso annuo: 5 % all’inizio, il tasso legale, dovuto anche se il suo contratto prevede un tasso più basso. Indichi un tasso più alto solo se l’ha convenuto con il cliente.
- Il cliente è in mora dal: Primo sollecito (la regola generale) o Giorno di scadenza, se la data di pagamento è stata convenuta.
- Aggiungi gli interessi ai solleciti: ogni sollecito richiede gli interessi maturati, su una riga a parte.
Queste regole si salvano con Salva. Per richiedere gli interessi di una fattura, veda Le fatture aperte.
Il suo modello di documento
Senza modello, i suoi documenti usano l’impaginazione classica di To Bill. Un modello le permette di scegliere la disposizione, i colori, i caratteri e ciò che viene stampato.
Creare un modello
Apra Impostazioni › Modelli di documenti e clicchi su Nuovo modello. L’editor si apre a schermo intero, con una fattura d’esempio.
Scelga un punto di partenza in fondo allo schermo, in Preimpostazioni: Classico, Moderno, Essenziale, Audace o Svizzero.
A sinistra, sotto Elementi, clicchi su una parte del documento (1): Intestazione, Indirizzo (C5), Info fattura, Tabella articoli, Totali, Piè di pagina, Decorazioni. Le sue impostazioni si aprono a destra. Può anche cliccare direttamente sulla parte nell’anteprima.
Sotto Strumenti, regoli i Colori e la Tipografia di tutto il documento.
Dia un nome al modello, in alto a sinistra, poi clicchi su Salva, in alto a destra.
Che cosa può regolare:
| Elemento | Impostazioni |
|---|---|
| Intestazione | La disposizione del logo (a sinistra, a destra, al centro, minimale), la sua dimensione, le informazioni dell’azienda visualizzate, il colore di sfondo, il bordo |
| Indirizzo (C5) | L’indirizzo del cliente a sinistra o a destra. Le sue dimensioni seguono la finestra di una busta C5: il documento si piega e si spedisce senza riscrivere l’indirizzo. |
| Info fattura | La posizione del blocco (numero, date), il titolo e il suo stile |
| Tabella articoli | Lo stile (bordi, a righe alterne, minimale…), l’intestazione, le colonne visibili: quantità, unità, prezzo unitario |
| Totali | A destra o su tutta la larghezza, il separatore, il totale messo in evidenza |
| Piè di pagina | Un testo libero, i numeri di pagina, le informazioni dell’azienda, lo stile |
| Decorazioni | Una filigrana (per esempio BOZZA) e una linea d’accento |
| Fattura QR | Nulla da regolare: la QR-fattura viene sempre stampata su un’ultima pagina a parte, nel formato della norma svizzera, per le fatture in franchi e in euro |
| Colori, Tipografia | Gli otto colori del documento, il carattere del testo e dei titoli, le dimensioni |
Il logo visualizzato è quello della sua azienda: lo cambi in Impostazioni › Azienda, con un’immagine PNG o JPG di al massimo 5 MB. Un logo caricato prima in formato SVG o WebP resta visibile; per una resa nitida ovunque, lo carichi in PNG o JPG (veda Il suo logo è in formato SVG o WebP). Se l’IA è attivata per la sua azienda, Genera con IA propone un modello a partire da una descrizione dello stile desiderato.
Su un computer
L’editor dei modelli richiede uno schermo largo almeno 1024 pixel. Su un telefono mostra un messaggio. Le sue scorciatoie: ⌘S / Ctrl+S salva, ⌘Z / Ctrl+Z annulla, Maiusc+⌘Z / Maiusc+Ctrl+Z ripristina.
Scegliere il modello dei suoi documenti
La sua lista di modelli compare in Impostazioni › Modelli di documenti. Il menu ⋮ di un modello, visibile al passaggio del mouse, propone:
- Modifica: riaprire l’editor;
- Duplica: partire da una copia, chiamata «(copia)»;
- Imposta come predefinito: usare questo modello per tutti i suoi documenti. Il modello predefinito porta il badge Predefinito; Torna al modello classico lo rimuove;
- Elimina: cancellare il modello, dopo conferma.
Le fatture e i preventivi che usavano un modello eliminato passano al modello predefinito; i PDF già inviati non cambiano. L’eliminazione è definitiva. Il modello predefinito non può essere eliminato: scelga prima un altro modello predefinito.
Per un solo documento, scelga un altro modello nell’editor della fattura o del preventivo, con la lista Modello dell’anteprima. Il documento mantiene il modello scelto; altrimenti prende il modello predefinito, o l’impaginazione classica.
I suoi modelli di note
I modelli di note sono testi pronti da inserire: condizioni di pagamento, coordinate bancarie, menzioni legali, validità di un’offerta…
Apra Impostazioni › Modelli di note. Ogni modello mostra il suo titolo, il suo utilizzo e l’inizio del suo testo.
Clicchi su Aggiungi. Inserisca il Titolo, scelga l’Utilizzo (Fatture, Preventivi o Fatture & preventivi), poi scriva il Contenuto.
Clicchi su Crea.
La matita modifica un modello. Il cestino lo elimina, dopo conferma: le fatture e i preventivi in cui l’ha già inserito mantengono il loro testo. Un titolo conta al massimo 120 caratteri, un testo 5000.
Per usarli: nell’editor di una fattura o di un preventivo, sotto Opzioni, apra Note e clicchi su un modello: il suo testo si aggiunge alla nota del documento. L’icona a ingranaggio Gestisci i modelli apre la lista senza lasciare il documento.
Base legale
- Un debitore in ritardo nel pagamento di una somma di denaro deve un interesse di mora del 5 % all’anno, salvo un tasso superiore convenuto: art. 104 CO.
- Il debitore è costituito in mora dall’interpellazione del creditore (il sollecito), o dalla sola scadenza del giorno di pagamento convenuto: art. 102 cpv. 1 e 2 CO.