Utenti, ruoli e diritti
Ogni persona che lavora in To Bill ha il proprio account. Per ciascuna, lei sceglie un ruolo e poi, se necessario, i suoi diritti uno per uno: vedere le fatture senza poterle inviare, registrare spese senza toccare le impostazioni…
Per aggiungere qualcuno, veda Invitare il team.
La lista degli utenti
Apra il menu del suo account, in basso a sinistra, poi Utenti.
- La lista mostra il Ruolo, il Nome, il Cognome, l’Email e l’Ultima attività di ogni persona.
- Filtri per Ruolo, Ultima attività o Accesso, ordini, oppure usi le viste Attivi questo mese e Amministratori. Veda Filtrare, ordinare e salvare le viste.
- In fondo a ogni riga, l’occhio apre i Dettagli utente (1), la matita apre Modifica (2).
- Inviti, in alto a destra, mostra gli inviti inviati e non ancora accettati.
Per vedere questa lista occorre il diritto Utenti · Visualizzare; per invitare e modificare, Utenti · Creare. Per invitare, anche il suo indirizzo e-mail deve essere confermato: veda Invitare il team.
I ruoli
Il ruolo dà una base di diritti. Può poi aggiungerne o toglierne a ogni persona.
| Ruolo | Che cosa può fare all’inizio |
|---|---|
| Amministratore | Tutto: documenti, contabilità, salari, utenti, impostazioni, abbonamento. Solo un amministratore può attivare un modulo o eliminare l’azienda. |
| Membro | Tutto il lavoro corrente: fatture, preventivi, clienti, articoli, spese, incassi, contabilità, Drive. Non gli utenti, né i salari, né le impostazioni, né l’abbonamento. In tempo e progetti, solo le proprie ore. |
| Lettore | Vedere tutto, senza modificare nulla, tranne i salari, che non vede. |
| Fiduciario | Vedere e preparare fatture, clienti, spese e incassi; vedere i preventivi e gli articoli; tenere ed esportare la contabilità; consultare il Drive. Non può eliminare nulla, né accedere agli utenti, alle impostazioni o all’abbonamento. |
I dati dei salari
I salari contengono dati personali sensibili (numeri AVS, salari). Vi hanno accesso solo l’amministratore e le persone a cui lei dà espressamente i diritti Salari. Salari · Visualizzare mostra le paghe, i conteggi salariali e i dipendenti, con i numeri AVS e gli IBAN per intero; sotto questo diritto, To Bill lo ricorda: «Paghe, conteggi salariali e dipendenti, numeri AVS e IBAN per intero; ogni consultazione è iscritta nel registro degli accessi.» Salari · Gestire permette inoltre di modificare tutto e di pagare i salari. Le consultazioni sono tracciate nel registro degli accessi.
I diritti
Ogni diritto compare con il suo ambito e la sua azione, per esempio Fatture · Inviare o Salari · Visualizzare. Gli ambiti seguono l’ordine del menu: Cruscotto, Fatture, Preventivi, Clienti, Articoli, Spese, Incassi, Contabilità, Salari, Tempo e progetti, Utenti, Drive, Impostazioni, Crediti e Abbonamento.
| Diritto | Permette di |
|---|---|
| Visualizzare | Aprire la lista e le schede |
| Creare, Modificare, Eliminare | Aggiungere, cambiare, eliminare |
| Inviare | Inviare una fattura o un preventivo al cliente |
| Sollecitare | Inviare un sollecito di pagamento |
| Convertire | Trasformare un preventivo in fattura |
| Gestire | Cambiare le impostazioni dell’azienda, l’abbonamento o la contabilità |
| Esportare | Esportare la contabilità, per esempio per il suo fiduciario |
| Registrare, Fatturare | Registrare ore, poi fatturarle (tempo e progetti) |
| Caricare, Scaricare | Depositare e recuperare file nel Drive |
| Acquistare | Acquistare crediti per l’invio postale |
Quando manca un diritto
To Bill mostra solo i pulsanti delle azioni che lei ha il diritto di fare: senza Fatture · Inviare, niente pulsante Invia. Una pagina che i suoi diritti non permettono di aprire mostra Accesso riservato, con il diritto che manca.
Il messaggio dice, per esempio, «Questa pagina richiede il diritto «Utenti · Visualizzare». Lo chieda all’amministratore della sua azienda: può darglielo in Utenti.» L’amministratore lo aggiunge al suo ruolo o ai suoi diritti (veda più sotto). Torna al cruscotto la riporta alla pagina iniziale.
L’editor delle fatture e dei preventivi salva man mano che si scrive: richiede il diritto Creare e il diritto Modificare del suo ambito, per esempio Fatture · Creare e Fatture · Modificare.
Le aliquote IVA e i modelli di documento fanno parte delle impostazioni: aggiungerli, cambiarli o eliminarli richiede Impostazioni · Gestire, come l’editor dei modelli e il suo link Personalizza nell’anteprima di un documento. Senza questo diritto, si sceglie un’aliquota o un modello in un documento, senza poterli cambiare. Le categorie di spesa seguono i diritti delle spese: crearne una richiede Spese · Creare o Spese · Modificare, rinominarla Spese · Modificare, eliminarla Spese · Eliminare.
Modificare il ruolo o i diritti di una persona
- Nella lista, clicchi sulla matita della persona. Si apre la pagina Modifica.
- Se necessario, corregga il nome, il cognome o l’e-mail.
- Scelga il Ruolo, poi spunti o tolga la spunta ai Permessi.
- Clicchi su Salva. Lo conferma il messaggio L'utente è stato modificato con successo.
Che cosa non può cambiare
- Il suo ruolo e i suoi diritti: lo chieda a un altro amministratore.
- L’e-mail di una persona che usa To Bill anche per altre aziende: è l’identificativo del suo account, solo lei può occuparsene.
Vedere il dettaglio di una persona
L’occhio apre la sua scheda: Riepilogo utente, Informazioni di contatto, Informazioni di sistema (creazione e ultimo aggiornamento), Ruolo e Permessi.
Revocare l’accesso a una persona
- Apra la scheda della persona e clicchi su Elimina. Può anche spuntare più persone nella lista, poi Elimina.
- Confermi. To Bill ricorda che cosa succede: L'utente perde l'accesso a questa azienda. Il suo account e le sue altre aziende vengono mantenuti.
Ciò che ha creato (fatture, spese, registrazioni) resta nella sua azienda. Per ridarle accesso, la inviti di nuovo.
La cronologia delle azioni
Sul Cruscotto, Attività recenti › Vedi tutto apre Tutte le attività: chi ha creato, inviato, pagato o modificato che cosa, e quando.
Filtri per Tipo (fatture, preventivi, incassi, spese, clienti, abbonamento, contabilità e moduli…), per Persona (Sistema per ciò che To Bill fa da solo, come le fatture ricorrenti) o per Data. Le viste Le mie azioni, Questo mese e Fatture e preventivi sono pronte.
Il numero di utenti
L’abbonamento Business comprende utenti illimitati. I vecchi abbonamenti Starter e Pro sono limitati a un utente: il pulsante Aggiungi lo indica. Veda L’abbonamento e i crediti.
Base legale
I dati personali dei dipendenti e dei clienti devono essere accessibili solo alle persone che ne hanno bisogno, e protetti con misure adeguate: art. 8 LPD. Dia a ciascuno i diritti necessari al suo lavoro, non di più.