Aggiungere e seguire i suoi mandati
Un mandato è l’azienda di un cliente che il suo studio segue in To Bill. Questa guida mostra come aggiungerlo, chi se ne occupa e che cosa può vedervi.
Prima di iniziare
Solo il Proprietario e gli Admin dello studio aggiungono e attribuiscono mandati. Un Collaboratore o un Lettore vede i mandati che gli sono attribuiti.
Un’azienda diventa un mandato in tre modi:
| Situazione | Che cosa fa Lei |
|---|---|
| Lei tiene la contabilità, il cliente non usa To Bill. | Crea l’azienda dal cockpit. |
| Il cliente usa To Bill, o lo userà. | Lo invita: collega la sua azienda al suo studio. |
| Il cliente l’ha già invitata nella sua azienda, da To Bill. | Niente: l’azienda compare nel suo cockpit, con i diritti che il cliente le ha dato. |
Creare l’azienda di un cliente
Nella Panoramica, clicchi su Aggiungi mandato, poi resti sulla scheda Crea (1).
Inserisca il Nome dell'azienda. E-mail (facoltativa), Indirizzo, NPA, Città, Cantone e N. IVA (CHE-…) possono aspettare.
Clicchi su Crea mandato (2). Il mandato compare nella panoramica, attribuito a Lei.
In To Bill Lei è amministratore di questa azienda. La prima volta che la apre con Apri in To Bill, ne completi le informazioni: parte la sua prova gratuita di 7 giorni. In seguito l’azienda ha bisogno di un proprio abbonamento, da sottoscrivere in To Bill (veda Il suo abbonamento).
Dare l’accesso al cliente più tardi
Il cliente potrà lavorare nella sua azienda quando Lei ve lo inviterà, da To Bill: menu del suo account, in basso a sinistra, poi Utenti. Veda Utenti e ruoli.
Invitare un cliente a collegare la sua azienda
Il cliente riceve un’e-mail. Accede, o crea il suo account, poi sceglie l’azienda da collegare al suo studio. Questo clic è il suo consenso: senza di esso, Lei non vede nulla.
Nella Panoramica, clicchi su Aggiungi mandato, poi sulla scheda Invita cliente (1).
Inserisca l’E-mail del cliente e, se lo conosce, il Nome dell'azienda (facoltativo).
Clicchi su Invia invito (2). L’invito è valido 14 giorni.
Il suo indirizzo e-mail deve essere confermato. Altrimenti la scheda Invita cliente lo dice prima di tutto e lascia Invia invito disattivato, con Invia di nuovo l’e-mail di conferma: apra l’e-mail ricevuta, clicchi sul suo link, poi torni a invitare. Veda Il team dello studio.
Segua i suoi inviti in Team, sezione Inviti clienti. Reinvia manda di nuovo l’e-mail: l’invito torna valido per 14 giorni. Revoca disattiva il link.
| Stato | Che cosa significa |
|---|---|
| In attesa | Il cliente non ha ancora aperto l’invito. |
| Registrato | Il cliente ha aperto l’invito, ma non ha ancora collegato un’azienda. |
| Collegato | Fatto: l’azienda è un mandato del suo studio. |
| Revocato o Scaduto | Il link non funziona più. Invii un nuovo invito. |
Che cosa vede il suo cliente
Il cliente apre il link dell’e-mail. Se usa già To Bill e il suo indirizzo e-mail è confermato, vede anche, in cima alla sua dashboard, Lo studio … le ha inviato un invito a collegare la sua azienda. Clicca su Vedi invito (1). Senza indirizzo confermato, questo banner non compare: basta il link dell’e-mail (veda Confermare l’indirizzo e-mail).
Si apre la pagina Invito dello studio. Senza account, clicca su Accedi o Crea un account. Senza azienda, ne inserisce il nome e poi clicca su Crea e collega.
Sceglie l’azienda in Quale azienda collegare a questo studio? (1), poi clicca su Collega allo studio (2).
L’invito è personale: solo l’indirizzo invitato può accettarlo e solo un amministratore dell’azienda può collegarla. Nel suo cockpit il mandato compare subito, attribuito al Proprietario dello studio. Lo attribuisca poi a chi se ne occupa.
Ritrovare un mandato
Sopra i riquadri, la barra di ricerca e dei filtri (1) ordina e restringe l’elenco:
- Nome del mandato… cerca per nome.
- Stato contabilità, Salute, IVA e Responsabile filtrano l’elenco. Altri filtri aggiunge, ad esempio, Da fare, Attività aperte, Contabilità attiva o Chiusura in ritardo.
- Viste (2) propone elenchi pronti: I miei mandati, Da fare, IVA entro 30 giorni, Chiusura in ritardo. Per conservare i suoi filtri, scelga Tieni questa vista con un nome.
- Ordina per classifica i mandati, per impostazione predefinita dal più urgente al meno urgente.
Il pulsante a destra della barra passa dai riquadri alla tabella. Nella tabella, Colonne (3) mostra altre cifre, come le vendite o l’utile dell’esercizio. Fatturato del mese e Liquidità stimata sono in franchi: ogni fattura vi è convertita al tasso del suo giorno, e un importo in una valuta senza tasso di cambio non è contato; appare sotto la cifra, per esempio «+ USD 800.00 non convertito».
Selezioni dei mandati nella tabella per agire su più mandati alla volta: Esporta (CSV), Avvia un processo, Esporta la contabilità.
I filtri restano nell’indirizzo
L’indirizzo della pagina conserva i suoi filtri: lo mandi a un collega e vedrà lo stesso elenco. Veda Filtri e viste.
Attribuire un mandato
I responsabili di un mandato sono le persone dello studio che se ne occupano. Un Collaboratore o un Lettore vede solo i suoi mandati.
Apra il mandato, poi la scheda Accesso. Oppure, sul riquadro del mandato, apra il menu ….
Clicchi su Attribuisci.
Selezioni le persone dello studio, poi clicchi su Salva.
Nessuno selezionato? Il mandato resta allo studio, Non assegnato, finché Lei non lo attribuisce. Per togliere una persona, clicchi su Revoca l'accesso accanto al suo nome, nella scheda Accesso: perde subito gli accessi che lo studio le aveva aperto in questa azienda.
I diritti su un mandato
Nel cockpit e in To Bill, Lei vede e fa ciò che l’azienda le permette.
- Azienda creata dallo studio, o collegata dal cliente: ogni responsabile riceve i diritti del ruolo fiduciario. Vede e modifica le fatture, i clienti, le spese e gli incassi; tiene la contabilità e la esporta; consulta i documenti. Non gestisce né gli utenti, né le impostazioni, né l’abbonamento. Un Lettore dello studio riceve solo i diritti di consultazione.
- Azienda che l’ha invitata direttamente: Lei mantiene il ruolo che l’azienda le ha dato. Lo studio non può ampliare i suoi diritti.
Un riquadro Non le è assegnato significa che il mandato è dello studio, ma che Lei non ne è responsabile: un Proprietario o un Admin dello studio glielo attribuisce nella scheda Accesso. Un riquadro Dati non accessibili significa che l’azienda non le ha aperto le sue cifre: le chieda un ruolo che comprenda Cruscotto · Visualizzare. Il cockpit chiama sempre un diritto come la pagina Utenti di To Bill, ad esempio Contabilità · Visualizzare.
Quando il cliente pone fine al mandato
Il cliente vede il suo studio in To Bill, in Impostazioni › Studio fiduciario, con i suoi referenti. Un amministratore dell’azienda può cliccarvi su Termina il mandato (1).
Le persone dello studio perdono allora immediatamente il loro accesso all’azienda, che scompare dal suo cockpit. I dati dell’azienda restano come sono. Per riprendere il mandato, invii un nuovo invito.
Base legale
Il fiduciario agisce come mandatario, nei limiti del mandato che l’azienda gli affida. Le rende conto della sua gestione a sua richiesta: art. 394 cpv. 1, 396 cpv. 1 e 400 cpv. 1 CO.