Inviare una fattura
Una fattura parte per e-mail, per posta, oppure la consegna lei stesso. In tutti i casi passa allo stato Inviata: è emessa, bloccata e registrata in contabilità, e To Bill ne segue il pagamento.
Per e-mail
Apra la fattura: in Fatture, clicchi sul suo numero.
Clicchi su Invia, in alto a destra.
Destinatario: viene proposta l’e-mail del cliente. Clicchi su un contatto sotto Altri contatti per usarlo, oppure digiti un altro indirizzo.
Oggetto dell'email: «Fattura» seguito dal numero, da cambiare se lo desidera.
Tipo di messaggio: Template HTML completo (con il suo logo e il riepilogo della fattura) o Messaggio di testo semplice (il suo testo, senza formattazione). L’Anteprima dal vivo, a destra, mostra ciò che riceverà il suo cliente: Email mostra il messaggio, PDF allegato il PDF della fattura che parte con esso.
Clicchi su Invia.
Il cliente riceve l’e-mail con la fattura in PDF allegata, QR-fattura compresa, e un link Accedi al portale cliente. La data di invio compare sulla pagina della fattura (Inviata il) e nella sua Cronologia.
Per inviare più fatture in una volta: nell’elenco, le selezioni, poi Invia › Via email. Ogni fattura parte all’e-mail del suo cliente.
Dall’editor
Non serve lasciare l’editor di una fattura per inviarla. In alto a destra, Invia (1) salva la fattura, poi apre la stessa finestra di invio per e-mail. La sua freccia (2) propone Per e-mail e Per posta: Per posta apre la finestra dell’invio postale per questa fattura (veda più sotto).
Se qualcosa impedisce di salvare la fattura, To Bill non la invia: un messaggio Prima di continuare dice che cosa correggere, per esempio «Aggiunga una riga per salvare la bozza.», e l’editor va alla parte interessata.
Inviare dal suo indirizzo
Per impostazione predefinita, le e-mail partono dal servizio di invio di To Bill, a nome della sua azienda. Perché partano dalla sua casella di posta, configuri il suo server di invio in Impostazioni › SMTP.
Prima del primo invio: la QR-fattura e il logo
La sua QR-fattura o il suo logo non sono ancora pronti? La finestra di invio li chiede prima, nel riquadro Prima di inviare la sua fattura.
In IBAN per ricevere i pagamenti (1), incolli o digiti l’IBAN del conto della sua azienda, con o senza spazi.
Legga la riga verde sotto: dice quale conto To Bill ha riconosciuto. Per esempio «Conto QR riconosciuto: le sue fatture porteranno un riferimento QR e i pagamenti saranno riconosciuti automaticamente.», oppure «Conto bancario svizzero», con il nome della banca, per un IBAN abituale. Se è rossa, corregga l’IBAN: veda Quando To Bill rifiuta l’IBAN.
Clicchi su Attiva la QR-fattura. Per il suo logo, clicchi su Aggiungi un logo e scelga un’immagine PNG o JPG di al massimo 5 MB.
Invii la fattura come al solito: parte con la sua QR-fattura.
Non ora rimanda la QR-fattura o il logo a più tardi: la fattura parte senza di essi. Li ritrova nella scheda Iniziare bene della pagina principale e nelle Impostazioni. Il riquadro scompare una volta che entrambi sono pronti; lo vedono solo le persone che possono modificare le impostazioni dell’azienda. Fattura in euro con un conto QR? Indichi anche l’IBAN per gli euro, nelle impostazioni: veda Le sue fatture in euro.
Per posta
To Bill fa stampare la fattura e la spedisce all’indirizzo del cliente tramite il suo partner di invio postale (Pingen). Lei non deve stampare né affrancare nulla.
In Fatture, selezioni la fattura o le fatture da spedire.
Clicchi su Invia, poi Per posta (2).
La finestra Invia per posta conta le pagine di ogni lettera e ne mostra il costo, poi il totale.
Clicchi su Invia, seguito dal numero di crediti. I crediti vengono addebitati e la fattura passa allo stato Inviata.
| Lettera | Costo |
|---|---|
| Prima pagina | 3.90 crediti |
| Ogni pagina in più | 0.25 crediti |
1 credito = CHF 1.00. Il suo saldo compare sulla pagina Abbonamento (menu del suo account), nella scheda Crediti per l'invio postale; Ricarica i miei crediti ne acquista, almeno 10. Veda Abbonamento e crediti.
Quando Per posta è disattivato
- Crediti insufficienti per inviare per posta: ricarichi i suoi crediti.
- Indirizzo incompleto: completi la via, l’NPA e la località del cliente nella sua scheda.
Tramite il portale clienti
Ogni e-mail di fattura contiene il link al portale del suo cliente. Lì il cliente ritrova tutte le sue fatture, i suoi preventivi e le sue note di credito, scarica i PDF e può pagare online, se lei l’ha attivato.
Per vedere questo portale: sulla pagina della fattura, apra … › Apri il portale cliente. Si apre in una nuova scheda del browser; copi l’indirizzo di questa scheda se vuole trasmettere il link in un altro modo. Veda Il portale clienti.
Consegnare lei stesso il PDF
- Sulla pagina della fattura, apra … › Scarica il PDF o Stampa. Le icone sopra l’anteprima fanno la stessa cosa.
- Consegni la fattura al suo cliente, di persona o con la sua posta.
- Nell’elenco delle fatture, la selezioni, poi Cambia stato › Inviata.
Quest’ultimo passo è importante: finché la fattura è In attesa, non è registrata in contabilità, non è contata in ciò che resta da incassare e non viene sollecitata.
Dopo l’invio
- Rinvia la fattura, per esempio a un altro contatto: … › Invia di nuovo per e-mail.
- Il cliente ha pagato: veda Incassi.
- Il cliente tarda a pagare: veda Solleciti.
- Un errore: la fattura non si modifica più. Veda Le note di credito.
Base legale
La fattura inviata è conservata così come è partita, in forma elettronica, per dieci anni: art. 958f cpv. 1 e 3 CO.