Filtern, sortieren und Ansichten speichern
Jede Liste in To Bill hat dieselbe Werkzeugleiste: Rechnungen, Angebote, Kunden, Artikel, Ausgaben, Einnahmen, offene Posten, Bank, Journal, Löhne, Zeit, Benutzer, Drive … Sie lernen sie einmal, und sie funktioniert überall.
Die Werkzeugleiste
- Die Suche der Liste. Tippen Sie eine Nummer, einen Namen, einen Titel oder einen Betrag ein: Die Liste wird schon während der Eingabe gefiltert. Enter wendet die Suche sofort an, Esc löscht sie.
- Die Filter. Die nützlichsten sind sichtbar: bei den Rechnungen Status, Datum, Betrag inkl. MWST und Kunde.
- Weitere Filter. Die übrigen Filter der Liste: bei den Rechnungen Fälligkeit, Bezahlt am, Währung und Versand. Ein Häkchen zeigt einen bereits gesetzten Filter an.
- Ansichten. Fertig gefilterte Listen und jene, die Sie gespeichert haben.
- Sortieren nach. Die Reihenfolge der Liste.
Die Tabs über der Leiste (Alle, Entwurf, Gesendet, Bezahlt …) sind Abkürzungen des Filters Status: Sie zeigen die Anzahl der Dokumente pro Status.
Eine Liste filtern
Klicken Sie auf einen Filter, zum Beispiel Status. Kreuzen Sie einen oder mehrere Werte an: Die Liste aktualisiert sich bei jedem Klick. Die Zahl rechts neben jedem Wert ist die Anzahl der betroffenen Dokumente.
Kombinieren Sie so viele Filter wie nötig. Jeder aktive Filter erscheint unter der Leiste als Etikett (1), zum Beispiel Status: Gesendet. Klicken Sie auf das Etikett, um es zu ändern, auf ×, um es zu entfernen, oder auf Alle löschen (2), um zur vollständigen Liste zurückzukehren. Die Anzahl der Ergebnisse steht rechts.
Es gibt vier Arten von Filtern:
| Filter | Wie er funktioniert |
|---|---|
| Eine Auswahlliste (Status, Kategorie, Typ …) | Kreuzen Sie einen oder mehrere Werte an. Ab sechs Werten hilft ein Feld Suchen…, den richtigen zu finden. |
| Ein Zeitraum (Datum, Fälligkeit, Bezahlt am …) | Wählen Sie Dieser Monat, Letzter Monat, Dieses Quartal, Dieses Jahr oder Letztes Jahr, oder Eigener Zeitraum mit Vom und Bis, dann Anwenden. Manche Listen bieten auch Diese Woche, von Montag bis Sonntag. |
| Ein Betrag | Geben Sie ein Minimum, ein Maximum oder beides ein, in Schweizer Schreibweise (1'250.50), dann Anwenden. Das Etikett zeigt zum Beispiel Ab 500.00. |
| Ein Kunde, eine Rechnung | Tippen Sie ein paar Buchstaben und wählen Sie in der Liste. |
In jedem Filter entfernt Entfernen ihn wieder.
Eine leere Liste
Entspricht kein Dokument, zeigt die Liste Keine Ergebnisse für diese Filter. Klicken Sie auf Filter löschen, um wieder die ganze Liste zu sehen.
Sortieren
Klicken Sie auf Sortieren nach, wählen Sie das Feld und dann Aufsteigend oder Absteigend.
Sie können auch auf den Kopf einer Spalte mit zwei kleinen Pfeilen klicken: Ein erster Klick sortiert nach dieser Spalte, ein zweiter kehrt die Reihenfolge um. Es wird immer nur nach einer Spalte sortiert.
Eine Ansicht speichern
Eine Ansicht ist eine gefilterte und sortierte Liste, die Sie mit einem Klick wiederfinden.
- Fertige Ansichten: Jede Liste bietet welche an. Bei den Rechnungen: Überfällig, Zu versenden, Offen und Diesen Monat bezahlt.
- Meine Ansichten: jene, die Sie gespeichert haben.
Stellen Sie Filter und Sortierung der Liste ein.
Klicken Sie auf Ansichten. Tippen Sie unter Diese Ansicht unter einem Namen behalten (1) einen Namen ein, zum Beispiel «Grosse gesendete Beträge», und klicken Sie auf Behalten.
Um sie wieder aufzurufen, öffnen Sie Ansichten und klicken auf ihren Namen. Die Schaltfläche zeigt dann Ansicht:, gefolgt vom Namen.
Um sie zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben ihrem Namen.
Ein Name hat höchstens 40 Zeichen. Eine Liste speichert bis zu 12 Ansichten. Wer eine Ansicht unter einem bestehenden Namen speichert, ersetzt diese.
Ihre Ansichten bleiben in Ihrem Browser
Gespeicherte Ansichten und die letzten Filter werden in diesem Browser gespeichert, für Sie und für dieses Unternehmen. Sie folgen Ihnen nicht auf einen anderen Computer, und Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen sie nicht. Um eine gefilterte Liste zu teilen, senden Sie ihren Link.
Eine gefilterte Liste teilen
Die Adresse der Seite enthält Ihre Filter und Ihre Sortierung. Kopieren Sie sie aus der Adressleiste des Browsers und senden Sie sie: Ihr Kollege öffnet genau dieselbe Liste, sofern er Zugriff auf dieselben Daten hat. Zum Beispiel:
/dashboard/invoices?status=sent&amountMin=500&sort=dueDate&order=ascDie Schaltfläche Zurück des Browsers macht den zuletzt geänderten Filter rückgängig.
Was To Bill sich merkt
Kehren Sie zu einer Liste zurück, öffnet To Bill sie so, wie Sie sie verlassen haben: Suche, Filter, Sortierung und Anzahl Zeilen pro Seite. Die angezeigte Seite beginnt dagegen wieder bei der ersten. Ein Link mit Filtern hat immer Vorrang vor dem Gemerkten.
Manche Listen öffnen sich bereits gefiltert: die Bank auf die offenen Zeilen, das Journal auf das laufende Geschäftsjahr, das Anlagevermögen auf die Anlagen in Betrieb. Entfernen Sie diesen Filter, merkt sich To Bill das.
Auf dem Smartphone
Die Leiste schrumpft auf die Suche und die Schaltfläche Filter, mit der Anzahl der aktiven Filter. Sie öffnet Filter und Sortierung: die Ansichten, die Sortierung und alle Filter. Jede Auswahl gilt sofort; 7 Rechnungen anzeigen schliesst das Feld, Alle löschen entfernt alles.
Mehrere Dokumente auf einmal bearbeiten
Kreuzen Sie Zeilen der Liste an, oder das Kästchen im Kopf für die ganze Seite: Unter den Zeilen erscheint eine Leiste mit der Anzahl der angekreuzten Dokumente, zum Beispiel «2 ausgewählt», und den Sammelaktionen. Sie bleibt sichtbar, während Sie durch die Liste scrollen; Auswahl aufheben entfernt alle Häkchen und blendet sie aus.
| Liste | Sammelaktionen |
|---|---|
| Rechnungen | Senden (per E-Mail oder per Post), Status ändern, Erinnerung senden, Löschen |
| Angebote | Senden (per E-Mail), Status ändern, Löschen |
| Kunden, Artikel, Ausgaben, Einnahmen, Benutzer, Einladungen | Löschen |
Die Filter jeder Liste
| Liste | Sucht in | Filter | Fertige Ansichten |
|---|---|---|---|
| Rechnungen | Nr., Kunde, Titel, Betrag | Status, Datum, Betrag inkl. MWST, Kunde, Fälligkeit, Bezahlt am, Währung, Versand | Überfällig, Zu versenden, Offen, Diesen Monat bezahlt |
| Gutschriften | Nr., Kunde, zugehörige Rechnung | Status, Datum, Betrag inkl. MWST, Kunde, Währung | Dieser Monat, Entwürfe |
| Angebote | Nr., Kunde, Titel, Betrag | Status, Datum, Betrag inkl. MWST, Kunde, Gültig bis, Währung | Warten auf Antwort, Laufen diesen Monat ab, Angenommen |
| Wiederkehrende Rechnungen | Titel, Kunde, Betrag | Status, Häufigkeit, Nächste Rechnung, Kunde, Betrag inkl. MWST, Währung | Diesen Monat zu verrechnen, Pausiert |
| Kunden | Name, E-Mail, Ort, PLZ, Kontakt | Typ, Ort, Offene Rechnungen, Erfasst am | Mit offenen Rechnungen, Neu in diesem Jahr |
| Artikel | Name, Code, Beschreibung | Typ, Preis, MWST-Satz, Einheit, Währung | Dienstleistungen, Produkte, Ohne MWST |
| Ausgaben | Lieferant, Text, Betrag | Lieferant, Kategorie, Datum, Betrag inkl. MWST, Zahlung, Beleg, Währung | Ohne Beleg, Dieser Monat, Zu bezahlen |
| Einnahmen | Rechnungsnr., Kunde, Betrag | Datum, Kunde, Betrag, Zahlungsart, Rechnung, Typ | Dieser Monat, Letzter Monat, Teilzahlungen |
| Zu bezahlen | Lieferant, Rechnungsnr. | Lieferant, Fälligkeit, Verzug, Lieferantenadresse, Status, Betrag, Währung | Überfällig, Diese Woche fällig, Adresse zu ergänzen |
| Offene Posten | Kunde oder Lieferant, Rechnungsnr. | Kunde oder Lieferant, Verzug, Betrag, Fälligkeit | Überfällig, Über 90 Tage, Diesen Monat fällig |
| Bank | Name, Mitteilung, Betrag | Gegenpartei, Betrag, Datum, Richtung, Status | Offen, Eingänge diesen Monat, Ausgänge diesen Monat |
| Journal | Nr., Text, Betrag | Geschäftsjahr, Konto, Zeitraum, Herkunft, Betrag, Beleg | Ohne Beleg, Manuelle Buchungen, Dieser Monat |
| Anlagevermögen | Name, Inventarnr., Konto | Status, Kategorie, Anschaffungsdatum, Anschaffungswert | In Betrieb, Verkauft oder ausgemustert, Dieses Jahr angeschafft |
| Wiederkehrende Buchungen | Name, Konto, Betrag | Status, Häufigkeit, Nächste Buchung, Betrag | Fällig, Diesen Monat zu buchen, Pausiert |
| Zu prüfen | Lieferant, Dokumentnr. | Lieferant, Betrag, Sicherheit, Eingegangen am | Niedrige Sicherheit, Diesen Monat eingegangen |
| MWST-Perioden | Periode, Jahr | Jahr, Status | Einzureichen, Eingereicht |
| Zeit | Beschreibung, Projekt, Kunde | Verrechnung, Projekt, Datum, Person, Dauer, Kunde | Zu verrechnen, Dieser Monat, Meine Einträge |
| Projekte | Name, Code, Kunde | Status, Kunde und je nach Ihren Rechten Budget, Zu verrechnen, Verrechneter Anteil | Aktiv und je nach Ihren Rechten Zu verrechnen, Budget überschritten |
| Mitarbeitende | Name, Personalnummer, Ort | Status, Kanton, Entlöhnung, Beschäftigungsgrad, Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Zu ergänzen | Angestellt, Zu ergänzen, Im Stundenlohn, Dieses Jahr ausgetreten |
| Lohnläufe | Monat | Monat, Status, Brutto, Ausbezahlt | Entwürfe, Dieses Jahr, Letztes Jahr |
| Benutzer | Name, E-Mail, Rolle | Rolle, Letzte Aktivität, Zugang | Diesen Monat aktiv, Administratoren |
| Einladungen | E-Mail, Rolle | Status, Rolle | Abgelaufen, Ausstehend |
| Aktivitätsprotokoll | Belegnummer, Kunde | Typ, Person, Datum | Meine Aktionen, Dieser Monat, Rechnungen und Angebote |
| Drive | Name der Datei oder des Ordners | Typ, Geändert am, Grösse | PDF, Bilder, Diesen Monat geändert |
Um im ganzen Unternehmen gleichzeitig zu suchen, verwenden Sie besser die Suche (⌘K oder Ctrl+K).