Fare la paga del mese
Ogni mese To Bill calcola un conteggio salariale per ogni dipendente in servizio. Tutto resta correggibile fino alla finalizzazione. Una volta finalizzata, la paga è bloccata e produce i conteggi salariali, il file di pagamento e la registrazione dei salari.
Prima di iniziare
- Le sue assicurazioni sono registrate e i suoi dipendenti sono aggiornati. Veda Registrare le sue assicurazioni e Aggiungere e gestire i suoi dipendenti.
- Per i dipendenti pagati a ore, tenga a portata di mano le loro ore del mese.
- I mesi si fanno in ordine: finalizzi il mese precedente prima di questo.
Calcolare il mese
Apra Salari. La pagina elenca le sue paghe, la più recente in alto. Prossima paga indica il mese da fare.
Clicchi su Nuova paga (1), scelga il Mese, poi clicchi su Calcola.
La paga si apre in Bozza. Ogni dipendente in servizio durante il mese vi ha il suo conteggio salariale.
In alto nella pagina Salari, degli avvisi ricordano ciò che attende: un’uscita di un dipendente da concludere, spese da rimborsare ai suoi dipendenti. Apri vi porta.
Una paga si cerca e si filtra per mese, per stato (bozza o finalizzata), per lordo o per importo versato, nella barra sopra l’elenco.
Leggere i controlli
In alto nella paga, quattro cifre: Salari lordi, Da versare, Oneri del datore di lavoro e Costo per l'azienda. Sotto, i Controlli (1):
| Livello | Che cosa significa |
|---|---|
| Bloccante | La paga non può essere finalizzata: manca un dato che la legge richiede. Per esempio le ore di un dipendente pagato a ore, le sue ore alla settimana, un’aliquota d’imposta alla fonte, un contratto, oppure un importo da versare pari a zero. |
| Da verificare | La paga può essere finalizzata, ma controlli: niente numero AVS o IBAN, salario netto che cambia di più del 20 %, aliquota d’imposta alla fonte non verificata per l’anno, assegno inferiore al minimo cantonale. |
| Nota | Una spiegazione: mese pagato pro rata, massimale AD raggiunto, dipendente con meno di 8 ore alla settimana, contabilità tenuta altrove. |
Clicchi sul nome di un dipendente in un controllo per aprirne la scheda. Finché c’è un punto bloccante, Finalizza (2) resta disattivato: Correggere i punti bloccanti (nella scheda del dipendente o nelle immissioni del mese), poi ricalcolare.
Inserire le ore e le variabili del mese
In Conteggi salariali, clicchi sul dipendente. La sua scheda si apre a destra.
Sotto Questo mese, inserisca ciò che cambia questo mese (1):
Immissione Che cosa fa Ore lavorate Solo per un salario orario: ore × salario orario, più il supplemento per vacanze. Ore supplementari Un importo in CHF, da calcolare lei secondo il contratto. Soggetto ai contributi. Bonus Un importo in CHF. Soggetto ai contributi; figura separatamente sul certificato di salario. Spese effettive, Spese forfettarie Rimborsate con il salario, senza contributi. A fine anno, indica dove vanno sul certificato. Altra trattenuta e Motivo della trattenuta Trattenuta sul netto: anticipo rimborsato, pignoramento del salario, affitto… Clicchi su Salva e ricalcola, in fondo alla scheda. La scheda e i controlli si aggiornano. Le frecce in alto nella scheda passano al dipendente successivo.
Un dato del dipendente da correggere, come le sue ore alla settimana o il suo IBAN? Lo corregga in Salari › Dipendenti, torni alla paga, poi clicchi su Ricalcola.
Le assenze del mese
Sotto ogni dipendente dell’elenco Conteggi salariali, la paga indica le sue assenze del mese registrate in Tempo › Assenze, per motivo, per esempio «Malattia: 2 g» o «Servizio militare o civile: 5 g». È un’informazione per verificare il conteggio: To Bill non riduce il salario per un congedo non pagato e non calcola né le indennità di perdita di guadagno (IPG) né le indennità giornaliere per malattia o infortunio. Veda Le assenze del team.
Gli assegni familiari
Gli assegni della scheda del dipendente sono versati con il salario. Si aggiungono al salario lordo sul conteggio, ma non sono soggetti né all’AVS né alla LAINF. Per un mese incompleto sono versati per intero: verifichi la decisione della cassa.
Finalizzare
Quando non resta alcun punto bloccante, clicchi su Finalizza.
Scelga la Data di pagamento: è la data dei conteggi salariali e della registrazione. Per impostazione predefinita, il 25 del mese.
Verifichi l’importo Da versare, poi clicchi su Finalizza.
To Bill ricalcola la paga un’ultima volta. Se una cifra è cambiata dalla sua rilettura, per esempio perché nel frattempo è stata modificata la scheda di un dipendente, rifiuta: I dati sono cambiati dall’ultimo calcolo: ricalcoli la paga prima di finalizzarla.
Una volta finalizzata, la paga è Bloccata: i suoi conteggi non cambiano più. Può allora:
- scaricare i conteggi salariali: Conteggi salariali (PDF). Veda I conteggi salariali;
- creare il file di pagamento: File di pagamento. Veda Pagare i salari.
Una paga finalizzata non si modifica più, non si riapre e non si elimina: un errore si corregge con una paga di correzione (veda qui sotto). Una bozza invece si elimina con l’icona del cestino, Elimina la bozza: le immissioni del mese vengono cancellate.
Il mese dell’uscita di un dipendente
Il conteggio di un dipendente che parte questo mese riprende il suo conteggio finale: vacanze pagate all’uscita, ore supplementari, bonus, trattenute, ognuna con la sua regola. Si regola sulla pagina Uscita del dipendente. Veda La partenza di un dipendente.
Correggere un mese finalizzato
Un bonus dimenticato, un salario inserito male, un’aliquota d’imposta alla fonte sbagliata: il mese finalizzato resta com’è, e una Paga di correzione calcola la differenza tra il mese come avrebbe dovuto essere e ciò che è stato versato, assicurazioni sociali e imposta alla fonte comprese.
In Salari, clicchi su Paga di correzione.
Scelga il Mese da correggere, spunti i Dipendenti interessati e indichi il Motivo: si stampa sul conteggio di correzione, per esempio «Bonus di marzo dimenticato». Clicchi su Crea la correzione.
La correzione si apre in bozza, con Correzione n. 1 e il suo motivo. Apra il conteggio del dipendente: sotto Il mese come avrebbe dovuto essere, inserisca gli importi corretti del mese, non la differenza. Per esempio Bonus: 800. Per un altro salario o un’altra aliquota, Salario mensile corretto o Aliquota d’imposta alla fonte corretta; vuoto, resta il contratto.
Clicchi su Salva e ricalcola. Sotto Differenze, ogni riga mostra ciò che è stato Versato, ciò che è Corretto e la Differenza.
Finalizzi la correzione come una paga. Viene contabilizzata (una registrazione di differenza) e pagata con un file di pagamento, come una paga.
In alto nella correzione, Differenza di salario lordo, Differenza da versare, Differenza di oneri del datore di lavoro e Differenza di costo riassumono la correzione. Se la correzione abbassa un salario già versato, Da recuperare dal dipendente indica ciò che deve restituire. Aggiungi un dipendente e Togliere cambiano i dipendenti della correzione finché è in bozza. Una sola correzione in bozza per mese.
Un pagamento dopo la partenza di un dipendente, per esempio un bonus deciso più tardi, si fa anch’esso con una correzione del mese d’uscita: Pagamento dopo l’uscita, nella scheda del dipendente.
La registrazione dei salari
Se la contabilità è tenuta in To Bill, la paga effettua una registrazione alla finalizzazione: Una registrazione bilanciata per il mese, alla data di pagamento. La bozza ne mostra già l’anteprima, in Registrazione dei salari.
| Conto | Che cosa vi va |
|---|---|
| 5000 | I salari lordi |
| 5700 | Gli oneri sociali del datore di lavoro: AVS/AD, assegni familiari, LPP, LAINF, IGM |
| 5800 | Le spese rimborsate |
| 2270 | I debiti verso la cassa AVS, la cassa assegni familiari, la cassa pensione e gli assicuratori |
| 2279 | L’imposta alla fonte trattenuta |
| 1020 | I salari netti versati, sul suo conto bancario |
La registrazione porta il riferimento SAL- seguito dal mese. Apri la registrazione la mostra nel giornale; la paga è il suo giustificativo.
- La contabilità non è tenuta in To Bill: la paga lo indica (Contabilità altrove) e non effettua alcuna registrazione. Trasmetta i conteggi al suo fiduciario.
- Registrazione non effettuata: per esempio perché una registrazione dei salari di questo mese è già nei libri, importata da un altro software. La paga resta finalizzata. Corregga la causa, poi clicchi su Registra di nuovo.
- Il debito verso la cassa pensione condivide il conto 2270 con altri assicuratori: la paga glielo segnala, perché l’allegato al conto annuale deve mostrare questo debito separatamente. Gli assegni un conto proprio nel suo piano dei conti.
Base legale
- Al lavoratore è consegnato un rendiconto del salario: art. 323b cpv. 1 CO.
- I conteggi salariali sono giustificativi contabili, conservati per dieci anni: art. 958f CO.
- Il datore di lavoro trattiene i contributi dei salariati sul salario e li versa insieme ai suoi: art. 14 cpv. 1 LAVS, art. 66 cpv. 3 LPP, art. 91 cpv. 3 LAINF.
- L’allegato al conto annuale indica i debiti verso gli istituti di previdenza: art. 959c cpv. 2 n. 7 CO.