Invitare il team
Ogni persona che lavora in To Bill ha il proprio account, con i propri diritti. Lei la invita per e-mail; la persona si unisce alla sua azienda quando accetta.
Prima di iniziare
- Occorre il diritto di invitare utenti (Utenti · Creare). Per impostazione predefinita, lo ha solo l’amministratore.
- Il suo indirizzo e-mail deve essere confermato. È ciò che impedisce a chi avesse aperto un account con un indirizzo che non è il suo di farvi entrare altre persone. Se ha creato l’account con Google o Apple, lo è già; altrimenti, veda Confermare l’indirizzo e-mail.
- L’abbonamento Business comprende utenti illimitati.
- Per il suo fiduciario c’è di meglio di un invito: segue la sua azienda dal proprio cockpit. Veda Il cockpit fiduciario.
Inviare l’invito
Apra il menu del suo account, in basso a sinistra, poi Utenti. Clicchi su Aggiungi (1).
Inserisca l’Email della persona (1).
Scelga il suo Ruolo (2): Amministratore, Membro, Lettore o Fiduciario. I Permessi corrispondenti si spuntano da soli.
Se necessario, adatti i permessi, ambito per ambito: spunti un intero ambito, oppure clicchi su ogni diritto (Visualizzare, Creare, Modificare, Eliminare, Inviare…). Il contatore indica quanti diritti sono assegnati.
Clicchi su Invia l'invito. Lo conferma il messaggio Invito inviato con successo!
Il suo indirizzo non è ancora confermato?
La pagina lo dice prima di tutto: «Per invitare qualcuno, confermi prima il suo indirizzo e-mail (…) con il link dell’e-mail di conferma.», e Invia l'invito resta disattivato. Clicchi su Invia di nuovo l’e-mail di conferma (1), apra l’e-mail ricevuta e clicchi sul suo link, poi torni a invitare. Anche Rinvia, nell’elenco degli inviti, e Invita utente, nell’app mobile, richiedono un indirizzo confermato.
Il ruolo Membro va bene per la maggior parte dei collaboratori: può fare tutto il lavoro quotidiano, tranne gestire gli utenti, le impostazioni, l’abbonamento e i salari. Il dettaglio dei ruoli e dei diritti si trova in Utenti, ruoli e diritti.
Che cosa riceve la persona invitata
Riceve un’e-mail «… la invita a unirsi a … su To Bill», con il pulsante Accetta l'invito. Il link è valido 7 giorni.
Le trasmetta queste spiegazioni:
- Clicchi su Accetta l'invito nell’e-mail. Si apre la pagina Unirsi a …, con il nome dell’azienda: chi la invita, il ruolo e i diritti che le vengono dati, e l’indirizzo a cui è stato inviato l’invito. Non è ancora accettato nulla.
- Se non è connesso: clicchi su Accedi se ha già un account To Bill con questo indirizzo, altrimenti su Crea un account, con esattamente l’indirizzo e-mail invitato. Torna poi all’invito.
- Clicchi su Accetta: entra nell’azienda che la invita. Più tardi la riporta a To Bill senza accettare; il link dell’e-mail resta valido fino alla sua scadenza.
Connesso con un altro indirizzo?
L’invito viene accettato solo con l’indirizzo e-mail a cui è stato inviato. Se è connesso con un altro indirizzo, la pagina glielo dice: clicchi su Cambia account, poi acceda con l’indirizzo invitato.
Se il link è scaduto, la pagina lo dice e indica chi può inviargliene uno nuovo.
Una volta accettato l’invito, la persona passa dalla lista Inviti alla lista Utenti, con il ruolo e i diritti scelti. Se ha già altre aziende in To Bill, passa dall’una all’altra con il selettore in alto nel menu di sinistra.
Un account creato senza il link dell’invito
La persona invitata ha creato il suo account direttamente, per esempio dal sito di To Bill, senza cliccare sul link dell’e-mail? Non deve ricominciare nulla: al momento di descrivere la sua azienda, To Bill le dice che un invito la attende. Il seguito dipende dal suo indirizzo e-mail.
Indirizzo non ancora confermato. La schermata dice che un invito attende questo indirizzo e propone Invia di nuovo l'e-mail d'invito (1): il link di questa e-mail porta all’invito, come sopra. Precisa anche che, confermando il suo indirizzo e-mail, vedrà l’invito in questo punto e lo accetterà con un clic. Per confermarlo, apre l’e-mail «Confermi il suo indirizzo e-mail» ricevuta alla registrazione, oppure se la fa rinviare con Reinvia l’e-mail, nel promemoria qui sopra; se ha chiuso il promemoria, il pulsante Invia l’e-mail di conferma compare accanto a Invia di nuovo l'e-mail d'invito.
Indirizzo confermato. Appena clicca sul link dell’e-mail «Confermi il suo indirizzo e-mail», la pagina Indirizzo e-mail confermato mostra ogni invito che la attende: chi la invita, l’azienda, il ruolo e gli ambiti aperti, con Accetta (1). Gli stessi inviti compaiono poi in alto nella schermata La sua azienda.
Si unisce alla sua azienda solo con Accetta, mai automaticamente; vi arriva allora senza creare un’azienda. Più tardi la lascia continuare senza accettare, e il link dell’e-mail d’invito resta valido fino alla sua scadenza. Veda Confermare l’indirizzo e-mail.
Seguire gli inviti
Nella pagina Utenti, clicchi su Inviti, in alto a destra.
- Stato: In attesa finché l’invito non è accettato, Scaduto dopo 7 giorni.
- Rinvia invia una nuova e-mail, con un nuovo link valido 7 giorni. Lo usi se l’invito è scaduto o se l’e-mail è andata persa (controlli anche la posta indesiderata).
- Per annullare un invito, lo spunti, poi clicchi su Elimina. Il link inviato non funziona più.
Un invito alla volta
Finché un invito è in attesa per un indirizzo, To Bill rifiuta di inviarne un secondo: usi Rinvia nella lista degli inviti.