Sollecitare un cliente che non paga

Quando una fattura supera la scadenza, To Bill può inviare i solleciti al suo posto, sempre più fermi. Ogni sollecito parte per e-mail con un PDF e una QR-fattura che chiede ciò che resta dovuto, spese comprese.

I tre livelli di sollecito

Livello	Tono	Spese
Sollecito amichevole	Un promemoria cortese: il pagamento è in ritardo.	Nessuna
Sollecito formale	Un secondo sollecito, più fermo.	Quelle che stabilisce lei
Diffida	L’ultimo avvertimento prima di un’esecuzione.	Quelle che stabilisce lei

Impostare i solleciti

1. Apra Impostazioni, poi Fattura, e scenda fino a Solleciti.

2. Attivi Attiva i solleciti di pagamento perché To Bill invii i solleciti automaticamente.

3. Per ogni livello, indichi Dopo quanti giorni di ritardo parte. I giorni si contano dalla scadenza della fattura, non dal sollecito precedente.

4. Attivi o no il Sollecito formale e la Diffida, e ne indichi il Costo in CHF. Il Sollecito amichevole non ha mai spese.

5. Clicchi su Salva, in alto a destra.

   

Questi livelli e le loro spese valgono per tutti i solleciti: quelli che To Bill invia automaticamente e quelli che invia lei. Restano quindi impostabili anche quando i solleciti automatici sono disattivati.

Le spese non si sommano

Le spese di un livello sostituiscono quelle del livello precedente: il cliente deve solo le spese dell’ultimo sollecito inviato. Per la Diffida indichi quindi il totale delle spese che chiede. Nell’esempio qui sopra, il cliente deve 20 CHF dopo il sollecito formale, poi 30 CHF in tutto dopo la diffida.

I solleciti automatici

Quando i solleciti sono attivati, To Bill controlla ogni mattina le fatture in ritardo o parzialmente pagate. Per ciascuna, invia il livello successivo non appena è raggiunto il suo numero di giorni, un livello alla volta. Se il Sollecito formale è disattivato, la Diffida segue direttamente il sollecito amichevole. Dopo la diffida, To Bill non sollecita più.

Il sollecito parte all’e-mail del primo contatto del cliente, oppure, in sua mancanza, all’e-mail del cliente. Un cliente senza e-mail non viene sollecitato automaticamente.

Non vengono mai sollecitate: le fatture in attesa (non ancora inviate), annullate, passate a perdita o importate, e le fatture già saldate.

Inviare lei stesso un sollecito

1. Apra la fattura in ritardo. Il suo pulsante principale è Invia un sollecito. Compare dal giorno dopo la scadenza, finché resta un importo da pagare. Per una fattura pagabile in più volte, la scadenza che conta è quella della rata più vecchia ancora dovuta.
2. Scelga il contatto a cui inviarlo, oppure mantenga l’indirizzo principale del cliente. La finestra indica il sollecito che parte, con il suo livello e le sue spese, per esempio «Sollecito formale — spese di sollecito CHF 20.00».
3. Clicchi su Invia il sollecito.

Il sollecito prende il livello che segue il più alto già inviato, tra i livelli attivati nelle sue impostazioni, con le spese di quel livello. Se il Sollecito formale è disattivato, la Diffida segue il sollecito amichevole. Una volta inviati tutti i livelli, un nuovo sollecito riprende l’ultimo livello attivato.

Funziona anche se i solleciti automatici sono disattivati. Dall’elenco delle fatture, selezioni una o più fatture In ritardo, poi clicchi su Invia un sollecito: ogni fattura riceve il suo livello successivo. To Bill le indica poi quanti solleciti sono partiti e quali fatture ha tralasciato: non ancora scadute, niente da pagare, cliente senza indirizzo e-mail o fattura importata.

Se l’e-mail non può partire, il sollecito non conta: non viene registrato, le sue spese non vengono chieste e il sollecito successivo non sale di livello. Riprovi più tardi.

Che cosa riceve il suo cliente

• Un’e-mail Sollecito di pagamento, 2° sollecito di pagamento o Diffida, con l’importo dovuto, le spese e un pulsante Paga ora verso il suo portale clienti.
• Il PDF del sollecito: la fattura, le spese di sollecito e gli interessi su righe separate, i pagamenti già ricevuti, l’Importo residuo e una QR-fattura per questo totale. Il cliente paga tutto in un solo versamento, con il riferimento della fattura.

Seguire i solleciti di una fattura

Sulla pagina della fattura, la sezione Solleciti elenca ogni sollecito inviato (1): il suo livello, la sua data, le sue spese e il PDF da scaricare. Prossimo sollecito indica il livello e la data del prossimo invio automatico.

Ogni sollecito indica se le sue spese sono Da pagare, Pagato o Sostituito da un sollecito successivo. Per rinunciare alle spese, apra il menu del sollecito e scelga Stralcia questi costi. Nell’elenco delle fatture, una campanella indica il numero di solleciti inviati.

Gli interessi di mora

Un cliente in mora deve degli interessi di mora. To Bill li calcola giorno per giorno sull’importo che resta dovuto.

1. Apra Impostazioni › Fattura, poi Differenze e interessi di mora.

2. Tasso annuo: mantenga il 5 %, il tasso legale. È dovuto anche se il suo contratto prevede un tasso più basso. Indichi un tasso più alto solo se l’ha convenuto con il cliente, per esempio nel contratto o nelle sue condizioni generali.

3. Il cliente è in mora dal: Primo sollecito (la regola generale) o Giorno di scadenza (solo se la scadenza è stata convenuta come data fissa).

4. Attivi Aggiungi gli interessi ai solleciti perché ogni sollecito chieda gli interessi maturati su una riga separata.

5. Clicchi su Salva.

   

Un sollecito che non parte

Se l’invio di un sollecito per e-mail non riesce, il sollecito non viene registrato, e gli interessi che chiedeva vengono ripresi con lui: tolti se non erano ancora contabilizzati, stornati (motivo «Sollecito non inviato») se lo erano. Il suo cliente non deve interessi chiesti da un sollecito che non ha ricevuto. Un sollecito inviato conserva i suoi interessi.

Per chiedere gli interessi di una sola fattura: sulla sua pagina, in Credito, clicchi su Azioni › Interessi di mora. To Bill mostra il calcolo, periodo per periodo, poi Richiedi li aggiunge all’importo dovuto. Figurano sul prossimo sollecito. Uno stesso periodo non viene mai chiesto due volte.

Spese e interessi senza IVA

Le spese di sollecito e gli interessi di mora sono un risarcimento, non una prestazione: sono chiesti senza IVA. Se la contabilità è attivata, To Bill li registra per lei.

Base legale

• Il debitore è costituito in mora mediante l’interpellazione del creditore, cioè di regola con il primo sollecito. Se è stato convenuto un giorno fisso per il pagamento, è in mora per il solo decorso di quel giorno: art. 102 CO.
• Il debitore in mora deve gli interessi moratori del 5 % all’anno, anche se il contratto prevede un tasso inferiore. Se il contratto prevede interessi superiori al 5 %, questi sono dovuti anche durante la mora: art. 104 CO. Non sono dovuti interessi sugli interessi moratori: art. 105 cpv. 3 CO.
• La legge non fissa spese di sollecito. Sono dovute solo se le ha convenute con il cliente, per esempio nelle sue condizioni generali. Altrimenti può chiederle solo come danno che eccede gli interessi moratori, e questo danno deve provarlo: art. 106 CO.
• Gli importi versati a titolo di risarcimento dei danni non sono considerati controprestazione soggetta all’IVA: art. 18 cpv. 2 lett. i LIVA.