La salute dei libri
To Bill controlla i suoi libri di continuo: il giornale è in pareggio e intatto, tutti i suoi documenti sono registrati, la sua banca è riconciliata? Salute dei libri fornisce il risultato, dice che cosa fare per ogni punto e porta dove si effettua la correzione.
Prima di iniziare
Tutti possono leggere i controlli. Per correggere occorre il diritto di tenere la contabilità.
Leggere la diagnosi
Apra Contabilità › Salute dei libri, oppure clicchi su Vedi i punti in Situazione e da fare.
La diagnosi (2) riguarda l’esercizio in corso. Il suo titolo riassume lo stato dei suoi libri:
| Titolo | Che cosa significa |
|---|---|
| I suoi libri sono coerenti | Tutti i controlli sono superati. |
| Alcuni punti da verificare | I suoi conti restano presentabili, ma il suo fiduciario farà delle domande. |
| Correzioni necessarie | Almeno un’anomalia bloccante: i suoi conti non possono essere presentati così come sono. |
| Diagnosi parziale | Nessun esercizio è aperto: solo alcuni controlli hanno potuto essere eseguiti. |
I contatori indicano il numero di punti Critici, di Avvertenze, di Informazioni e di Controlli superati. Rilancia l'analisi ripete subito i controlli.
Correggere un punto
Più in basso, i punti sono raggruppati: Da correggere per i punti critici, Da verificare, poi Per informazione. Ogni punto dice che cosa non va, in quale periodo e che cosa occorre fare.
- Legga Cosa fare (1): la procedura da seguire, in una frase.
- Sotto Elementi interessati, clicchi su un elemento: si apre la fattura, la spesa, la registrazione o il movimento bancario.
- Effettui la correzione dove si apre, ad esempio registri la spesa o riconcili il movimento bancario.
- Torni a Salute dei libri e clicchi su Rilancia l'analisi: il punto scompare.
Preparare la chiusura porta alla chiusura dell’esercizio: veda La chiusura dell’esercizio.
I controlli
| Controllo | Gravità | Che cosa verifica |
|---|---|---|
| Giornale in pareggio | Critico | Il totale dare è uguale al totale avere. |
| Integrità del giornale (catena di impronte) | Critico | Nessuna registrazione è stata modificata dopo l’inserimento. |
| Documenti contabilizzati | Avvertenza | Ogni fattura, spesa e pagamento ha la sua registrazione. |
| Riconciliazione bancaria | Avvertenza | Ogni riga dei suoi estratti è riconciliata o contrassegnata come ignorata. |
| IVA in sospeso (conto 2202) | Avvertenza | L’IVA parcheggiata sul conto 2202 corrisponde a fatture ancora aperte. |
| Conti con saldo invertito | Avvertenza | Nessun conto ha un saldo contrario alla sua natura. |
| Esercizi che coprono i suoi documenti | Avvertenza | Ogni documento cade in un esercizio. |
| Registrazioni orfane | Informazione | Nessuna registrazione rinvia a un documento eliminato. |
| Presunti doppioni | Informazione | Nessun importo appare due volte sullo stesso conto, alla stessa data. |
| Giustificativi mancanti | Informazione | Ogni registrazione ha il suo giustificativo. Veda Allegare un giustificativo. |
L’agente notturno
Ogni notte, l’agente notturno ripete i controlli, spiega ciò che trova e prepara le correzioni. Non contabilizza nulla senza di Lei. Controlla ora (1) lo avvia subito.
Le sue proposte appaiono sulla sua scheda, e il loro numero accanto a Salute dei libri nel menu:
- Da confermare: una correzione pronta, ad esempio Contabilizzare un documento dimenticato o Stornare un doppione. La legga, poi confermi. La registrazione viene effettuata a suo nome.
- Da trattare a schermo: un punto da risolvere da sé. Clicchi su Apri.
- Ignora scarta una proposta che non la riguarda.
L’IA è necessaria
Senza IA, i controlli vengono eseguiti, ma senza spiegazioni né passaggio notturno. Un amministratore la attiva in Impostazioni › IA. Veda L’assistente IA.
Un complemento, non una revisione
Questa diagnosi completa il controllo del suo fiduciario, non lo sostituisce. Una registrazione già contabilizzata non si modifica: si corregge con uno storno. Veda Il giornale e le registrazioni.
Base legale
- La contabilità registra le operazioni in modo completo, veritiero e sistematico, e ogni registrazione è documentata da un giustificativo: art. 957a cpv. 2 CO.
- I libri non possono essere modificati senza che la modifica sia riconoscibile: art. 3 Olc.